Word: AutoText-Einträge erstellen

Textbausteine heißen in Word AutoText-Einträge. AutoText-Einträge können im Widerspruch zu ihrem Namen nicht nur Text, sondern auch Grafiken enthalten, ja sogar die Mischung dieser beiden Elemente ist möglich. Die Kapazität eines AutoText-Eintrags ist nicht begrenzt, so daß Sie sich keine Gedanken über die Länge des Textes machen müssen, den Sie in einen AutoText-Eintrag aufnehmen. Allerdings liegt der große Vorteil von AutoText-Einträgen darin, daß häufig wiederkehrende Wörter, Wortfolgen, Sätze und Absätze nicht jedesmal neu eingegeben werden müssen, sondern sich über den Namen des AutoText-Eintrags in den Text einfügen lassen.

Die Namen von AutoText-Einträgen können bis zu 32 Zeichen lang sein und alle Zeichen – einschließlich Leerzeichen – enthalten.

Jeder AutoText-Eintrag hat einen Namen. Der Name eines AutoText-Eintrags dient gleichzeitig der Identifizierung seines Inhalts und dem Einfügen des gespeicherten Textes. Daher sollten die AutoText-Namen möglichst kurz und prägnant sein. Dies erleichtert die Arbeit mit AutoText-Einträgen erheblich.

AutoText-Einträge eignen sich für viele Aufgaben. Da in ihnen nicht nur der reine Text oder die Grafik, sondern auch die Formatierung und die Position der Elemente gespeichert werden können, lassen sich auch kompliziertere Anwendungen durch AutoText-Einträge auf die Eingabe eines Namens beschränken. So ist es z.B. möglich, in einem AutoText-Eintrag gleichzeitig den Firmennamen und das Firmenlogo in der gewünschten Position zu speichern.

AutoText-Einträge erstellen

Beim Erstellen von AutoText-Einträgen sollte zwischen zwei Aufgaben unterschieden werden. Zum einen beschleunigen sie die Texteingabe, indem gespeicherte Zeichenfolgen einfach in den Text übernommen werden. Das Format des aktuellen Absatzes gilt dann auch für die eingefügte Zeichenfolge. Zum anderen können die Bausteine der Textgestaltung dienen, indem sie eigene Formatierungen und gar Positionierungen mitbringen. Diese AutoText-Einträge sollen auch später immer so dargestellt werden, wie sie ursprünglich formatiert und aufgenommen wurden.

Einen AutoText-Eintrag, der das Absatzformat der Einfügestelle übernimmt, definieren Sie, indem Sie ihn ohne Absatzzeichen markieren. Wenn Sie das Absatzzeichen mit dem Text zusammen markieren, werden auch seine Informationen, also die Absatzformatierung und gegebenenfalls die Position des Absatzes, im AutoText-Eintrag mitgespeichert. Das ist nicht vorteilhaft bei AutoText-Einträgen, die sich reibungslos in den fortlaufenden Text eingliedern sollen. Bei AutoText-Einträgen, die der Gestaltung, eventuell sogar der grafischen Aufbereitung eines Textes dienen, ist es aber ein wünschenswerter Effekt. Beachten Sie diesen Unterschied beim Markieren des Textes, den Sie als AutoText-Eintrag speichern möchten. Unter anderem wird durch die Markierung über sein späteres Format entschieden.

Für einen AutoText-Eintrag ohne eigene Formatierung geben Sie einfach den gewünschten Text in ein Dokument ein und markieren die Zeichenfolge, ohne zuvor Formatierungen vorzunehmen.

Weiterhin ist entscheidend, ob Sie den Text, den Sie in den AutoText-Eintrag aufnehmen, mit einer besonderen Zeichenformatierung, z.B. unterstrichen, formatiert haben. Manuelle Formatierungen werden in AutoText-Einträgen zusammen mit dem Text abgespeichert.

Um einen formatierten AutoText-Eintrag zu erstellen, geben Sie zunächst den Text ein, den Sie in den AutoText-Eintrag aufnehmen möchten. Wenn Sie eine Grafik im Textbaustein speichern möchten, binden Sie sie in das Dokument ein, formatieren Sie Text und Grafik, und – wenn Sie es wünschen – positionieren Sie die Elemente. Anschließend markieren Sie die Absätze, die der Textbaustein aufnehmen soll, unter Einschluß der Absatzzeichen und – sofern gewünscht – samt Positionsrahmen oder Textfeld.

