Nachdem Sie AutoText-Einträge definiert haben, stehen Ihnen diese direkt zum Zugriff bereit. Um den Inhalt eines AutoText-Eintrags in ein Dokument aufzunehmen, gibt es zwei Verfahren. Die erste Vorgehensweise ist die schnellere, setzt aber voraus, daß Sie den Namen des AutoText-Eintrags auswendig kennen. Alternativ hierzu können Sie AutoText-Einträge auch aus der Liste auswählen und einfügen.
Wenn kein Leer-, Satz- oder Sonderzeichen den eingegeben Text vom AutoText-Namen trennt, so wird der AutoText nicht eingefügt..
Im Fall der Direkteingabe erfassen Sie einfach den Namen des Bausteins im Text und betätigen im Anschluß daran die Taste §. Word ersetzt daraufhin den Namen des Textbausteins durch seinen Inhalt.
Bei der direkten Verwendung von AutoText-Namen im Text müssen Sie darauf achten, daß die Schreibweise des Namens übereinstimmt. Diese Übereinstimmung bezieht sich auch auf Leer- und Sonderzeichen, die Sie ja im Namen benutzen können. Die Groß-/Kleinschreibung des AutoText-Namens braucht jedoch nicht identisch zu sein. Daraus folgt, daß stets nur ein AutoText-Eintrag mit gleichem Namen je Vorlagendatei gespeichert werden kann. Sie müssen aber nicht den kompletten Namen der AutoText-Einträge eingeben. Eindeutige Abkürzungen sind auch zulässig, beispielsweise ein einzelner Buchstabe, wenn lediglich ein AutoText-Name mit diesem Buchstaben beginnt. Sollte Word aufgrund Ihrer Abkürzung keinen AutoText-Eintrag eindeutig erkennen können, so werden Sie mit einem Hinweis in der Statusleiste aufgefordert, weitere Zeichen einzugeben.
AutoText-Einträge, die aus einer unformatierten reinen Zeichenfolge ohne Absatzschaltung bestehen, übernehmen beim Einfügen die Zeichenformatierung der Formatvorlage des aktuellen Absatzes. Eine Zeichenformatierung, die von der Formatvorlage abweicht, wird vom eingefügten AutoText-Eintrag ignoriert. Eine Ausnahme ist gegeben, wenn Sie der als AutoText gespeicherten Zeichenkette die Zeichenformatierung manuell (sogenannte Direktformatierung) zugeordnet haben. Falls Sie dem Text vor der Aufnahme als AutoText-Eintrag eine bestimmte Zeichenformatierung zuweisen, wurde diese mitgespeichert und wird beim Einsatz des AutoText-Eintrags auch berücksichtigt.
Die Alternative zur direkten Einfügung eines AutoText-Eintrags mit der [F3]-Taste bietet Ihnen Einblick in die Liste der verfügbaren AutoText-Einträge. Plazieren Sie zunächst die Einfügemarke im Dokument an der gewünschten Einfügestelle. Öffnen Sie dann das Menü Einfügen > AutoText, wählen Sie eine der Kategorien und aktivieren Sie aus der Liste der AutoText-Einträge den AutoTexte, den Sie einfügen möchten. AutoText-Einträge, die Sie von Hand eingefügt haben erscheinen in dieser Liste unter der Kategorie Standard. Möchten Sie den Befehl AutoText aus dem Menü Einfügen lieber als eigene Symbolleiste darstellen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Farbbalken des Untermenüs und ziehen das Menü mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Positions.
Möchten Sie sich vor dem Einfügen eines AutoText-Eintrags ein Bild vom Inhalt machen, müssen Sie das Dialogfenster Extras > AutoKorrektur öffnen und in die Registerkarte AutoText wechseln. Der Inhalt eines AutoText-Eintrags wird – soweit möglich – in Vorschau-Feld angezeigt. So sind Sie im Bilde darüber, was Sie Ihrem Text hinzufügen. Wenn es sich bei einem AutoText-Eintrag um eine Grafik oder ein Objekt handelt, zeigt Word das Element in der Originalgröße an, soweit diese im Ausschnitt darstellbar ist. Feldfunktionen werden mit dem Ergebnis dargestellt, das sie beim Aufnehmen hatten und mit dem sie auch wieder ins Dokument eingefügt werden. Den Inhalt eines AutoText-Eintrags übernehmen Sie durch doppeltes Anklicken eines Listeneintrags oder durch Markierung bzw. manuelle Eingabe des AutoText-Namens und Bestätigung durch Einfügen oder [Return]. Über den Befehl Symbolleiste aktivieren Sie die AutoText-Symbolleiste.