Word: Automatische Beschriftung

Sie können mehreren Objekten die gleichen Bezeichnungen zuweisen. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Sie Abbildungen mit verschiedenen Programmen erstellen.

Wenn Sie es sich bequem machen möchten und OLE-Server für den Import von Abbildungen, Tabellen, Diagrammen und dergleichen einsetzen, so hält das Dialogfeld Beschriftung noch eine besondere Option für Sie bereit: Die AutoBeschriftung. In diesem Dialogfeld markieren Sie in der Liste Automatisch beschriften. die Objekt-Server mit einem Häkchen, deren Objekte von Word automatisch mit einem Text und einer Nummer versehen werden sollen.

Welche Kategorie zu welchem Objekt gehört, legen Sie unter Bezeichnung fest. Fehlt Ihnen noch die passende Kategorie für ein Objekt, so erstellen Sie einfach eine Neue Bezeichnung. Mittels Position läßt sich bestimmen, ob die Beschriftung automatisch Über dem Element oder Unter dem Element erscheinen soll. Auch die Numerierung steht wieder im oben beschriebenen Dialogfeld Numerierung der Beschriftung zur Formatierung frei. Wenn dann später eines der vorbeschrifteten Objekte ins Dokument eingefügt wird, so erscheint außerdem die Beschriftungszeile über bzw. unter dem Objekt. Nur den individuellen Begleittext geben Sie noch selbst in den Beschriftungsabsatz ein, sofern das Objekt der schriftlichen Klärung bedarf.

Der einfachste Weg, bei der Zählweise von Beschriftungen auf Nummer sicher zu gehen, ist, das ganze Dokument vor Abschluß der Arbeit zu markieren und mit [F9] zu aktualisieren.

Wenn Sie beschriftete Elemente samt Beschriftung im Dokument an eine andere Stelle verschieben, paßt sich die Numerierung an die neue Position an. Das geschieht allerdings nicht vollautomatisch, sondern bedarf eines kleinen Handgriff Ihrerseits. Markieren Sie die Beschriftungszeile, und betätigen Sie die Taste ) oder wählen Sie im Kontext-Menü der rechten Maustaste den Befehl Feld aktualisieren. Beachten Sie bitte, daß auch die folgenden Beschriftungen des Dokuments aktualisiert werden müssen, sofern sie der gleichen Kategorie angehören.

Bei einer generellen Aktualisierung des Dokuments werden sämtliche Feldfunktionen aktualisiert, so beispielsweise die Grafiken, die per {EinfügenGrafik} oder {Verknüpfung} Aufnahme fanden. Wem das zuviel des Guten ist – solch eine Aktualisierung kann einiges an Zeit in Anspruch nehmen und geht je nach vorhandenen Feldfunktionen nicht ohne Rückfrage über die Bühne, der kann den Gehe-zu-Befehl nutzen, um seine Numerierungsfelder präzise anzuspringen und sie auf den neusten Stand zu bringen:

1. Öffnen Sie das Dialogfeld Gehe zu über Bearbeiten > Gehe zu oder die Taste [F5].

2. Wählen Sie aus der Liste Gehe zu Element den Eintrag Feld. Geben Sie unter Feldnamen eingeben den Feldnamen seq ein.

3. Klicken Sie auf Weiter, um zur nächsten Numerierung zu gelangen.

4. Verlassen Sie das Gehe zu-Dialogfeld mit einem Mausklick in den Text, und aktualisieren Sie die angesprungene Numerierung mit [F9].

Über die Schaltflächen der Funktion „Objekt für Durchsuchen markieren“ in der vertikalen Bildlaufleiste können Sie ebenfalls die nächste oder vorherige Position anwählen.

5. Klicken Sie im Dialogfeld Gehe zu wieder auf Weiter, um zur nächsten Numerierung zu gelangen.

Außerdem läßt sich direkt im Text der letzte Sprungbefehl mit $ wiederholen.

