Word: Berechnungen in Tabellen und Texten

Nun sind Tabellen nicht nur ein Ort der optischen Gestaltung von Texten und Übersichten, sondern traditionell auch die Stelle, an der mehr oder minder umfangreiche Berechnungen durchgeführt werden.

Die einfachste Art, eine Berechnung in einer Tabelle durchzuführen, ist es, die Einfügemarke in die Zelle zu setzen, in der das Ergebnis erscheinen soll, und mit dem Befehl Tabelle > Formel eine Berechnungsformel einzugeben.

Beim Aufruf des Dialogfelds Formel analysiert Word die aktuelle Tabelle. Wenn in der Spalte über der aktuellen Zelle eine oder mehrere Zahlen zu finden sind, schlägt das Programm den Eintrag: {=SUM(ÜBER)} im Feld Formel vor. Sollte es hier bezüglich Ziffern nicht fündig werden, analysiert es die Zeile links der Einfügemarke und gibt, sofern es hier eine oder mehrere Zahlen entdeckt, im Feld Formel die Zeile {=SUM(LINKS)} vor. Wenn beide Suchrichtungen nicht zum Erfolg führen, bleibt das Feld bis auf ein Gleichheitszeichen leer, das übrigens als Beginn aller Berechnungen obligatorisch ist. Um eine Addition durchzuführen, können Sie nun selbst im Anschluß an das Gleichheitszeichen Ihre Berechnung ins Feld Formeleingeben

=Sum()

Wenn Sie mit dem Umgang der Rechenoperationen innerhalb von Tabellen vertraut sind, können Sie mit einem Klick auf das Symbol Summe in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen das Feld unter Umgehung des DialogfensterTabelle > Formel in eine Tabelle einfügen. Hierbei analysiert Word ebenfalls den Inhalt der Felder über und neben der aktuellen Zelle und fügt die entsprechende Summenformel gegenenfalls selbständig ein. Kann Word keine Folge finden, wird das Feld lediglich mit dem Gleichheitszeichen gefüllt und muß manuell nachbearbeitet werden, da dieses Feld zu einem Fehler führt.

Zwischen die Klammern setzen Sie eine Richtungsangabe oder einen Zellbezug. In jedem Fall haben Sie die Möglichkeit, die Richtung, auf die sich die Berechnung erstreckt, selbst zu bestimmen. Hierfür stehen Ihnen vier Richtungen zur Verfügung:

Richtung – Berechnung

(Über) – Bezieht die aufeinanderfolgenden Zellen mit Zahlen oberhalb der aktuellen Zelle in die Berechnung ein

(Unter) – Bezieht die aufeinanderfolgenden Zellen mit Zahlen unterhalb der aktuellen Zelle in die Berechnung ein

(Links) – Bezieht die aufeinanderfolgenden Zellen mit Zahlen links der aktuellen Zelle in die Berechnung ein

(Rechts) – Bezieht die aufeinanderfolgenden Zellen mit Zahlen rechts der aktuellen Zelle in die Berechnung ein

Haben Sie (Über) gewählt, so werden auch später eingefügte Zeilen zwischen dem ersten Wert und dem Berechnungsfeld berücksichtigt.

Voraussetzung ist, daß die Zahlen nicht durch eine Leerzeile oder eine Textzeile getrennt sind. Die Berechnung beginnt neben der aktuellen Position der Einfügemarke – die eigene Zelle wird nicht in die Rechenoperation einbezogen – in der ersten Zelle, die mit einer Zahl anfängt, und erstreckt sich in der vorgegebenen Richtung bis zur nächsten Zelle, die nicht mit einer Zahl beginnt.

Datumsangaben werden in Berechnungen einbezogen, und führen in Berechnungen zu groben Fehlern. Achten Sie also darauf, daß weder Datums- noch Zeitangaben stören, die Sie berechnen möchten.

Das Zahlenformat, in dem die Berechnung ausgegeben wird, richtet sich nach den Werten, die in die Berechnung einfließen, solange Sie nicht ein eigenes Format definieren. Diese Definition können Sie im Dialogfeld Formel im Feld Zahlenformatvornehmen, die Ihnen in einer Dropdown-Liste sieben verschiedene Zahlenbilder zur Auswahl stellt. Statt dessen können Sie in dieses Feld auch ein eigenes Zahlenbild eintragen.

