Word: AutoZusammenfassen

Wenn Sie Ihrem Text vorab einen Ausblick oder eine Zusammenfassung hinzufügen möchten, so geht Ihnen hierbei im Menü Extras die Funktion AutoZusammenfassen zur Hand. Diese AutoZusammenfassung ist allerdings nicht nur für eigene Dokumente, sondern gerade auch für Texte fremder Hand interessant, die zur Infomation auf Ihren Recher flattern. Während beim Papier ein rascher Blick oft genügt, um zu erkennen, worum es in einem Schreiben geht, ist es so einfach bei einer Email oft nicht. Selbst nach dem Öffnen eröffnet sie sich – je nach Länge der Nachricht und Bildschirmanzeige – nur zum Teil und für den Blick aufs Ganze muß der Leser durchs Dokument scrollen. Noch schwieriger wird es bei längeren Dokumenten, die auf elektronischem Weg in die Hand (auf den Rechner) des Empfängers gelangen. Das Auge findet nicht den gewohnten Halt und den raschen Überblick.

Bei der Analyse eines Textes sucht Word nach Schlüsselwörtern, die eine Passage hervorheben. Auch Wörter wie „Plus“ und „Minus“ führen zur Auf¬nahme in die Zusammenfassung, da hier wahrscheinlich eine Wertung vorliegt.

Nach dem Aufruf des Befehls AutoZusammenfassen im Menü Extras analysiert die Funktion zunächst Ihren Text auf Textpassagen, die für die Zusammenfassung in Betracht kommen. Je nach Größe des Textes kann dies durchaus mehrere Minuten in Anspruch nehmen.

Nachdem Word den gesamten Text analysiert hat, wird das Dialogfenster AutoZusammenfassung geöffnet. Im unteren Teil des Fensters können Sie unter Länge der Zusammenfassung im Dropdown-Feld Prozent vom Originalden Umfang der Zusammenfassung einstellen. Zur Wahl stehen hierbei die Prozentwerte 10%, 25%, 50% und 75%. Die Einträge 10 Sätze, 20 Sätze, 100 Wörter oder weniger sowie 500 Wörter oder weniger verwundern auf den ersten Blick, da dies absolute Werte sind. Diese werden jedoch nach Ihrer Auswahl umgehend in einen Prozentwert in Relation zur Größe des Originaldokuments gesetzt. Unterhalb des Auswahlfeldes gibt Word die Wort- und Satzzahl der Zusammenfassung und die Länge des Originals in Wörtern und Sätzen an.

Vier Arten der Zusammenfassung bietet Word an:

Schwerpunkte hervorheben eigent sich lediglich zur Ansicht auf dem Bildschirm. Hierbei werden alle in die Zusammenfassung aufzunehmenden Passagen gelb markiert innerhalb des Originaldokuments dargestellt. Mit Hilfe des Schiebereglers Prozent vom Original in der Symbolleiste AutoZusammenfassen können Sie die zuvor gewählte Größe der Zusammenfassung ändern.

Kurzfassung oder Exposé am Beginn des Dokuments einfügen führt den Text der Zusammenfassung am Dokumentanfang zusammen. Eingeleitet mit der Überschrift „Zusammenfassung“ wird diese in das Originaldokument eingefügt. Im Gegensatz zu der Zusammenfassung Schwerpunkte hervorheben läßt sich der zuvor gewählte Wert für die Größe der Zusammenfassung nicht ändern.

Neues Dokument erstellen, welches die Zusammenfassung enthält kopiert alle als Zusammenfassung hervorgehobenen Textpassagen in ein neues Dokument. Auch hier ist keine nachträgliche Änderung des Umfangs der Zusammenfassung möglich.

Nur die Zusammenfassung im aktuellen Dokument einblenden läßt den Originaltext des Dokuments verschwinden und zeigt lediglich den Text der Zusammenfassung an. Diese Funktion steht im direkten Zusammenhang mitSchwerpunkte hervorheben. So ist es auch hier möglich den zuvor gewählten Prozentwert der Zusammenfassung nachträglich zu ändern. Über die erste Schaltfläche der Symbolleiste AutoZusammenfassen wechseln Sie zwischen den beiden Ansichten Zusammenfassung anzeigen – Hervorheben.

Während die Option Kurzfassung oder Exposé am Beginn des Dokuments einfügen das Original-Dokument ändert, wird mit Neues Dokument erstellen, welches die Zusammenfassung enthält ein neues eigenständiges Dokument für die Zusammenfassung erstellt.

Die beiden Optionen Schwerpunkte hervorheben und Nur die Zusammenfassung im aktuellen Dokument einblenden blenden in das Originaldokument Hervorhebungsmarkierungen ein und aktivieren die Symbolleiste AutoZusammenfassen. In ihr läßt sich der prozentuale Wert des markierten Textes weiterhin verändern über das Symbol Zusammenfassung anzeigen – Hervorheben zwischen den beiden Darstellungsformen umschalten. Solange die Symbolleiste aktiv ist können Sie den Text samt Markierungen auch ausdrucken. Allerdings sind die Markierungen der AutoZusammenfassung rein temporärer Natur, lassen sich daher nicht speichern und verschwinden wieder wenn Sie über die Schaltfläche Schließen die Anzeige der AutoZusammenfassung beenden. Word stellt hiermit den unmarkierten Zustand vor Aufruf des Befehls AutoZusammenfassen wieder her. Änderungen im Dokument, die Sie während der Ansicht der Hervorhebungen eingeben bleiben hierbei jedoch erhalten.

Die Zusammenfassung oder zumindest ein Teil der Zusammenfassung kann automatisch in die Dokumenteigenschaften einfließen. Hierbei werden mehr oder weniger Treffsicher die Felder Titel, Thema, Autor, Stichwörter undKommentar aktualisiert. Für die automatische Aufnahme der Informationen in die Dateieigenschaften aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumenteigenschaften aktualisieren.

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