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27.01.2007 Home » Beruf, Finanzen, Heim & Hobby, Recht

So lange müssen Sie Dokumente aufbewahren

Deutschland, deine Bürokratie. Es gibt fast nichts, was nicht per Gesetz oder Vorschrift geregelt ist. So auch die Aufbewahrungsfristen für Dokumente wie Quittungen, Rechnungen, Belege oder Kontoauszüge. Beim Aufräumen stellt sich oft die Frage, wie lange ein Beleg eigentlich aufbewahrt werden muss? Ein Jahr, zwei Jahre oder gar zehn Jahre?

Bevor Sie versehentlich wichtige Belege zu früh wegschmeißen oder umgekehrt einfach rigoros alles aufebwahren und sich ein wahrer Belegberg anhäuft, sollten Sie einen Blick in folgende Übersicht werfen. Die sagt Ihnen genau, welche Belege und Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen.

Rechnungen

Generell gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrungen von Rechnungen und Kaufbelegen. Es empfiehlt sich jedoch, den Kassenbon mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Denn so lange läuft etwa beim neu gekauften Fernseher die Gewährleistungspflicht. Bei Reklamation können Sie dann anhand der aufbewahrten Rechnung nachweisen, wann Sie das Gerät gekauft haben.

Es empfiehlt sich, einen eigenen “Garantie”-Ordner anzulegen und dort alle Belege für Geräte abzuheften, die noch Garantie haben. Am besten sortieren Sie die Belege nach Garantiezeit, etwa “Garantie bis 2009″ oder “Garantie bis 2010″. Einmal im Jahr können Sie dann den Garantieordner ausmisten und alle “abgelaufenen” Belege entsorgen.

Kaufverträge

Bei Kaufverträgen gilt: Auch Privatpersonen sollten alle Kaufverträge mindestens drei Jahre aufbewahren – so lange gilt die allgemeine Verjährungsfrist. Anhand der Kaufverträge können Sie beispielsweise alle Vertragsdetails nachweisen, falls der Vertragspartner Ansprüche gegen Sie geltend macht.

Reparaturbelege

Für Reparaturen gilt eine zweijährige Gewährleistungspflicht. Alle Belege zu Reparaturen – etwa Handwerkerrechnungen – sollten daher mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Kontoauszüge

Für Kontoauszüge besteht keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Um auch im Nachhinein noch Zahlungen nachweisen zu können, sollten Sie jedoch die Auszüge der letzten zwei bis drei Jahre archivieren.

Versicherungspolicen

Policen zur Versicherung sind ein wichtiges Dokument, um im Schadensfall oder Versicherungsfall den Versicherungsschutz nachzuweisen. Die Auszahlung ist nur mit der Originalpolice möglich. Versicherungspolicen sollten daher mindestens bis zum Ende der Laufzeit bzw. bis zum Inkrafttreten einer neuen Police sicher aufbewahrt werden.

Kommt es zur Auszahlung, sind Sie verpflichtet, die Auszahlungsbelege mindestens zwei Jahre, bei Lebensversicherungen mindestens fünf Jahre aufzuheben.

Versicherungspolicen sollten Sie an einem sicheren Ort aufbewahren. Die Police zur Wohngebäude- oder Hausratversicherung gehört beispielsweise ins Bankschließfach oder sollte bei Freunden und Bekannten aufbewahrt werden – zumindest eine Kopie davon. Brennt beispielsweise das Haus ab, sind im schlimmsten Fall auch die Policen vernichtet. Eine sichere Aufbewahrung an einem andern Ort spart im Schadensfall viel Ärger und Mühe, um den Versicherungsschutz nachzuweisen.

Belege rund um die Immobilie

Besitzer von Häusern, Grundstücken oder Eigentumswohnungen sind gesetzlich verpflichtet, alle Rechnungen und Belege rund um die Immobilie zwei Jahre lang aufzubewahren. Hierzu gehören beispielsweise alle Handwerkerrechnungen. Aufgepasst: Die 2-Jahres-Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres. Eine Rechnung vom Januar 2006 muss als bis Ende 2008 aufbewahrt werden.

Unterlagen zur Rente

Sämtliche Unterlagen zur Rente sollten praktisch ein Leben lang aufbewahrt werden. Hierzu gehören alle Gehaltsabrechnungen und Arbeitsnachweise. Nur damit können Sie lückenlos Ihre Rentenansprüche nachweisen und Versicherungslücken zweifelsfrei schließen.

Weitere Informationen zur Aktenlagerung und was Sie dabei beachten müssen, finden Sie auf der Webseite www.selbstlagerbox.de/aktenlagerung-was-sie-beachten-sollten/.

 



Autor: Mirko Müller