Word: Angaben zu den Datei-Eigenschaften

Die Eigenschaften sind hilfreich beim späteren Suchen nach einem Dokument. Daher empfiehlt es sich, die Eigenschaften automatisch beim Speichern eines neuen Dokuments abzufragen. Sofern diese Einstellung noch nicht aktiv ist, schalten Sie sie unter Extras > Optionen im Register Speichern über das Feld Automatische Anfrage für Eigenschaften ein. Wenn dieses Feld markiert ist, wird immer, wenn ein neuer Dateiname eingegeben wurde, das Dialogfeld Eigenschaften eingeblendet, in dem Sie Ihre Datei näher spezifizieren.

Nachdem Sie den Dateinamen mit OK oder [Return] bestätigt haben, wird die Datei gespeichert. Es empfiehlt sich allerdings die Sicherung des Dokuments nicht damit bewenden zu lassen, sondern das Dokument auch kurz zu kommentieren. Diese Angaben zur Datei, für die Word ein eigenes Dialogfeld besitzt, heißen Datei-Info. Hierbei handelt es sich um Informationen zum Dokument, die Word in die Datei aufnimmt und mit ihr speichert. Dieses Dialogfeld rufen Sie mit dem Befehl Datei > Eigenschaften auf. Im Register Allgemein finden Sie die gleichen Angaben, die Sie im Windows-Explorer mit Datei > Eigenschaften im Register Allgemein für jede Datei aufrufen können. Im Gegensatz zum Explorer können Sie unter Word jedoch keine Änderungen an den Datei-Eigenschaften vornehmen.

Im Register Zusammenfassung sind Autoren- und Firmenname bereits eingetragen. Als Titel wird Ihnen als Vorschlag der erste Absatz Ihres Textes – maximal die ersten 255 Zeichen – genannt. Der Titel sollte nicht identisch mit dem Dateinamen sein, sondern ist eine wertvolle Möglichkeit, die Information des Namens auszubreiten. Sinnvoll ist es, den Titel des Dokuments so zu gestalten, daß er nachvollziehbare Beziehungen zum Dateinamen aufweist. So lassen sich Dateiname und Titel leicht in Verbindung bringen und der Inhalt der Datei mit einem Dateinamen assoziieren.

Im Feld Thema ist Raum für Ergänzungen zum Inhalt des Dokuments. Eine kurzgefaßte und aussagestarke Definition des Inhalts erspart später oft das Öffnen einer falschen Datei.

Wechseln Sie zum Feld Autor , um den Namen des Autors zu ändern. Sie können den Namen einfach überschreiben. So läßt sich direkt nachvollziehen, wer ein Dokument erstellt hat. Besonders wichtig ist diese Information, wenn mehrere Personen am selben PC arbeiten.

Das Feld Stichwörter ist für die Eingabe zentraler Begriffe des Dokuments vorgesehen. Wenn Sie hier bei verschiedenen Dokumenten die gleichen Schlüsselwörter eintragen, ist es später einfach, mit Word Dokumente thematisch zu ordnen und gezielt auf diese Dokumente zuzugreifen.

Im Feld Kommentar können Sie zusätzliche Informationen oder Anweisungen zum Dokument speichern. Diese Informationen geben raschen Einblick in die Spezifika des Dokuments oder leiten den Benutzer im Gebrauch der Datei an.

Unter Hyperlink-Basis geben Sie den Pfad der Dokumente sowie Daten ein, die über Hyperlinks im Winword-Dokument eingebunden sind. Die Hyperlink-Basis kann sowohl eine URL – beispielsweise http://www.kostenlos.de oder aber auch ein Pfad einthalten: c:Eigene Dateienwww

Ist das Kontrollkästchen Vorschaugrafik speichern aktiviert, wird eine Bitmap der ersten Dokumentseite erstellt und gespeichert, die es auch anderen Office-Programmen ermöglicht eine Vorschau des Dokuments darzustellen.

Weiter erfahren Sie, ob das Dokument auf der NORMAL.DOT oder einer separaten Vorlage basiert.

In der Registerkarte Statistik können Sie Einblick in statistische Informationen zur Datei nehmen: Wann das Dokument Erstellt wurde, wer (Zuletzt gespeichert von) und wann (Geändert am) die Datei das letzte Mal gespeichert und zuletzt ausgedruckt (Gedruckt am) hat. Unter Version erfahren Sie, wie oft die Datei inzwischen gespeichert wurde, wobei hier die manuellen Speicherungen während der fortlaufenden Arbeit mitgezählt werden, nicht aber die automatischen Sicherungsspeicherungen oder das Speichern in Dateiformaten anderer Anwendungen.

Die Zeilen, die in der Gruppe Statistik stehen, beziehen sich auf den aktuellsten Stand der Datei. Hier werden die Summen der Seiten, der Wörter, der Zeichen und Buchstaben – unter Berücksichtigung der Leerzeichen – sowie die Anzahl der Absätze und Zeilen angegeben. Die Gruppe Statistik des Dialogfelds Dokument-Statistik deckt sich in ihren Angaben mit den Informationen des Dialogfeld Wörter zählen ; lediglich das Feld Buchstaben lautet dortZeichen (mit Leerzeichen).