Die markierte Passage nehmen Sie als AutoText-Eintrag auf, indem Sie im Menü Einfügen das Untermenü AutoText öffnen und dort den Befehl Neu aktivieren. Im Dialogfeld AutoText erstellen erscheinen im Einfügefeld Name für AutoText-Eintrag die ersten Zeichen – maximal zwei Worte und/oder 32 Zeichen – des markierten Eintrags, die Sie durch einen eigenen AutoText-Namen ersetzen können.

Auch Grafiken die mit der Option Über den Text legen eingefügt wurden lassen sich in AutoText-Einträge aufnehmen. Das Dialogfenster AutoText erstellen bleibt jedoch leer.

Die automatische Namensgebung kapituliert, wenn Grafiken oder Objekte markiert sind, denen kein Text vorausgeht. In diesem Fall greift Word nach den Sternen (*), um das Unbenannte zu benennen. Dieses Sternchen taucht auch am Ende des AutoText-Namens auf, wenn ein Text zu kurz ist und ihm ein namenloses Element folgt. Feldfunktionen werden übrigens – je nach Darstellung im Text – mit ihrem aktuellen Ergebnis oder dem „besternten“ Namen der Feldfunktion aufgenommen, wobei die Sternchen die Feldbegrenzer repräsentieren. In jedem Fall eignen sich die Sternchen nicht für eine differenzierte Namensgebung und Sie sollten sie durch eine eindeutigere Zeichenfolge im Feld Name für AutoText-Eintrag überschreiben.

Um einen AutoText-Eintrag in einer beliebigen Dokumentvorlage zu speichern, müssen Sie ein Dokument auf der Basis der gewünschten Dokumentvorlage öffnen..

Standardmäßig werden AutoText-Einträge in die GLOBALE Dokumentvorlage NORMAL.DOT aufgenommen, sind also anschließend für alle anderen Dokumente verfügbar. Sie können jedoch auch eine andere Dokumentvorlage als Speicherort eines AutoText-Eintrags wählen. Voraussetzung hierfür ist, daß die Dokumentvorlage oder ein Dokument auf Basis dieser Dokumentvorlage geöffnet ist. Um einen AutoText-Eintrag in einer anderen Dokumentvorlage zu speichern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Geben Sie den Text des zukünftigen AutoText-Eintrags ein.

2. Markieren Sie den gewünschten Text.

3. Öffnen Sie im Menü Einfügen > AutoText das den Befehl AutoText.

4. Wählen Sie in der Registerkarte AutoText im Feld Suchen in die Dokumentvorlage, in die der AutoText-Eintrag aufgenommen werden soll.

5. Vergeben Sie im Eingabefeld Bei Eingabe dieses Textes Tip anzeigen den gewünschten AutoText-Namen.

6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

AutoText-Einträge werden stets in der Vorlage gespeichert, die Sie Ihnen zugewiesen haben, also entweder in der Datei NORMAL.DOT oder in der aktiven Vorlagendatei.

Nachdem Sie den AutoText-Eintrag definiert haben, steht er Ihnen nun im Text zur Verfügung. Beachten Sie, daß der AutoText-Eintrag zwar der Liste der AutoText-Einträge hinzugefügt wurde, bislang aber noch nicht gespeichert ist. Die Speicherung von Änderungen in einer Dokumentvorlage erfolgt erst beim Beenden des Programms, beim Schließen des Dokuments oder durch den Befehl Datei > Alles speichern.

Wenn Sie Word beenden oder den Befehl Datei > Alles speichern anwählen, wird für sämtliche offenen Dateien, die Änderungen aufweisen, nacheinander abgefragt, ob der Inhalt der Datei gespeichert werden soll. Allerdings muß die Speicherung der globalen AutoText-Einträge und Befehlsänderungen – dies betrifft die NORMAL.DOT – nur dann separat bejaht werden, wenn Sie unter Extras > Optionen > Speichern die Automatische Anfrage für Speicherung von Normal.dot markiert haben. Ansonsten geht Word davon aus, daß alles, was Sie schaffen, auch bewahrenswert ist. Änderungen, die sich auf spezielle Vorlagen beziehen, werden beim Schließen oder globalen Speichern von Dokumenten auf jeden Fall mit dem Namen der Vorlage abgefragt. Erst nachdem Sie diesen Speichervorgang abgeschlossen haben, sind Ihre AutoText-Einträge tatsächlich in einer Vorlagendatei abgelegt.

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