Word: Beschriftungen eingeben

Um einer Grafik eine automatisch numerierte Beschriftung beizufügen, bietet Word ein eigenes Dialogfeld. Bevor Sie das Dialogfeld Beschriftung aufrufen, sollten Sie die Grafik markieren. So ist der Bezug der Beschriftung beim folgenden Ablauf festgelegt:

1. Nachdem Sie das zu beschriftende Element – beispielsweise die Abbildung – markiert haben, wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Beschriftung.

2. Im Dialogfeld wird im Feld Beschriftung angezeigt, mit welcher Bezeichnung und welcher Nummer die Beschriftung erfolgt. Die Bezeichnung, die vor der Nummer angegeben wird, und die Nummer können im Feld Beschriftung nicht geändert werden. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, einen ergänzenden Text in das Feld aufzunehmen, der die Abbildung, die Tabelle oder z.B. das Diagramm erläutert.

3. Klicken Sie auf OK, um die Beschriftung einzufügen.

Wichtig ist, daß Sie bei fortlaufend numerierten Beschriftungen stets die gleiche Beschriftung anwenden und nicht zwischendurch einen Bezeichnungswechsel vollziehen. In diesem Fall gerät nämlich die Numerierung, die über {Seq}-Felder erfolgt, durcheinander. Die Bezeichnung, die Sie definieren und für die Beschriftung auswählen, ist nämlich gleichzeitig der Folgename, anhand dessen das {Seq}-Feld verschiedene Numerierungen nebeneinander verwaltet. Sie haben also durchaus die Möglichkeit, eine Sequenz für Abbildungen separat neben der Numerierung von Diagrammen laufen zu lassen.

Die Kategorie, die gleichzeitig im Text vor der Nummer ausgegeben wird, können Sie im Dropdown-Feld Kategorie wechseln. Die Kategorien Abbildung, Gleichung und Tabelle, die Word vorgibt, können leicht durch eigene Kategorien ergänzt werden, indem Sie Neue Kategorie anwählen und im Fenster Kategorie hinzufügen unter Kategorie einen Namen für die Beschriftung eingeben. So können Sie, wenn’s erwünscht ist, Ihre Abbildungen mit „Abb.“ beschriften oder eine Kategorie „Diagramm“ oder „These“ aufnehmen.

Falls Sie die Numerierung einer gelöschten Kategorie später im Dokument doch wieder aufgreifen möchten, so ist das kein Problem. Legen Sie sie einfach wieder als Neue Kategorie an und sie wird – die übereinstimmende Schreibweise vorausgesetzt – fortgeführt.

Selbstdefinierte Kategorien können Sie – im Gegensatz zu den drei Standardkategorien von Word – mittels Kategorie löschen wieder entfernen, sofern Sie sie zuvor in der Liste Kategorie angewählt haben. Beschriftungen, die Sie mit dieser Kategorie bereits ins Dokument eingegeben haben, sind von der Löschung nicht betroffen.

Änderungen, die Sie in diesem Dialogfeld vornehmen, beziehen sich nur auf die Kategorie, die momentan angewählt ist.

Nicht nur die Beschriftungskategorie, sondern auch das Format der Numerierung steht zur Disposition. Mit dem Befehl Numerierung öffnen Sie das Dialogfeld Numerierung der Beschriftung. Im Dialogfeld stehen Ihnen im Listenfeld Format fünf verschiedene Numerierungsformate – von arabisch über alphabetisch bis römisch – zur Verfügung.

Voraussetzung für die Nennung von Kapitelnummern in der Beschriftung ist, daß das Dokument mit der Standardformatvorlage Überschrift gestaltet wurde.

Außerdem lassen sich die Kapitelnummern in der automatische Numerierung nennen, indem Sie Kapitelnummer einbeziehen aktivieren. Nun läßt sich unter Kapitel beginnt mit Formatvorlage aus der Dropdown-Liste die Überschrifts-Formatvorlage auswählen, deren aktuelle Nummer in der Beschriftung erscheinen soll. Welches Trennzeichen Kapitelnummer und Numerierung trennt, wählen Sie im gleichnamigen Dropdown-Feld aus dem Angebot der Striche und Punkte aus.

Das Listenfeld ist nur anwählbar, wenn Sie vor Aufruf des Dialogfeld das ganze Element markiert haben, auf das die Beschriftung Bezug nimmt.

Die Position, an der die Numerierung erscheinen soll, legen Sie im Listenfeld Position fest. Sie haben dann im Dialogfeld Beschriftung in der Dropdown-Liste Position die Wahl, ob Sie die Beschriftung Über dem Element oder Unter dem Element ins Dokument aufnehmen möchten.

Beschriftungen für Grafiken, die mit der Option „Über den Text legen“ eingefügt wurden, werden in einem Textfeld unter- bzw. oberhalb der Grafik eingefügt.

Zwar ist es nicht erforderlich, das Element oder die Absätze zu markieren, die beschriftet werden sollen, doch das empfiehlt sich, da die Beschriftungsfunktion dafür sorgt, daß Beschriftung und Bezugselement nicht getrennt werden. Erreicht wird dies durch die automatische Formatierung des führenden Absatzes mit der Formatierung Absätze nicht trennen, die Sie im Dialogfeld Absatz in der Registerkarte Zeilen und Seitenwechsel finden. Diese Formatierung betrifft bei Beschriftungen Über dem Element die Beschriftung selbst und bei Unter dem Element den letzten Absatz des Bezugselements.

Grafiken in Textfeldern, die nachträglich neu dimensioniert werden, verlieren den gestalterischen Bezug zu Beschriftung.

Bei bestehenden Textfeldern oder Positionsrahmen, in die Beschriftungen aufgenommen werden sollen, empfiehlt es sich, Textfeld oder Positionsrahmen zu markieren – im schraffierten Rahmen erscheinen dann die acht Anfasser -, bevor die Funktion Beschriftung aufgerufen wird. In diesem Fall wird die Beschriftung automatisch in den Positionsrahmen aufgenommen, oder bei in einem neuen Textfeld an das bestehende Textfeld angeknüpf.

Wenn Ihnen das Zeichen oder Absatzformat der Beschriftungen nicht zusagt, können Sie es unter Format > Formatvorlage in der Liste der Formatvorlagen markieren. Sie erkennen es leicht am Namen: Es heißtBeschriftung. Mit Bearbeiten > Format aktivieren Sie eine Liste, die Ihnen Zugriff auf die bekannten Dialogfelder bietet. Ändern Sie die Gestaltung der Beschriftung nach eigenem Gusto, und bestätigen Sie die Änderung anschließend.

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