So geht’s: Rechnungen online erstellen

Heutzutage muss keiner mehr eine Rechnung manuell schreiben. Zahlreiche Webdienste helfen beim Erstellen von Online-Rechnungen – meistens kostenlos. Lesen Sie hier, was man dafür benötigt.

Jede einzelne Rechnung mit der Hand zu schreiben oder im Word-Programm einzutippen, braucht viel Geduld und Handarbeit. Oft treten auch Fehler auf, die bis zuletzt unbemerkt bleiben. Diese Nachteile können mit Online-Lösungen umgangen werden. Bei Anbietern wie debitoor.de zum Beispiel können Sie sogar kostenlos eine Rechnung erstellen. Alles was man dazu benötigt, wird von den Rechnungsvorlagen der Webdienste vorgeschrieben. So kann auch garantiert nichts vergessen werden.

Bestandteile einer Online-Rechnung

Eine Rechnungsvorlage setzt sich meist aus folgenden Elementen zusammen: Oben links werden die Angaben zum Kunden eingetragen, also Name, Adresse, gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Rechts oben hat das eigene Firmen-Logo Platz. Unter den Kundeninformationen stehen Angaben wie Lieferadresse, Zahlungsbedingungen oder Leistungszeitraum. Daneben werden Rechnungs- und Fälligkeitsdatum sowie die Rechnungsnummer aufgeführt. Dabei ist es wichtig, die Rechnungsnummer immer fortlaufend zu listen. Nur so kann beim Finanzamt belegt werden, dass keine Rechnung unter den Tisch gefallen ist.

Auch der Rechnungstext ist zur Vereinfachung vorgegeben. Einzelne Posten mit Menge, Einheit, Preis (netto) und Gesamtbetrag sind einzeln aufgeführt, um dem Kunden die Bestätigung zu erleichtern. Anhand der Kunden- und Produktdaten geben die Webdienste automatisch den richtigen Umsatzsteuersatz am Ende der Rechnung an. Grundsätzlich beträgt der Regelsteuersatz 19 Prozent. Daneben gibt es Produkte und Leistungen mit sieben Prozent Umsatzsteuer. Zu nennen sind hier Land- und forstwirtschaftliche Erzeugnisse, Bücher, Zeitungen, Kunstgegenstände oder Leistungen von Zahntechnikern.


Bild: DOC RABE Media – Fotolia.com

Rechnung per E-Mail, Fax oder Post verschicken

Die Erstellung von Online-Rechnungen spart dem Unternehmer viel Mühe und Zeit und damit Kosten. Die Rechnung wird im Internet mit ein paar wenigen Klicks aus einer rechtssicheren Vorlage erstellt. Anschließend gibt es die Möglichkeit, diese direkt an den Kunden per E-Mail zu senden oder den klassischen Weg über Fax oder Brief zu gehen. Selbstverständlich weisen alle Online-Rechnungen eine rechtskonforme digitale Signatur auf.

Abschreckend kann auf viele Nutzer wirken, dass sie ihre vertraulichen Daten nach außen geben. Aber dafür ist es möglich, einen Überblick über die offenen Rechnungen zu haben. Wenn eine Rechnung verschickt wurde, kann man sie als „bezahlt“ markieren, sobald die Zahlung eingegangen ist. Wenn ein Kunde die Rechnung nicht begleicht, kann man diesen in verschiedenen Mahnstufen daran erinnern. Auch Mahnungen werden in wenigen Schritten online erstellt.

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