Word: Datenbanken importieren

Neben den verschiedenen Möglichkeiten der Übernahme von Daten aus unterschiedlichen Programmen und der Palette der Erweiterungen, die die OLE-Funktionalität bringt, bietet Word auch die Möglichkeit, direkt auf externe Datenbanken zuzugreifen. Möglich macht dies die Open Database Connectivity, kurz ODBC. Unter diesem Begriff verbirgt sich die Schnittstelle für offene Datenbankverbindungen zu nichtrelationalen und relationalen Datenbanken. Mittels ODBC haben Sie die Möglichkeit, aus Ihrer laufenden Anwendung heraus auf externe Datenbanken zuzugreifen. Word wird ausgeliefert mit den Treibern für Datenbanken in den Anwendungsformaten von MS Access, FoxPro 2.5, Paradox, dBase 4 und in reinen Textformaten.

Datenbanken importieren

Um auf eine Datenbank zuzugreifen, aktivieren Sie die Symbolleiste Datenbank die sich im Kontext-Menü aktivieren läßt, wenn Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich der Symbolleisten klicken. In ihr aktiviert das Symbol Datenbank einfügen das Dialogfeld Datenbank

Das Dialogfeld Datenbank ist in drei Teilbereiche aufgeteilt:

Auswahl der Datenquelle, Einstellung der Abfrage-Optionen und Übernahme der Daten:

1. Leiten Sie den Zugriff auf die Datenquelle mit dem Befehl Daten Importieren ein.

2. Im folgenden Dialogfenster Datenquelle öffnen – das dem Dialogfenster Datei > Öffnen entspricht – wechseln Sie in den Ordner, in dem die Datenbankdatei gespeichert ist. Die Liste Datentyp zeigt Ihnen die Skala der Anwendungen, deren Dateiformate Sie einlesen können. Hierbei finden sich neben dem Word-Format auch andere Textformate und, sofern Anwendungen installiert sind, die Daten, die mittels DDE (Dynamic Data Exchange) Word im dynamischen Datenaustausch zur Verfügung stehen.

Alle Dateien, auf die Sie mittels des Dialogfelds Datenbank öffnen zugreifen möchten, sollten die Grundvoraussetzung erfüllen, Daten in Form einer Tabelle zur Verfügung zu stellen. Unwesentlich ist es hierbei zunächst, ob es sich um eine Tabelle handelt, die durch Listentrennzeichen oder Tabulatoren strukturiert ist, also in einem Textformat vorliegt, oder über ein Gitternetz verfügt, wie beispielsweise die Tabellen von Word oder Excel, oder eine Datenbanktabelle ist, solange sie kompatibel zu den installierten ODBC-Treibern bleibt.

So kommt es, daß Sie neben den gängigen Datenbanken MS Access, MS FoxPro, dBase und Paradox mit Excel-Tabellen und Dokumenten beinahe aller beliebigen Textformate arbeiten können.

Dieses Kontrollkästchen sorgt dafür, daß das Dialogfeld Datenquelle bestätigen auf jeden Fall geöffnet wird. Ansonsten wird dieses Dialogfeld nur eingeblendet, wenn das Format der Datei nicht eindeutig erkannt wird.

3. Wählen Sie die Datei aus, die Sie als Datenquelle öffnen möchten. Um den Treiber oder Filter, der für die Übernahme der Daten verantwortlich ist, selbst zu bestimmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Import wählen.

Die eigenhändige Auswahl kann schon bei reinen Textdateien nötig werden, wenn Word nicht erkennt, ob es sich um ein MS-DOS-Textformat oder einen ANSI-Zeichensatz handelt.

Im Dialogfeld Datenquelle bestätigen bietet Word die Konvertierfilter und Schnittstellen an, die für die Übernahme zur Verfügung stehen. So besteht bei Excel beispielsweise die Möglichkeit, zwischen der DDE-Verbindung, für die Excel gestartet wird, der Konvertierung des Tabellenblatts, der Übernahme über die ODBC-Schnittstelle und einen Konverter zu wählen. Wenn Ihrer Meinung nach kein Konvertierungsprogramm bzw. Treiber der Liste der Datenquelle entspricht, wählen Sie das Kontrollkästchen Alle Anzeigen an. Hierdurch werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Formate angezeigt.

Das Dialogfeld Trennzeichen im Steuersatz öffnet sich nur, wenn Word die Feld-Trennzeichen und Datensatz-Trennzeichen nicht identifizieren kann. Sie haben in den beiden Listenfeldern die Möglichkeit, aus einer breiten Skala möglicher Trennzeichen zu wählen. Hilfreich ist dabei, daß das Feld Vorschau Ihnen Einblick in das Dokument gewährt.

Bei DDE-Verknüpfungen müssen Sie beachten, daß das Quellprogramm der Datenquelle installiert sein muß, da es für den dynamischen Datenaustausch gestartet wird.

Sofern Sie auf eine Datenbank zugreifen, deren Anwendungsprogramm installiert ist, bietet das Dialogfeld Datenquelle bestätigen die Wahl zwischen dem Zugriff über ODBC, DDE und Konvertierung.

