Word: Automatische Formatierung

Word können Sie auch die vollautomatische Formatierung ihres Textes überlassen. Welche Gestaltungselemente Word hierbei berücksichtigen soll, stellen Sie in der Registerkarte Autoformatdes Dialogfensters AutoKorrektur ein.

Auch während der Texterfassung zeigt sich Word durchaus schon in der Lage, Ihre Eingaben automatisch zu gestalten. Je nach Einstellung haben Sie hiervon vielleicht schon während der Erfassung des kleinen Übungstextes Bekanntschaft gemacht, indem beispielsweise das Sternchen am Beginn der Zeile automatisch zu einem Punkt gewandelt wurde. Wenn Sie solche Eigenmächtigkeiten während das Schreibens stören, wechseln Sie in die Registerkarte AutoFormat während der Eingabe und schalten dann die Kontrollkästchen aus, deren Formatierfunktionen nicht aktiv sein sollen. Die Einstellungen des AutoFormat während und nach der Texterfassung verwaltet Word separat.

1.Öffnen Sie im Menü Format das Dialogfeld AutoFormat und klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.

2.Wechseln Sie in das Register AutoFormat.

3.Markieren Sie alle Gestaltungskontrollen, von denen Word automatisch Gebrauch machen soll.

4.Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.

Die AutoFormat-Einstellungen kommen zum Einsatz, wenn Sie den Befehl Format > AutoFormat anwählen. Im Dialogfenster AutoFormat wählen Sie im Dropdown-Feld den Dokumenttyp vor und starten die automatische Formatierung mit OK. Wenn Sie Nach dem Ablauf der AutoFormat-Funktion die einzelnen vorgenommenen Änderungen überprüfen möchten, aktivieren Sie vor Bestätigung der Schaltfläche OK-Schaltfläche die Option AutoFormat mit Anzeige der Änderungen.

Bei der Überprüfung der automatischen Formatierung kommt übrigens die Überarbeitungsfunktion von Word zum Einsatz.

Nachdem AutoFormat abgelaufen ist, können Sie sich im Dokument davon überzeugen, daß Words AutoFormat-Funktion tatsächlich in der Lage ist, die Grundelemente eines Briefs zu identifizieren und korrekt zu formatieren. Dies geschieht, indem die AutoFormat-Funktion den Absätzen sogenannte Formatvorlagen zuweist, in denen konservierte Gestaltungskombinationen gespeichert sind.

Sie können sich dieser automatischen Grundgestaltung bedienen und auf Words reichhaltigen Formatvorlagenkatalog zurückgreifen, um das Dokument in Form zu bringen:

1.Wählen Sie im Menü Format den Befehl Desgin und klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Formatvorlagenkatalog.

2.Markieren Sie im Dialogfeld Formatvorlagenkatalog in der Liste Vorlage die verschiedene Vorlagennamen, und beobachten Sie im Vorschaufenster, wie der Dokumenttext sich je nach gewählter Gestaltung ändert.

3.Für den Brieftext eignet sich beispielsweise die Vorlage Professioneller Brief. Markieren Sie die Vorlage, und bestätigen Sie mit OK.

4. Der Text im Dokumentfenster wird entsprechend der Vorschau gestaltet.

Nachdem der Beispieltext formatiert ist, können Sie sich davon überzeugen, wie er im Ausdruck auf dem Papier aussehen wird. Bislang haben Sie ja nur den Ausschnitt des Papiers gesehen, den Sie gerade am Bildschirm bearbeiten. Word ist aber auch in der Lage, Ihnen einen Überblick über die ganze zur Verfügung stehende Seite zu geben.

Für die Vorschau auf die Druckseite ist eine spezielle Funktion zuständig: die Seitenansicht. Sie aktivieren diese Funktion über den Befehl Seitenansicht des Menüs Datei oder über einen Klick auf das Symbol Seitenansicht der Standard-Symbolleiste.

Diese spezielle Vorschau wurde in das Menü aufgenommen, in dem auch die Druckbefehle stehen, da sie als die letzte Überprüfung vor dem tatsächlichen Ausdruck zu verstehen ist. Sie sollten es sich zur Regel machen, vor dem Druck den Text noch einmal auf dem Bildschirm „auszudrucken“, um so Layoutfehler zu erkennen, bevor sie zu Papier kommen. Dies spart Verbrauchsmaterialien und Zeit.

Mit der [Esc]-Taste oder durch einen Klick auf die Schliessen-Schaltfläche beenden Sie die Darstellung der Seitenansicht.

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