Während der Arbeit im Dokument lassen sich mit dem Befehl Extras > Wörter zählen direkt die statistischen Informationen zum aktuellen Text abrufen. Bei Anwahl dieses Befehls führt Word – soweit momentan erforderlich – einen Seitenumbruch durch und zählt dann die Seiten, Wörter, Zeichen (nicht aber die Leerzeichen) sowie die Absätze und die Anzahl der Zeilen. Bei umfangreichen Dokumenten kann dieses eine kurze Verzögerung geben. Sie erkennen dies daran, daß in der Statusleiste der aktuelle Vorgang mittels eines Statusbalkens beschrieben wird. Solange die Recherche der neuen Werte nicht abgeschlossen ist, werden die alten Werte grau darstellt. Anders als im Register Statistik der Eigenschaften können Sie mit Wörter zählen auch die Fussnoten und Endnoten berücksichtigen. Somit kann es vorkommen, daß unter Wörter zählen einige Werte höher sind als unter Datei-Statistik, da diese die Fuß- und Endnoten nie mitzählt. Um auch die Leerzeichen in die Zählung einzubeziehen reicht es meist, die Anzahl der Wörter zur Zahl der Zeichen zu addieren. Schließlich findet sich in der Regel zwischen zwei Wörtern ein Leerzeichen.

So haben Sie sowohl in der Dokument-Statistik als auch im Dialogfeld Wörter zählen stets die Übersicht, welchen Umfang Ihr Text tatsächlich hat.

Das Register Inhalt vermittelt Ihnen einen Überblick über den Inhalt des Dokuments. Bei Texten handelt es sich hierbei schlicht und einfach um den Titel, den Sie auch in der Datei-Info finden.

In der Registerkarte Anpassen können Sie ähnlich wie unter Datei-Info zusätzliche Informationen zum Text eingeben. Im Gegensatz zu Datei-Info sind hier jedoch keine Felder vorgegeben, sondern Sie können die Felder selber erstellen. Es sind bereits einige Möglichkeiten vorgegeben, jedoch lassen sich Sie auch völlig neuartige Einträge definieren. Hierin liegt der große Vorteil dieses Hilfsmittels. Um einen neuen Eintrag aufzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Geben Sie im Feld Name den gewünschten Namen für das Feld ein.

2. Wählen Sie unter Typ welcher Art der eingegebene Wert entspricht. Zur Auswahl stehen Text, Datum, Zahl, Ja oder Nein.

3. Geben Sie im Feld Wert die gewünschten Informationen ein. Wenn es sich um einen Eintrag vom Typ Ja oder Nein handelt, so können Sie lediglich zwischen den Optionen Ja oderNein wählen. Haben Sie einen der anderen Typen ausgewählt, müssen Sie den Wert manuell eingeben.

4. Erst wenn Sie im Feld Wert eine Eingabe vorgenommen haben, können Sie dieses mit Hinzufügen in die Liste der Eigenschaften aufnehmen.

Möchten Sie einen Eintrag aus der Liste der Eigenschaften wieder entfernen, markieren Sie diesen und Löschen ihn.

Sie brauchen die Registerkarten des Dialogfelds Eigenschaften nicht oder nur teilweise auszufüllen. Es erweist sich aber in der weiteren Arbeit mit Word als ausgesprochen nützlich, von dieser Funktion möglichst umfassend Gebrauch zu machen. Das Auffinden von Dateien und der strukturierte Zugriff auf Dateigruppen werden durch das Instrument Eigenschaften bzw. Datei-Info mit wachsender Anzahl der Dateien spürbar erleichtert. Umständlich ist es, alle Datei-Informationen erst dann nachzutragen, wenn sich ihr Nutzen in der eigenen Praxis erweist.

Nachdem Sie die Eingaben ins Dateieigenschaften-Fenster gemacht haben, die Sie für nennenswert halten, speichern Sie Ihr Dokument ab. Wenn die Eigenschaften selbsttätig beim Befehl Speichern unter aktiviert wurde, erfolgt die Speicherung der Angaben automatisch. Ihre Eingaben sind nun in der Dokumentdatei gesichert und stehen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Wenn Sie im weiteren Verlauf der Arbeit ein aktualisiertes Dokument speichern möchten, das schon als Datei gesichert wurde, also bereits einen Namen und Datei-Informationen hat, erfolgt keine neuerliche Abfrage, was das Speichern beschleunigt. Häufiges Speichern ist übrigens die beste Sicherung, die Sie Ihrer Arbeit angedeihen lassen können. Die Tastenkombination S+s leistet hierbei sehr gute Dienste und ihr regelmäßiger Gebrauch sollte während der Texterfassung zur lieben Gewohnheit werden.

Schließlich werden in der ersten Registerkarte Allgemein die reinen Dateieigenschaften seitens des Betriebssystems unabhängig von Word dargestellt. Sofern Sie das Dokument nicht bereits als Datei gespeichert haben, sind alle Felder leer. Haben Sie das Dokument bereits einmal gespeichert, finden Sie Dateityp und den Speicherort – den Pfad, in dem Sie das Dokument gespeichert haben. Ebenso wird hier die Dateigröße offenbart. Der Wert Größe bezieht sich hierbei immer auf die Größe der Datei nach der letzten Speicherung.

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