Neben der Addition, die durch die Bezeichnung „Sum“ gekennzeichnet ist, stehen Ihnen für Berechnungen weitere Funktionen zur Verfügung. Die Bezeichner für diese Berechnungen können Sie der Dropdown-Liste Funktion einfügen entnehmen. Beachten Sie, daß Ausdruckfelder stets mit einem Gleichheitszeichen beginnen müssen, dem der Funktionsbezeichner folgt.

Als Rechenoperationen kommen bei der Verwendung des Tabellenfeldverweises folgende Ausdrücke in Betracht: ABS(), AND(), AVERAGE(), COUNT(), DEFINED(), FALSE, IF(), INT(), MAX(), MIN(), MOD(), NOT(), OR(), PRODUCT(), ROUND(), SIGN(), SUM(), TRUE

Um eine andere Funktion als „Sum“ zu verwenden, müssen Sie im Dialogfeld Formel zunächst den Eintrag unter Formel löschen – sofern einer vorliegt -, das Gleichheitszeichen aber bestehen lassen. Wählen Sie nun die gewünschte Funktion aus der Liste Funktion einfügen, und ergänzen Sie dann in den runden Klammern den Bezug, also entweder die Richtung, in der die Funktion in der Tabelle wirksam werden soll, Bezugskoordinaten (die im folgenden erläutert werden), oder eine oder mehrere Textmarken.

Sofern Sie Zahlen oder Zahlenkolonnen mit Einfügen > Textmarke gekennzeichnet haben, können sie auf diese Textmarken Bezug nehmen. Sie haben im Dialogfeld Formel unter Textmarke einfügen Zugriff auf die Textmarken des Dokuments, die Sie aus dieser Liste in die Klammer als Bezug übernehmen können. Beachten Sie hierbei, daß der bestehende Inhalt der Klammer nicht automatisch gelöscht wird, sondern manuell entfernt werden muß. Sollen die Zahlen verschiedener Textmarken in die Rechenoperation einbezogen werden, so trennen Sie diese durch ein Semikolon:

=Sum(kasse;bank)

Sollten Sie die Summe einer einzelnen Textmarke berechnen wollen, die sich beispielsweise auf mehrere zusammenhängende Tabellenzellen bezieht, so müssen Sie auch in diesem Fall das Semikolon und nachfolgend eine Null eingeben:

=Sum(ausgaben;0)

Auch die Kombination von Richtungsbezügen und Textmarke ist möglich. So läßt sich beispielsweise von den Kasse-Einnahmen, die in einer Tabelle gelistet sind, die Einlagen abziehen, die bei Übernahme der Kasse bestand:

=Sum(über;-Einlage)

Wie Sie an diesem Beispiel erkennen können, ist es durchaus möglich, mit der Summe-Funktion auch Subtraktionen durchzuführen, indem einfach das Minusvorzeichen zum Bezug – hier der Textmarke – hinzugenommen wird.

Innerhalb von Tabellen können Sie im Feld Formel mit Hilfe von Zellkoordinaten auf einzelne Tabellenzellen verweisen, die Sie genau wie die Richtungsangaben oder Textmarken in runden Klammern an die Funktionsbezeichnung anschließen. Für die Verweise auf Tabellenzellen gilt ein einfaches Koordinatensystem, das seinen Nullpunkt an der Ecke des obersten linken Zelle hat. Die Zeilen werden von oben nach unten und die Spalten von links nach rechts durchgezählt. Jedes Zelle hat also zwei Ordnungszeichen, die aus dem Schnittpunkt von Zeile und Spalte resultieren. Die Zeilen werden numerisch, die Spalten alphabetisch gekennzeichnet. Die erste Zelle einer Tabelle trägt also immer das Koordinatenzeichen „A1“, den sogenannten absoluten Zellbezug. Das heißt: Die so bezeichnete Zelle steht immer in der ersten Zeile der ersten Spalte der aktuellen Tabelle. Die Kennbuchstaben für die Spalten können hierbei in Groß- oder Kleinschreibung eingegeben werden.

Um auf mehrere Tabellenzellen zu verweisen, trennen Sie die einzelnen Zellenkoordinaten durch Semikola. Ein solcher Zellenverweis hat die Darstellungsform:

c5;b3;d6

Um auf ganze Zeilen zu verweisen, lassen Sie die Spaltenangabe weg und wiederholen die Zeilenkoordinate, getrennt durch einen Doppelpunkt (:) . Mit

5:5

verweisen Sie also auf die fünfte Zeile einer Tabelle.