Ob während der Aktualisierung die Feldergebnisse oder die Feldfunktionen angezeigt werden, ist belanglos. Umzuschalten ist zwischen beiden Sichtweisen wieder auf die üblichen Weisen, z.B. über das entsprechende Kontext-Menü der rechten Maustaste. Wenn die Feldfunktionen angezeigt werden, sehen Sie das {Seq}-Feld, das die Numerierung von Beschriftungen und anderen freien, fortlaufenden Folgen ermöglicht. Innerhalb der Feldbegrenzer {} steht hierbei zunächst der Feldname „Seq“, dem der Name der Kategorie folgt – er kennzeichnet die Folge, die gezählt wird. Abschließend wird noch über einen allgemeinen Schalter das Nummernformat festgelegt, beispielsweise:

{SEQ

Abb. 21.1:Das Dialogfenster Querverweis zeigt mögliche Querverweiselemente auf.

Im Dialogfeld Querverweis finden Sie in der Liste Verweistyp die vier Standardverweistypen Überschrift, Textmarke, Fussnote und Endnote, sowie Numeriertes Element und die BeschriftungskategorierenAbbildung, Gleichung und Tabelle. Ihnen folgen sämtliche weiteren Beschriftungskategorien. Um einen Querverweis einzufügen, markieren Sie zunächst den Verweistyp. Anschließend können Sie unterVerweisen auf festlegen, welche Information der Verweisquelle am Standort der Einfügemarke eingefügt werden soll. Diese Liste ändert sich je nach den Möglichkeiten, die der markierte Verweistyp bietet.

Je nach Typ müssen gewisse Voraussetzungen im Dokument gegeben sein, um die verschiedenen Verweisarten zu nutzen:

Typ – Verweisart – Voraussetzung/Wirkung

Numeriertes Element – Seitenzahl – Ein Absatz muß automatisch numeriert worden sein. / Die Seite des Absatzes wird angegeben.

– Absatznummer – Ein Absatz muß automatisch numiert worden sein. / Die Nummer des Absatzes wird angegeben.

– Absatztext – Ein Absatz muß automatisch numiert worden sein. / Der Text des numerierten Absatzes wird zitiert.

– Oben/unten – Ein Absatz muß automatisch numiert worden sein. / Es wird je nach Position lediglich der Verweis „oben“ oder „unten“ angegeben.

Überschrift – Überschrifttext – Die Überschrift muß mit der Formatvorlage Überschrift formatiert sein. / Der Text der Überschrift wird zitiert.

– Seitenzahl – Die Überschrift muß mit der Formatvorlage Überschrift formatiert sein. / Die Seite der Überschrift wird angegeben.

– Überschriftnummer  – Die Überschrift muß mit der Formatvorlage Überschrift formatiert und automatisch numeriert sein. / Die Nummer der Überschrift wird angegeben.

– Oben/unten – Die Überschrift muß mit der Formatvorlage Überschrift formatiert sein. / Es wird je nach Position lediglich der Verweis „oben“ oder „unten“ angegeben.

Textmarke – Textmarkeninhalt – Die Textmarke muß für eine markierte Passage erstellt sein. / Der Text der Textmarkenpassage wird zitiert.

Seitenzahlen – Die Textmarke muß für eine Stelle oder eine markierte Passage erstellt sein. / Die Seite der Textmarke wird angegeben.

Absatznummer  – Die Textmarke muß für einen automatisch numerierten Absatz erstellt sein. / Die (erste) Absatznummer der Textmarke(npassage) wird angegeben.

Oben/unten – Die Textmarke muß für eine markierte Passage erstellt sein. / Es wird je nach Position lediglich der Verweis „oben“ oder „unten“ angegeben.

Fußnote- Fußnotennummer – Die Fußnote muß erfaßt sein. / Die Fußnotennummer/das Fußnotenzeichen wird angegeben.

– Seitenzahlen – Die Fußnote muß erfaßt sein. / Die Seite der Fußnote wird angegeben.

– Oben/unten – Die Fußnote muß erfaßt sein. / Es wird je nach Position lediglich der Verweis „oben“ oder „unten“ angegeben.

