Word 2007: Dokumente im PDF-Format speichern

Neben dem neuen DocX-Format betreten mit Word 2007 zwei weitere neue Formate die Bühne: Das PDF- und das XPS-Format. Das von Adobe entwickelte PDF-Format (Portable Document Format) hat sich bereits seit Jahren als universelles Format zum Austausch von elektronischen Dokumenten etabliert. Damit lassen sich bequem Handbücher, Artikel, Anleitungen, eBooks und sogar komplette Bücher austauschen. Der Vorteil: PDF-Dokumente lassen sich meist nur lesen – eine Nachbearbeitung oder Änderung des Textes ist nicht ohne Weiteres möglich. Auch das vorliegende eBook, das Sie gerade lesen, liegt übrigens im PDF-Format vor. Zum Lesen ist keine eigene Textverarbeitung, sondern lediglich der Adobe Reader notwendig.

Ein ähnliches Konzept verfolgt Microsoft mit dem XPS-Format. Das XPS-Dateiformat (XML Paper Specification) ist im Grunde nichts anderes als ein PDF-Pendant aus dem Hause Microsoft. Die Softwareschmiede aus Redmond möchte damit den Markt der universellen Dateiformate um eine eigene Kreation erweitern. Die Zukunft wird zeigen, ob sich das XPS-Format gegen den bisherigen Platzhirschen PDF durchsetzen kann. Vermutlich werden beide Formate gleichwertig nebeneinander existieren.

Für welches Universalformat Sie sich auch entscheiden, mit Word 2007 können Sie Ihre Dokumente in beiden Varianten speichern. Allerdings nicht mit Bordmitteln. Um Word-Dokumente im PDF- und XPS-Format speichern zu können, müssen Sie zunächst ein Add-On installieren. Das erhalten Sie kostenlos von der Microsoft-Webseite

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041

Das kostenlose Add-In zum Speichern im PDF- und XPS-Format erhalten Sie kostenlos von der Microsoft-Webseite.

Sobald das kostenlose Add-In installiert ist, steht im Speichern unter-Menü der neue Befehl PDF oder XPS zur Verfügung. Damit lässt sich das aktuelle Dokument blitzschnell im gewünschten Format speichern. Über die Schaltfläche Optionen stehen dabei je nach Format weitere Einstellmöglichkeiten zur Auswahl. So können Sie beim PDF-Format etwa bestimmen, ob das Dokument im Web veröffentlicht (geringere Qualität, kleinere Dateigröße) oder später gedruckt werden soll (hohe Qualität und größere Datei).

Um PDF-Dokumente betrachten zu können, benötigen Sie den Adobe Reader, den Sie kostenlos von der Adobe-Webseite http://www.adobe.com/de/products/acrobat/readstep2.html erhalten. Für das XPS-Dateiformat ist meist kein eigener Reader notwendig. Anwender von Windows Vista können XPS-Dokumente ohne zusätzliche Softwareinstallation sofort lesen. Das XPS-Dokument wird dabei im Internet Explorer dargestellt. Als Anwender von Windows XP müssen Sie zunächst das Microsoft Framework 3.0 installieren, um XPS-Dokumente lesen zu können. Die aktuelle Version des Microsoft Frameworks erhalten Sie zumeist beim automatischen Windows-Update. Sie können es aber auch manuell über die Windowsupdate-Seite http://www.windowsupdate.com herunterladen.

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