Word: Änderungen zusammenführen

Mitunter werden Dokumente an verschiedene Bearbeiter gegeben, die diese dann mit Kommentaren und im Überarbeitungsmodus korrigieren und kommentieren. Kehren diese bearbeiteten Dokumentversionen nun zum Autor zurück, lassen sich die Änderungen ins Originaldokument aufnehmen. Dies erleichtert besonders bei mehreren Bearbeitern eines Dokuments die spätere Überarbeitung, da nicht immer zwischen den verschiedenen überarbeiteten Dokumenten gewechselt werden muß.

Die Möglichkeit der Kombination verschiedener Bearbeitungen eines Dokuments bietet Word ebenfalls in seinem Menü Extras. Mit dem Befehl Dokumente zusammenführen überführen Sie die Korrekturen und Kommentare des aktuellen Dokuments in die Originaldatei. Voraussetzung ist, daß das Dokument geöffnet ist, das Sie zurückerhalten haben.

Es empfiehlt sich, jede bearbeitete Version nur einmal in das Quelldokument zu übertragen, um Doppelungen der Einträge zu vermeiden.

Die Originaldatei, die die Grundlage für die Bearbeitung ist, wählen Sie nun im Öffnen-Dialog des Befehls Dokumente Zusammenführen aus. Wenn Sie mit OK die Konsolidierung starten, öffnet Word das Quelldokument und überträgt die Änderungen und Kommentare, die im Korrekturdokument vorliegen. Der Fortgang der Konsolidierung wird durch einen Statusbalken dokumentiert.

Bei der Übernahme werden übrigens auch Objekte transferiert, mit denen Bearbeiter beispielsweise in Kommentare wörtliche Rede eingebracht haben. Achten Sie darauf, daß durch solche Mitbringsel der Umfang des Dokuments merklich anwachsen kann.

Nach Abschluß der Übernahme bleibt das ergänzte Quelldokument geöffnet, in dem Sie nun auf die übliche Weise mittels der Funktion Änderungen verfolgen > Änderungen akzeptieren oder ablehnen nach Änderungen suchen können. Um weitere Korrekturdokumente in die Quelle aufzunehmen, öffnen Sie einfach die Datei des nächsten Korrekturexemplars, öffnen wieder das Dialogfeld Extras > Dokumente zusammenführen und wählen erneut die Originaldatei aus. Unwesentlich ist, ob das angewählte Quelldokument bereits geöffnet ist. Word überträgt nun auch die Korrekturen des zweiten Bearbeiters ins Quelldokument. Dieser Vorgang läßt sich beliebig wiederholen. Sie sollten in der Optionen-Registerkarte Überarbeiten unter Eingefügter Text und Gelöschter Text jeweils als Farbe Je nach Autor eingestellt haben.

Dokumente, die Sie später konsolidieren möchten, sollten Sie mit Extras > Dokument schützen auf die reine Eingabe von Überarbeitungen oder Kommentare ausrichten. Eine Kennwortvergabe empfiehlt sich, damit dieser Bearbeitungsmodus nicht deaktiviert wird. So ist eher gewährleistet, daß die Dokumente, die Sie zurückerhalten, sich für eine Konsolidierung eignen.

In den Korrekturdokumenten müssen alle Änderungen und Kommentare im Überarbeitungsmodus erstellt worden sein. Fehlen die internen Korrekturmarkierungen im geöffneten Dokument oder sind sie unvollständig, da auch abseits des Überarbeitungsmodus Änderungen vorgenommen wurden, so hat Word Schwierigkeiten, die vorliegende Version des Dokuments in seine Originalfassung einzubringen. In diesem Fall erfolgt die Übernahme der Änderungen und Kommentare nur bis zu dem Punkt, an dem die undokumentierte Abweichung der beiden Versionen festgestellt wird.

Sollten Sie trotz allem ein Dokument zurückerhalten, bei dem der Korrektor auf Markierungen verzichtete, so können Sie sich mit einem kleinen Trick behelfen. Öffnen Sie im Menü Extras > Änderungen verfolgen den BefehlDokumente vergleichen, und wählen Sie als Vergleichsdokument die Originaldatei, auf der das neue Dokument basiert. So lassen Sie Word selbst die Änderungen markieren, die der Bearbeiter vorgenommen hat. Nach Abschluß des Vergleichs können Sie dann die nunmehr markierten Änderungen mit Dokumente zusammenführen in die Quelle einbringen, mit der das Dokument zuvor verglichen wurde.

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