Word: Brief als Datei speichern

Um einen Text in einer späteren Sitzung weiterzubearbeiten, muß der Text gesichert werden. Da er bislang nur im Speicher des Rechners vorhanden ist, würde er beim Beenden von Word verloren gehen.

Eine Möglichkeit der Textsicherung ist der Ausdruck eines Textes. Der PC stellt allerdings eine weitaus flexiblere Sicherung der Daten zur Verfügung: die Sicherung auf Diskette oder Festplatte. Hierbei wird der Text in eine spezifische Form gebracht. Die Form wird „Datei“ genannt. Auf Texte, die in einer Datei gespeichert wurden, können Sie jederzeit wieder zurückgreifen und diese immer wieder verwenden und sogar verändern:

1.Öffnen Sie das Menü Datei.

2.Wählen Sie den Eintrag Speichern unter.

3.Wählen Sie nun den Zielordner, in dem Sie die das Dokument speichern möchten. Über die Dropdown-Liste Speichern in können Sie auf alle Laufwerke zugreifen.

4.Im Dialogfeld Speichern unter geben Sie im Eingabefeld Dateiname den Dateinamen an, beispielsweise 1999-06-13 TeXeT – Anfrage Pit Bit.

Vorgegeben ist bereits ein Dateiname, der sich aus dem Inhalt des ersten Absatzes im Text ergibt. Dieser vorgegebene Dateiname ist markiert, so daß der erste Buchstabe den Sie eingeben, diesen ersetzt.

Folgende Zeichen dürfen im Dateinamen nicht enthalten sein: Schrägstrich (/), Backslash (), Größer als (>), Kleiner als (<), Sternchen (*), Fragezeichen (?), Anführungszeichen („), Pipe-Zeichen (|), Doppelpunkt (:) und Semikolon (;)

Bei der Vergabe von Dateinamen sollten Sie darauf achten, daß diese so aussagekräftig sind, daß Sie auch nach einiger Zeit noch erkennen, welchen Inhalt das Dokument hat.

Dem Dateinamen folgt eine Erweiterung von drei Zeichen. Darum brauchen Sie sich nicht zu kümmern, da die Erweiterung (.DOC) von Word automatisch ergänzt wird.

5. Nachdem Sie Dateiname und Zielordner ausgewählt haben, speichern Sie die das Dokument mit OK oder [Return].

Wenn Sie ein Dokument speichern, können Sie in einem separaten Dialogfeld Informationen zum Dokument eintragen. Diese Einträge erleichtern Ihnen später die Verwaltung der Dateien, die Sie mit Word erstellt haben. Daher sollten Sie schon von Anfang an darauf achten, von dieser Funktion Gebrauch zu machen. Die Eingabe erfordert kaum eine Minute und erspart später oft lange Suchaktionen nach Dokumenten, deren Namen nicht mehr präsent sind.

Soll das Dialogfeld Eigenschaften automatisch beim Speichern eines neuen Dokuments aktiviert werden, können Sie dies als Optionen einstellen. Dazu wählen Sie Extras > Optionen und wechseln zum Register Speichern. Aktivieren Sie anschließend die Option Automatische Anfrage für Dateieigenschaften.

Über den Menüpunkt Datei > Eigenschaften gelangen Sie in das Register Zusammenfassung, in dem Sie Angaben zum aktuellen Dokument eingeben können. Um Einträge oder Änderungen vorzunehmen, brauchen Sie das gewünschte Feld lediglich zu markieren oder die Einfügemarke mit der Maustaste im Feld zu plazieren. Die Erfassung der Information erfolgt dann auf die gleiche Weise wie die übliche Texteingabe.

Nachdem Sie Ihre Eingaben gemacht haben, schließen Sie das Dialogfeld mit OK oder [Return].

Nachdem der Text gespeichert ist, wird er noch immer am Bildschirm dargestellt. Sie können nun direkt mit der weiteren Bearbeitung des Textes fortfahren, ihn anschließend mit Datei > Speichern unter unter einem anderen Dateinamen speichern oder mit Datei > Speichern in der bereits bestehenden Datei sichern. Der alte Inhalt der Datei wird hierbei durch die neue Version überschrieben, geht also verloren.

Die Gelegenheit, ungesicherte Versionen von Dokumenten als Datei abzuspeichern, wird Ihnen auch beim Beenden von Word geboten. So wird Vorsorge gegen den Datenverlust durch ein unvorsichtiges Programmende geleistet.

Um den Text aus dem Fenster zu löschen, wählen Sie im Menü Datei den Befehl Schliessen. Falls Änderungen im Dokument vorgenommen wurden erhalten Sie nun noch automatisch die Gelegenheit, die neue Version zu speichern. Die Vorgehensweise hierbei entspricht dem normalen Speicherprozeß.

Um Word zu beenden, bietet sich zum einen im Menü Datei der Menüpunkt Beenden an. Wenn Sie ihn anwählen, vollzieht sich der Abschlußprozeß, in dem auch überprüft wird, ob neue oder geänderte Dokumente vorliegen. Die gleiche Wirkung hat der Tastenschlüssel [Alt][F4].

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