Der Zugriff auf Datenbanken aktiviert je nach Struktur der Datenquelle das Dialogfeld Tabelle wählen, in dem Sie sich für eine Tabelle der Datenquelle der Liste Tabelle entscheiden können. Unter Optionen legen Sie fest, welche Datenbankelemente Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Diese sind abhängig von der Datenbank.

Wählen Sie im Dialogfenster Datenbank unter Datenoptionen nun Abfrageoptionen, und bestimmen Sie, nach welchen Kriterien Datensätze und Felder der Datenbank übernommen werden sollen.

1. In der Registerkarte Datensätze filtern des Dialogfelds Optionen für Abfrage können Sie bis zu sechs Kriterien für die Auswahl von Datensätzen bestimmen, welche untereinander mit den logischen Operatoren Und bzw. Oder verbunden werden.

Wählen Sie unter Feld aus, welche Datenquellenfelder die Kriterien für die Auswahl enthalten. Sie können hierzu jedes Datenquellenfeld der Datentabelle nutzen. Den Operator bestimmen Sie im FeldVergleich. Er legt die Bedingung fest, nach dem die Auswahl erfolgen soll. Folgende boolesche Operatoren bietet Word an:

Mit diesen Operatoren lassen sich numerische wie alphanumerische Inhalte der Datenfelder überprüfen.

Gleich, Ungleich, Kleiner als, Grösser als, Kleiner oder gleich, Grösser oder gleich, Ist leer und Ist nicht leer

Im Feld Vergleichen Mit geben Sie ein, welches Kriterium beim Vergleich erfüllt sein muß bzw. nicht erfüllt sein darf, damit der Datensatz übernommen wird.

Mit Alle löschen entfernen Sie alle Bedingungen. In diesem Fall werden alle Datensätze der Datenquelle ins Dokument aufgenommen.

2. Die Registerkarte Datensätze sortieren erlaubt Ihnen, die Datensätze mittels dreier Sortierschlüssel, die sich auf die Datenfeldnamen beziehen, Aufsteigend oder Absteigend zu sortieren. Die Quelldatei wird hierbei nicht modifiziert.

Wenn Sie Felder in einer anderen Reihenfolgen übernehmen möchten als der, die in der Datenbank besteht, können Sie die Registerkarte Felder auswählen hierzu nutzen. Wählen Sie zunächst Alle entfernen und übernehmen Sie die Feldnamen einfach sukzessive in der gewünschten Folge von der Liste Felder in Datenquelle in die Liste Ausgewählte Felder. Die Reihenfolge der Feldnamen, die hier von oben nach unten angezeigt wird, erscheint später im Dokument in der Tabelle von links nach rechts.

3. In der Registerkarte Felder auswählen bestimmen Sie, welche Felder der Datenbank Sie in Ihr Dokument übernehmen wollen. Beim ersten Öffnen der Registerkarte sind die Listen Felder in Datenquelle und Ausgewählte Felder identisch – alle Felder sind selektiert. Die Schaltflächen zwischen den beiden Listen verändern je nach aktivierter Liste ihre Funktion. Befindet sich die Eingabemarke in der ListeFelder in Datenquelle, so haben die beiden Schaltflächen die Funktion Auswählen und Alle auswählen. Sie können nun mittels der Schaltflächen auswählen, welche Felder in Ihr Dokument übernommen werden sollen. Wenn die Liste Ausgewählte Felder aktiviert ist, heißen die beiden Schaltflächen Entfernen und Alle entfernen, und Sie haben nun die Möglichkeit, Felder wieder aus dem Dokument zu entfernen.

Das Kontrollkästchen Feldnamen einschliessen bestimmt, ob die Feldnamen als erste Zeile der Tabelle übernommen werden sollen.

Nach Abschluß der Einstellungen im Dialogfeld Optionen für Abfrage erscheint im Dialogfeld Datenbank unter Abfrage-Optionen die Zeile Optionen für Abfrage wurden eingestellt. Im nächsten Schritt können Sie noch überTabelle AutoFormat das Format der Tabelle bestimmen.

Wenn Sie alle Eingaben vorgenommen haben, fügen Sie die Datenbank-Tabelle mit Daten einfügen in das aktuelle Dokument ein. Sie können hierbei im Dialogfeld Daten einfügen auswählen, welche Datensätze eingefügt werden sollen.

Wenn Sie die Option Feldnamen einschliessen aktiviert haben und die Datenbank nicht als Feld einfügen, so sollten Sie die erste Zeile der Tabelle als Überschrift formatieren.

Möchten Sie alle Datensätze einfügen, wählen Sie Alle. Andernfalls geben Sie die Grenzen mit Von und Bis ein. Wenn Sie die Tabelle mit der Option Daten Als Feld einfügen übernehmen, wird die Verbindung zur Datenbank mit der Feldfunktion {Database} dokumentiert. Diese Verbindung hat den Vorteil, daß Änderungen an der externen Datenbank ins Dokument übernommen werden, wenn Sie das Feld aktualisieren. Sie können dann allerdings in Word selbst keine dauerhaften Veränderungen an der Datenbanktabelle vornehmen.

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