Auf die gleiche Weise verweisen Angaben ohne Zeilenbezug auf eine ganze Spalte. Der Zellenbezug

c:c

verweist somit auf die dritte Spalte einer Tabelle.

Wenn Sie sich auf eine Gruppe von Tabellenzellen beziehen möchten, die nebeneinander liegen, können Sie auch die Koordinaten zweier Zellen angeben, die die Eckpunkte der Zellengruppe bilden. Die beiden Eckkoordinaten werden nun aber durch einen Doppelpunkt getrennt. Um sich beispielsweise auf die Tabellenzellen der Spalten zwei und drei in der dritten, vierten und fünften Zeile zu beziehen, geben Sie statt

b3;c3;b4;c4;b5;c5

folgende Eckkoordinaten ein:

b3:c5

Alternativ können Sie die Koordinaten der anderen beiden gegenüberliegenden Ecken eingeben:

b5:c3

Die Verweise auf Tabellenzellen finden ihren Einsatz ausschließlich in Feldfunktionen, in denen mit ihrer Hilfe auf Zellen der aktuellen Tabelle verwiesen werden. Die einzige Ausnahme besteht darin, daß innerhalb einer Tabelle eine Textmarke definiert wurde. Über den Namen der Textmarke kann auch auf die Tabellenfelder anderer Tabellen im Dokument zugegriffen werden.

In diesem Zusammenhang soll kurz auf die Art eingegangen werden, wie die Bezüge im Dialogfeld Formel ausschauen. Wählen Sie aus der Liste Funktion einfügen eine Funktion aus. Beachten Sie, daß die Formel stets mit einem Gleichheitszeichen beginnen muß. Dem Gleichheitszeichen folgt die Angabe der mathematischen Operation, die ausgeführt werden soll. Hinter der Operation nennen Sie die Tabellenzellen, auf die sich die Operation bezieht. Die zu berechnenden Tabellenzellen werden mit einer runden Klammer zusammengefaßt. Die Multiplikation von drei Zellen sieht beispielsweise so aus:

=PRODUCT(a5;b3;c4)

Sie können auch eine Operation für eine ganze Zeile oder Spalte vorgeben. Den Mittelwert der Spalte 5 berechnen Sie folgendermaßen:

=AVERAGE(e:e)

Wenn Sie die Formel mit OK bestätigen, fügt Word in Ihr Dokument ein Ausdrucksfeld ein, dessen Ergebnis in der Regel direkt angezeigt wird. Lediglich wenn die Anzeige der Feldfunktionen aktiviert wurde – beispielsweise in den Optionen in der Registerkarte Ansicht – sehen Sie statt des Ergebnisses der Berechnung den Inhalt der Feldfunktion. Wenn Sie die Feldfunktion bzw. ihr Ergebnis markieren, können Sie im Kontext-Menü der rechten Maustaste mit dem Befehl Feldfunktionen anzeigen [ein/aus] oder mit dem Tastenschlüssel H+) zwischen den beiden Anzeigemodi umschalten. Das Ausdrucksfeld einer Summe, die sich in einer Tabelle auf die darüberliegenden Zellen bezieht, erscheint als Feldfunktion so:

{ =SUM(ÜBER) }

Die geschweiften Klammern sind das typische Merkmal von Feldfunktionen und treten – im Gegensatz zu ihrem Pendant im normalen Zeichensatz – nur paarweise auf. So kommt es, daß immer das ganze Feld markiert wird, sobald Sie einen der beiden Feldbegrenzer markieren.

Innerhalb der Feldfunktion können Sie die Bezüge ändern und das Ergebnis aktualisieren. Diese Aktualisierung des Ergebnisses ist auch erforderlich, wenn Sie Zahlen, auf die sich die Berechnung bezieht, verändern. Wenn Sie das Dialogfeld Formelaufrufen, während das Ergebnis oder die Feldfunktion markiert ist, wird das aktuelle Feld auch hier direkt angezeigt und kann verändert werden. Durch OK wird das Ergebnis aktualisiert. Für die Aktualisierung müssen Sie aber nicht den Weg über das Dialogfeld wählen; sie können sie auch direkt im Dokument vollziehen.

