Protokollführung richtig gemacht

Schon wieder müssen Sie zu einer Besprechung. Ihr Chef hat Sie auch noch beauftragt, ein Protokoll der Sitzung anzufertigen. Das ist doch ganz einfach, denken Sie. Mit einem Stift und ein Blatt Papier ausgestattet, werden einfach ein paar Stichpunkte notiert. Später wird daraus ein Text. Der Rest wird sich dann schon fügen. Leider ist ein solches Vorgehen nicht ausreichend. Um ein Protokoll einer Besprechung richtig zu führen, müssen Sie ein paar Punkte beachten. Von der Vorbereitung über den Aufbau und Inhalt sowie der Protokollierung selbst bis hin zur Nachbereitung gibt es viel zu tun.

Vorbereitung für die Protokollführung

Eine Besprechung wird für einen bestimmten Zweck durchgeführt. Informieren Sie sich über den zu erwartenden Inhalt und versorgen Sie sich mit möglichst vielen relevanten Informationen. Dazu gehören so formale Dinge wie der Ort der Besprechung, die Anzahl sowie die Namen der teilnehmenden Personen und mitunter auch organisatorische Tätigkeiten wie das Verschicken der Einladungen und das Buchen des Besprechungsraums. Zu Beginn des Meetings sollten Sie möglichst auf die technischen Details achten. Haben Sie Ihre Schreibutensilien komplett am Platz? Können Sie alle Teilnehmer gut sehen? Ist Ihr Notebook betriebsbereit und zuverlässig? Sie sollten stets auch einen Plan B parat haben, falls Ihr Laptop während der Besprechung ausfallen sollte. Nehmen Sie daher immer auch genügend Papier und Stifte mit.

Aufbau und Inhalt eines Besprechungsprotokolls

Im Kopf des Protokolls tragen Sie den Ort der Besprechung und die teilnehmenden Personen ein.
Normalerweise werden Besprechungen in sog. Tagesordnungspunkte – kurz TOP – eingeteilt. Notieren Sie diese im Vorwege, um einen roten Faden für das Meeting zu haben. Seien Sie serviceorientiert und drucken Sie für jede Person eine Blanko-Ausführung Ihres Protokolls mit einer Aufstellung der TOPs aus.
Das Protokoll selbst muss die Antworten auf die typischen W-Fragen liefern. Wer hat wann was gesagt? Im Protokoll müssen immer zwei wesentliche Elemente enthalten sein. Sowohl der Vorgang selbst – also die Diskussion bzw. der Vortrag bzgl. eines Themas – als auch die handelnden Personen müssen auftauchen. Gut sind in diesem Zusammenhang auch Check-Listen oder To-do-Aufstellungen, die sich aus den Unterhaltungen ergeben haben.

Die eigentliche Protokollierung

Sie wissen es selbst, Stichpunkte erleichtern Ihnen die Arbeit enorm. Um schnell erfassen zu können, sollten Sie ruhig Abkürzungen nutzen. Natürlich sollten Sie auch später noch wissen, was das alles zu bedeuten hat. Ganz wichtig ist es, nicht am Platz zu sparen. Lassen Sie nach jeder Notiz und jedem Eintrag immer genügend Raum. In einer Besprechung wird sich häufig auf bereits Gesagtes bezogen. So können Sie die entsprechenden Informationen besser nachtragen. Ergeben sich für Sie Fragen, sollten Sie diese sofort kundtun. Alle Besprechungsteilnehmer sind daran interessiert, dass Ihr Protokoll möglichst vollständig sowie auch schlüssig und verständlich ist. Lesen Sie daher Ihre Aufzeichnungen am Ende des Meetings laut vor. Fehler und Unstimmigkeiten können so noch vor der anschließenden Nachbearbeitung ausgemerzt werden.

Nachbereitung eines Besprechungsprotokolls

Nach der Besprechung müssen Sie Ihr Protokoll in eine leserliche Form gießen und in Bezug auf Grammatik und Rechtsprechung prüfen. Achten Sie bei dieser „Reinschreibung“ auf eine chronologische Reihenfolge der von Ihnen in der Besprechung gemachten Notizen. Das fertige Produkt können Sie dann den Teilnehmern zur Verfügung stellen. Legen Sie eine Frist fest, innerhalb der Einwände und Korrekturwünsche gestellt werden können.

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