Word: Anwendungsbeispiel "Kopfzeile für Briefbogen"

Wenn Sie einen Brief schreiben, hat er selten nur eine Seite Umfang. Für Folgeseiten bietet es sich an, den Namen des Empfängers sowie die Seitenzahl anzugeben. Eine Kopfzeile könnte also folgendermaßen aussehen: „Seite 2 des Schreibens an Pit Bit“.

Mit Hilfe von Word-Feldfunktionen läßt sich dieser Vorgang automatisieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Dokumentvorlage, auf dessen Basis Sie Briefe schreiben (z. B. BRIEF.DOT)

2. Aktivieren Sie im Register Seitenlayout des Dialogfensters Datei > Seite einrichten das Kontrollkästchen Erste Seite anders, und schließen Sie das Fenster.

3. Markieren Sie die Zeile, in der der Empfängername eingefügt wird. Wählen Sie Einfügen > Textmarke, und weisen Sie der Zeile den Namen „Empfängername“ zu.

4. Fügen Sie einige leere Absätze ein, und erzwingen Sie einen Seitenumbruch, indem Sie die Tastenkombination [Strg][Shift][Return] drücken. Am Bildschirm wird Seite 2 dargestellt.

5. Wählen Sie Ansicht > Kopf- und Fusszeile.

6. Schreiben Sie das Wort „Seite“. Fügen Sie danach ein Feld für die Seitennummer ein, indem Sie auf die Schaltfläche Seitenzahlen klicken.

7. Schreiben Sie die Wörter „des Schreibens an“.

8. Nun fügen Sie ein Feld ein, das den Namen des Empfängers ermittelt. Wählen Sie dazu den Befehl Einfügen > Feld.

9. Aktivieren Sie die Kategorie Verknüpfungen und Verweise, und markieren Sie den Feldnamen Ref. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, und aktivieren Sie die Registerkarte Textmarken, in der Sie aus der Liste der vorhandenen Textmarken die Textmarke „Empfängername“ markieren und Hinzufügen.

Nachdem Sie die Dialogfelder Optionen für Felder und Feld mit OK geschlossen haben, hat die Kopfzeile hat die folgende Form:

Seite {Page} des Schreibens an {REF Empfängername }

10. Entfernen Sie den eingefügten Seitenwechsel und die überflüssigen leeren Absätze.

11. Schließen Sie die Vorlage (S+$), und speichern Sie die Änderungen ab. Sobald Sie mit Datei > Neu > Brief > OK ein neues Dokument auf der Basis von BRIEF.DOT erstellen, wird beim Wechsel von Seite 1 auf Seite 2 sowie auf allen weiteren Folgeseiten die folgende Kopfzeile automatisch erstellt.

2 Comments

  1. kamil 2. Mai 2011

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