– . Fußnotennummer (formatiert) – Die Fußnote muß erfaßt sein. / Die Fußnotennummer/das Fußnotenzeichen wird wie im Fußnotenbereich formatiert angegeben.

Endnote – Endnotenzeichen – Die Endnote muß erfaßt sein. / Das Endnotenzeichen wird angegeben.

– Seitenzahlen – Die Endnote muß erfaßt sein./ Die Seite der Endnote wird angegeben.

– Oben/unten – Die Endnote muß erfaßt sein. / Es wird je nach Position lediglich der Verweis „oben“ oder „unten“ angegeben.

– Endnotennummer (formatiert) – Die Endnote muß erfaßt sein. / Die Endnotennummer/das Endnotenzeichen wird wie im Endnotenbereich formatiert angegeben.

Beschriftung – Gesamte Beschriftung – Für die gewählte Kategorie wurden Beschriftungen mit eigenem Text eingegeben. / Kategorie, Nummer und eigener Text der Beschriftung werden zitiert.

– Nur Kategorie und Nummer – Für die gewählte Kategorie wurden Beschriftungen eingegeben. / Kategorie und Nummer der Beschriftung werden angegeben.

– Nur Beschriftungstext – Für die gewählte Kategorie wurden Beschriftungen mit eigenem Text eingegeben. / Der eigene Text der Beschriftung wird zitiert.

– Seitenzahlen – Für die gewählte Kategorie wurden Beschriftungen eingegeben. / Die Seitenzahl der Beschriftung wird angegeben.

– Oben/unten -Für die gewählte Kategorie wurden Beschriftungen eingegeben. / Es wird je nach Position lediglich der Verweis „oben“ oder „unten“ angegeben.

Kontextverweise

Für die Verweistypen Numeriertes Element und Textmarke gibt es zu den oben aufgeführten Verweisarten zusätzlich die Verweise Absatznummer (kein Kontext) und Absatznummer (voller Kontext); bei dem Verweistyp Überschrift heißen die beiden zusätzlichen Verweise Überschriftenzahl (kein Kontext) und Überschriftenzahl (voller Kontext); . Hierbei handelt es sich um relative Verweise, die je nach Position zu dem Objekt des Verweises verschiedene Inhalte annimmt. Ist beispielsweise innerhalb einer Gliederung in der dritten Ebene (1.1.1) ein Verweis auf den Folgeabsatz der gleichen Ebene nötig (1.1.2), so wird als Ergebnis lediglich die „2“ dargestellt, da die beiden vorangehenden Ebenen identisch sind. Ein Verweis von (1.1.1) auf (1.2.3) hingegen wird durch „2.3“ aufgezeigt, da hier lediglich die erste Ebene übereinstimmt.

Auf welche Stelle Sie im Text verweisen möchten, geben Sie schließlich durch eine Markierung in der Liste Für welche … an, die ihren Namen je nach ausgewähltem Verweistyp wechselt:

Verweistyp – Eintrag unter Für welche …

Nummeriertes Element – Zeichen und Text

Überschrift – Text der Überschrift

Textmarke – Textmarkenname

Fußnote – Zeichen und Text der Fußnote

Endnote – Zeichen und Text der Endnote

Beschriftung – Kategorie, Nummer und Text der Beschriftung

Hyperlink

Wenn der Querverweis als Hyperlink eingefügt werden soll, müssen Sie das Kontrollkästchen Hyperlink aktivieren. Diese Art der Gestaltung eines Querverweises eignet sich besonders für Dokumente, die am Bildschirm gelesen und werden.

Ein Klick auf der Querverweis bringt den Leser sofort zu dem Element, auf das der Verweis zeigt. Wenn der Mauszeiger auf einen Hyperlink weist, ändert er sein Symbol zur Hand mit ausgestrecktem Zeigefinger und zeigt beim kurzen Verweilen zusätzlich einen Quicktip zur Sprungstelle.