Um das aktuelle Ergebnis der Feldfunktion zu erhalten, müssen Sie die Funktionstaste ) drücken, während sich die Einfügemarke innerhalb oder unmittelbar vor der Funktionsklammer befindet oder die Feldfunktion bzw. ihr Ergebnis markiert ist. )berechnet die Funktion und zeigt das Ergebnis an. Sicherheitshalber sollten Sie den gesamten Text über Bearbeiten > Alles markieren markieren und die Funktionstaste ) zur Feldaktualisierung drücken.

Über die hier genannten Ausdrucks-Funktionen hinaus bietet Word die Möglichkeit, viele weitere Berechnungen und Analysen über Feldfunktionen durchzuführen. Mehr hierüber erfahren Sie im Teil @@@ dieses Buches.

Über das Dialogfeld Formel lassen sich auch im normalen Text Berechnungen anstellen, wobei ebenfalls auf Textmarken zurückgegriffen wird. Die Textmarken können auf einzelne Zahlen, aber auch auf ganze Absätze oder durch Tabulatoren strukturierte Listen Bezug nehmen. Bei Textmarken, die auf Textpassagen liegen, werden alle Zahlen in die Berechnung einbezogen, die sich in der so markierten Verweisstelle finden. In die Berechnung werden nicht nur Zahlen, sondern auch Ziffern einbezogen, die am Anfang von Zeichenketten stehen. So lassen sich beispielsweise auch Additionen vollziehen, die auf unstrukturiertem Datenmaterial basieren. Doch auch Rechenoperationen werden in Textmarkenpassagen erkannt und in die Berechnung einbezogen. Lediglich Datums- und Zeitangaben stellen wieder ein Hindernis für die Berechnung dar.

Achten Sie bei der Berechnung von Texten darauf, daß innerhalb der Markierung kein Ausrufungszeichen vorkommt, da dies zu Fehlfunktionen bei der Berechnung führen kann.

Da Word nur Zahlen und Rechenoperationen als Kriterien seiner Berechnungen von Textmarken verwendet, können Sie mit „=Summe (Textmarkenname;0)“ das Programm durchaus auch Berechnungen in Texten durchführen lassen. Solange die Zahlen nicht mit Rechenoperationen verbunden werden, werden sie addiert. Aber Word identifiziert bei seiner Analyse des Textes auch Rechenzeichen, denen Zahlen vorangestellt werden.

Folgende Rechenoperationen stehen Ihnen im Textgefüge zur Verfügung, wenn Sie Berechnungen mittels Textmarken durchführen.

Operation – Zeichen – Wirkungsweise (Beispiel)

Addition + Wirkungsweise 1 + 1 oder 1+1 oder 1 1 oder 1(text)1

Subtraktion –  Wirkungsweise 2 – 1 oder 2-1 oder 2(text)-1 oder 2-(text)1

Multiplikation * Wirkungsweise 2 * 3 oder 2*3 oder 2*(text)3 oder 2(text)*3

Division /  Wirkungsweise 8 / 4 oder 8/4 oder 8/(text)4 oder 8(text)/4

Prozent %  Wirkungsweise 100 * 14 % oder 14%*100 oder 100(text)*14% oder 14%(text)*100

Potenz ^ und ein Zahlenwert, der größer oder gleich 1 ist – Wirkungsweise 4^4 oder 4(text)^4 (die vierte Potenz zur Basis 4 = 256)

Wurzel ^ und ein Zahlenwert zwischen 0 und 1, wobei der Wurzelexponent auch als eingeklammerte Bruchzahl dargestellt werden kann. – Wirkungsweise 256^0,25 oder 256^(1/4) oder 256(text)^0,25 oder 256(text)^(1/4) (die vierte Wurzel zur Basis 256 = 4)

Auch für Tabellen können Textmarken definiert werden. Über den Namen der Textmarke haben Sie dann an anderer Stelle Zugriff auf eine Tabellenzelle oder eine Gruppe, eine Zeile oder Spalte, indem Sie die betreffenden Koordinaten angeben. Textmarken können Sie einzelnen Zellinhalten, Zellbereichen, ganzen Zeilen, oder Spalten zuweisen. Eine Textmarke gilt stets für die ganze Tabelle, auch wenn sie in einer einzelnen Zelle angelegt ist. Daher müssen Sie die Koordinaten für den Bezug auch von der ersten Zelle der Tabelle aus berechnen und nicht etwa von der Position der Textmarke. Ein entsprechender Verweis im Text hat folgende Form:

=SUM(Kosten a2;Kosten e2)

So können Sie in großen Tabellen beispielsweise schnell von den Ausgaben zu den Einnahmen wechseln.

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