Die tabellarische Darstellung der Daten eignet sich besonders, wenn Sie möglichst viele Informationen übersichtlich darstellen möchten, beispielsweise eine Liste aller Aufgaben oder die Übersicht aller neu eingetroffenen E-Mail-Nachrichten.
In der Tabelle ordnet Outlook die Daten in Zeilen und Spalten an, wobei die ersten Spalten zumeist nur Symbole enthalten.
Ein weiterer Pluspunkt der Tabellenansicht: Sie können blitzschnell neue Outlook-Elemente – etwa neue Adressen – eintragen, indem Sie eine spezielle Zeile einfügen. Rufen Sie hierzu den Menübefehl Ansicht > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen auf, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen. Kreuzen Sie hier das Kontrollkästchen Zeile für neue Elemente anzeigen an.
In der jeweiligen Tabellenansicht können Sie dann im Handumdrehen neue Einträge vornehmen, indem Sie einfach in der ersten Tabellenzelle auf das Feld Hier klicken, um Sowieso zu erstellen klicken und mit der Eingabe beginnen. Ein Doppelklick auf das Feld öffnet das jeweilige Dialogfenster.
Um innerhalb der Tabelle zum gewünschten Element zu gelangen, steht am rechten Bildschirmrand eine Bildlaufleiste zur Verfügung. Klicken Sie auf den nach oben bzw. nach unten gerichteten Pfeil, um die Tabelle um eine Position nach oben bzw. nach unten zu verschieben. Noch schneller bewegen Sie sich durch die Tabelle, wenn Sie auf das Bildlauffeld innerhalb der Laufleiste klicken und es mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position verschieben.
Alternativ zur Mausbedienung können Sie sich auch mit der Tastatur durch die Tabelle bewegen. Die Y– und V-Taste bewegen die Ansicht zeilenweise, die O– und U-Tasten seitenweise. Mit der Tastenkombination S+: springen Sie an das Ende der Tabelle, mit S+P an den Anfang. Mit : bzw. P gelangen Sie an das Ende bzw. den Anfang der einzelnen Tabellenzeile.
Standardmäßig richtet Outlook die Texte innerhalb der Tabellenspalten linksbündig aus. Auf Wunsch können Sie die Texte aber auch mittig oder rechtsbündig anordnen. Klicken Sie hierzu mit der rechten(!) Maustaste auf den Spaltentitel, und wählen Sie im nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Ausrichtung > Linksbündig, Zentriert oder Rechtsbündig.
Sollte die Breite einer Tabellenspalte zu klein oder zu groß geraten sein, können Sie sie jederzeit an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Hierzu plazieren Sie den Mauszeiger innerhalb des Tabellenkopfs auf den Trennstrich zwischen zwei Spalten. Das Mauszeiger verwandelt sich daraufhin in einen Doppelpfeil. Halten Sie anschließend die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie den Trennstrich an die gewünschte Position. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheinen die Spalten der Tabelle in der neuen Breite. Übrigens: Wenn Sie mit der rechten(!) Maustaste auf den Spaltenkopf klicken und den Befehl Grösse anpassen aufrufen, wählt Outlook automatisch die optimale Breite der Tabellenspalte.
Sie können die Breite der Spalte sowie andere Tabelleneinstellungen auch im Dialogfenster vornehmen:
1. Klicken Sie hierzu mit der rechten(!) Maustaste auf den gewünschten Spaltentitel, und wählen Sie aus dem nachfolgend erscheinenden Menü den Befehl Spalten formatieren.
2. Im nächsten Dialogfenster erkennen Sie links die Liste der derzeit angezeigten Spalten. Um eine Spaltenformatierung zu verändern, markieren Sie in der Liste Verfügbare Felder das entsprechende Feld und verändern in der rechten Fensterhälfte die zugehörigen Einstellungen.
3. Im Feld Format erkennen Sie den derzeitigen Dateityp des Feldes, den Sie allerdings nur bei den wenigsten Feldern ändern können. Möchten Sie der Tabellenspalte einen neuen Namen geben, beispielsweise Firma statt Organisation, tragen Sie ihn einfach in das Feld Beschriftung ein. Das Feld Breite bestimmt die Spaltenbreite. Hier haben Sie die Wahl, die Breite selbst exakt festzulegen (Spezielle Breite) oder mittels der Option Optimale Breite Outlook die Gestaltung der Tabellenspalte zu überlassen und die Breite automatisch dem jeweiligen Feldinhalt anzupassen. Im Feld Ausrichtung bestimmen Sie zudem, ob der Feldinhalt Linksbündig, Zentriert oder Rechtsbündig angeordnet werden soll. In den meisten Fällen empfiehlt sich die linksbündige Anordnung. Sobald Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
Neben der Anordnung der Spalten spielt auch die optische Gestaltung der Tabellenansicht eine besondere Rolle. Um Schriftart und Farbe der Tabelle sowie andere Einstellungen zu verändern, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
1. Rufen Sie den Menübefehl Ansicht > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen auf. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen.