Oben/unten hinzufügen

Zusätzlich zu dem unter Verweisen auf gewählten Element läßt sich für den Leser zur schnelleren Orientierung der Verweis „Oben“ bzw. „Unten“ einfügen, was vor allem dem Leser des Ausgedruckten Textes zugute kommt. Aktivieren Sie für diesen Zusatz das Kontrollkästchen „Oben“/“unten“ hinzufügen. Das Kontrollkästchen läßt sich nicht aktivieren, wenn bereits unter Verweisen auf der Eintrag Oben/unten gewählt wurde.

Das Dialogfeld Querverweis kann per Mausklick verlassen und wieder aktiviert werden. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Verweisstellen zu generieren, während das Dialogfeld geöffnet ist. So kann beispielsweise eine Passage, auf die verwiesen werden soll, schnell noch mit einer Textmarke gekennzeichnet werden. Anschließend wird die Einfügemarke an die Stelle gesetzt, an der der Verweis erscheinen soll, und die soeben generierte Textmarke im Dialogfeld Querverweis in der Liste Für welche Textmarke angewählt.

Durch den Wechsel zwischen Dialogfeld Querverweis und Dokumenttext erhalten Sie zudem die Chance, Querverweise mit eigenen Texten zu kombinieren, beispielsweise:

siehe „Querverweis“ auf Seite „Seitenverweis“

Dem kommt entgegen, daß im Dialogfeld Querverweis unter Verweisen auf zwischen verschiedenen Angaben zu ein und derselben Verweisstelle unterschieden werden kann, die sich im Textzusammenhang informativ ergänzen.

Achten Sie darauf, daß keine Markierung gesetzt ist, während Sie einen Querverweis einfügen, da dieser ansonsten den markierten Text überschreibt!

Sie können mehrere Querverweise nacheinander eingeben, indem Sie die Stellen nacheinander ansteuern, an denen Sie noch Querverweise einfügen möchten und diese dann direkt über das Dialogfeld erstellen.

Mit [Alt][F9] schalten Sie die Ansicht aller Feldfunktionen ein oder aus.

Im Dokument werden Verweisstellen über verschiedene Feldfunktionen eingefügt, deren Anzeige sich per Kontext-Menü der rechten Maustaste oder mit [Shift][F9] umschalten läßt. In den Feldfunktionen wird die Bezugsstelle durch automatisch generierte Textmarken benannt; lediglich beim Querverweis auf bestehende Textmarken unterläßt Word die selbsttätige Kreation von Textmarken. Die automatisch erstellten Textmarken haben die Form „_REFnummer“. Sie dürfen diese Textmarkennamen nicht verändern, ohne den Bezug zu gefährden.

Die Verweise werden über folgende Feldfunktionen ins Dokument eingefügt:

Feld/Schalter – Wirkung

{Ref } – Gibt die Passage wieder, die durch den folgenden Textmarkennamen gekennzeichnet ist

{SeitenRef} – Gibt die Seitenzahl der Passage wieder, die durch den folgenden Textmarkennamen gekennzeichnet ist

{FussEndnoteRef} – Gibt die Fuß- oder Endnotennummer der Passage wieder, die durch den folgenden Textmarkennamen gekennzeichnet ist

n – Beschränkt die Wiedergabe auf die automatische Numerierung des Absatzes

* – Formatverbinden Übernimmt bei einer Aktualisierung des Feldes ([F9]) die Formatierung, die dem Feld bei der Bearbeitung zuvor gegeben wurde

Um beim Ausdruck alle Felder auf dem neusten Stand zu bringen, aktivieren Sie in den Optionen in der Registerkarte Drucken unter Optionen für Ausdruck das Kontrollkästchen Felder aktualisieren.

Nachdem Sie im Dokument Veränderungen vorgenommen haben, die die Verschiebung von Textmarken, Beschriftungen, Fußnoten usw. oder einfach einen neuen Seitenumbruch zur Folge haben, sollten Sie auf jeden Fall alle Querverweise – ebenso wie die automatische Numerierung der {Seq}-Felder – aktualisieren.

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