Word: Arbeiten mit Zentraldokumenten

Da durch das Öffnen der Datei vom Zentraldokument aus eine Verbindung zum Zentraldokument besteht, werden auch die Änderungen des Dateinamens und des Verzeichnisses mitvollzogen.

Möchten Sie ein Filialdokument modifizieren, können Sie die Änderungen direkt im Zentraldokument oder in einem eigenen Dokumentfenster vornehmen. Wenn Sie sich für die zweite Möglichkeit entscheiden, können Sie das Filialdokument vom Zentraldokument aus öffnen, indem Sie doppelt auf das Filialdokumentsymbol des gewünschten Dokuments klicken. Word öffnet ein neues Fenster, das nur noch das Filialdokument zeigt. In der Titelzeile erkennen Sie, welchen Dateinamen Word bei der Speicherung des Zentraldokuments vergeben hat. Hier können Sie das Dokument bearbeiten, modifizieren und sogar in einem anderen Verzeichnis oder unter einem anderen Namen speichern.

Anders sieht es aus, wenn Sie ein Filialdokument nicht vom aktiven Zentraldokument aus öffnen, sondern wie gewohnt über das Dialogfeld Öffnen: Änderungen am Dateinamen, dem Ordner oder dem Laufwerk des Filialdokuments werden in diesem Fall vom Zentraldokument nicht registriert und haben den Verlust der Verbindung zur Folge. Auf die fehlende oder nicht auffindbare Datei eines Filialdokuments macht Sie eine Meldung beim nächsten Öffnen des Zentraldokuments aufmerksam.

Sie können Sie Struktur eines Zentraldokuments jederzeit ändern. Es ist auch möglich, mehrere Filialdokumente zu einem Filialdokument zusammenzufügen. Hierbei müssen Sie jedoch beachten, daß Sie nur zwei oder mehr Filialdokumente zusammenfügen können, die direkt aufeinander folgen.

Ebenso ist es möglich, ein Filialdokument in zwei Filialdokumente aufzuteilen. Bewegen Sie hierzu die Einfügemarke an den Anfang eines Absatzes. Das neue Filialdokument wird beim nächsten Speichern unter einem neuen Namen gespeichert, der sich wie der Name aller Filialdokumente aus dem ersten Satz des ersten Absatzes ergibt.

Das Entfernen von markierten Filialdokumenten löscht nicht etwa ihren Inhalt aus dem Zentraldokument, sondern wandelt ihn in normalen Dokumentinhalt um. Das Zentraldokument bleibt also vom Inhalt her unverändert. Lediglich die Verbindung zum externen Filialdokument wird gekappt. Die externe Dokumentdatei wird hierbei nicht gelöscht, sondern bleibt – sofern sie gespeichert wurde – unter ihrem Dateinamen erhalten und kann weiterhin manuell geöffnet und bearbeitet werden. Auswirkung auf das Zentraldokument haben solche Bearbeitungen allerdings nicht mehr.

Zentraldokumente bieten den immensen Vorteil, daß Sie trotz der Verteilung des Textes auf mehrere Einzeldateien auf das Gesamtwerk zugreifen können. Dies ist besonders bei Formatierungen und Befehlen nützlich, die sich auf alle Einzelteile eines komplexen Schriftstücks beziehen sollen. So können Sie beispielsweise problemlos das gesamte Zentraldokument mitsamt den Filialdokumenten ausdrucken. Hierzu wechseln Sie in die Normal- oder Layoutansicht und aktivieren im Datei-Menü den Befehl Drucken.

Solange Sie ein Zentraldokument in der Gliederungsansicht drucken, erfolgt der Ausdruck der Gliederungsebenen ebenso wie bei ganz normalen Dokumenten in der Gliederungsansicht. Noch einmal sei hier darauf hingewiesen, daß sämtliche Bearbeitungsmodi der Gliederungsansicht uneingeschränkt auch für Zentraldokumente zur Verfügung stehen. So läßt sich beispielsweise die Reihenfolge von Filialdokumenten verändern, indem Sie mit der Maus das Filialdokumentsymbol nach oben oder unten ziehen. Die momentane Position des Filialdokuments wird hierbei durch eine graue Linie gekennzeichnet, an deren Stelle das Filialdokument beim Freigeben der linken Maustaste verschoben wird. Hierbei läßt sich das Filialdokument auch in ein anderes Filialdokument hinein verschieben. Allerdings darf dieses Filialdokument nicht gesperrt sein, um die Einfügung aufzunehmen.

In Zentraldokumenten beziehen sich Formatierungen wie Kopf-/Fußzeilen, Seitenränder, Seitengröße, Papierformat und Seitenzahlen auf das gesamte Zentraldokument oder nur auf einzelne Filialdokumente, die ja durch Abschnittsumbrüche voneinander getrennt sind. Es kommt also bei abschnittsbezogenen Formatierungen stets darauf an, welchen Bezug sie in den Dialogfeldern Seite einrichten und Spalten im FeldAnwenden auf setzen.

Auch wenn die Filialdokumente als separate Dateien existieren, erlaubt es die Zentraldokument-Ansicht, Querverweise zwischen den einzelnen Dateien zu realisieren. Wenn Sie den Menübefehl Einfügen >Querverweis aufrufen, stehen Ihnen die Überschriften, Textmarken, Fußnoten und Beschriftungen sämtlicher Filialdokumente als Verweis zur Verfügung. Sie können auf diese Weise leicht dokumentübergreifende Querverweise einfach per Dialogfeld eingeben; ein Komfort, der außerhalb eines Zentraldokuments nicht geboten wird. Daß zudem die fortlaufende Numerierung von Seiten, Fuß- und Endnoten, Anmerkungen und eigenen Folgen, die per {Seq}-Feld eingefügt wurden, automatisch über die Filialdokumente hinweg aufgegriffen wird, ist ein ganz wesentlicher Vorteil. {Seq}-Felder müssen allerdings manuell mit ) aktualisiert werden, um die korrekte Nummer im übergreifenden Zusammenhang anzuzeigen.

Der dokumentübergreifende Komfort betrifft auch Inhaltsverzeichnisse und Indizes. Beim Befehl Einfügen > Index und Verzeichnisse werden die Überschriften und Indexeinträge des gesamten Zentraldokuments berücksichtigt. Im Idealfall kann ein Zentraldokument nur aus dem Inhaltsverzeichnis, den einzelnen Filialdokumenten sowie den Verzeichnissen und Indizes des Gesamtwerks bestehen.

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