2. Möchten Sie beispielsweise die Schriftart der Spaltenüberschriften oder der Tabellenzeilen verändern, klicken Sie einfach auf die entsprechende Schriftart–Schaltfläche. Im nachfolgenden Dialogfenster können Sie die Schriftart, den Schriftschnitt sowie die -größe (Grad) bestimmen. Schließen Sie das Dialogfenster Schriftart mit OK.
3. Im Feld Spaltenüberschriften können Sie Outlook mit der Option Spaltenbreite automatisch anpassen anweisen, die Breite der Tabellenspalte automatisch dem jeweiligen Inhalt der Spalte anzupassen.
4. Im Feld Zeilen bestimmen Sie mit Hilfe der Option Bearbeiten in der Zelle möglich, ob Änderungen am Inhalt des Datensatzes auch innerhalb der Tabelle möglich sind. Ist das Kontrollkästchen ausgeschaltet, dient die tabellarische Ansicht lediglich zum Betrachten der Informationen; möchten Sie Änderungen vornehmen, müssen Sie in diesem Fall die entsprechende Tabellenzeile doppelt anklicken oder den Befehl Datei > Öffnen aufrufen.
5. Wenn Sie – wie weiter oben bereits beschrieben – innerhalb der Tabellenansicht in der ersten Zeile direkt neue Termine eingeben möchten, muß das Kontrollkästchen Zeile für neue Elemente anzeigen aktiv sein. In diesem Fall können Sie blitzschnell neue Termine, Aufgaben u.ä. eintragen, indem Sie einfach in der ersten Tabellenzelle auf das Feld Hier klicken, um Sowieso zu erstellen klicken und mit der Eingabe beginnen. Ein Doppelklick auf das Feld öffnet das Dialogfenster Neuer Termin. Um Platz zu sparen, können Sie das Kontrollkästchen aber auch deaktivieren und somit auf die zusätzliche Tabellenzeile verzichten.
6. Im Feld AutoVorschau bestimmen Sie, ob und in welcher Weise Sie von der sogenannten „AutoVorschau-Funktion“ von Outlook Gebrauch machen möchten. Standardmäßig ist die AutoVorschau ausgeschaltet (Option Keine AutoVorschau). Wenn Sie jedoch die Option AutoVorschau für alle Elemente aktivieren, blendet Outlook auf Wunsch die ersten drei Zeilen des Notizbereichs des jeweiligen Outlook-Elements ein, so daß Sie schnell die Notizen der einzelnen Einträge überprüfen können.
Sofern Sie die AutoVorschau aktiviert haben, können Sie sie später über den Menübefehl Ansicht > AutoVorschau ein- bzw. ausschalten.
7. In welcher Farbe und in welchem Muster sollen die Linien zwischen den Tabellenfeldern erscheinen? Diese Frage beantworten Sie im Feld Rasterlinien. Hier haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Linienfarben und -stilen. Im Feld Vorschau erkennen Sie stets, welche Auswirkungen die Einstellungen auf die Rasterlinien haben.
8. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK, um die Änderungen umzusetzen.
Wenn Sie Daten gruppieren oder eine gruppierte Ansicht wählen (z.B. Nach Typ, Nach Kontakt oder Nach Kategorie), werden die einzelnen Einträge automatisch nach den jeweiligen Kriterien gruppiert.
Die Bedienung der gruppierten Tabelle ist einfach: Um die Übersicht zu wahren, können Sie einzelne Gruppen ausblenden, indem Sie links neben der Gruppenüberschrift auf das Minuszeichen klicken. Alternativ hierzu können Sie die Gruppe auch mit der Maus markieren und anschließend den Menübefehl Ansicht > Gruppen erweitern/reduzieren > Diese Gruppe reduzieren aufrufen.
Per Mausklick auf das Pluszeichen bzw. mit dem Befehl Ansicht > Gruppen erweitern/reduzieren > Diese Gruppe erweitern werden die Einträge der jeweiligen Gruppe wieder angezeigt. Im Untermenü Ansicht > Gruppen erweitern/reduzieren können Sie auf einen Schlag auch Alle Ebenen reduzieren oder Alle Ebenen erweitern.