Word: Datentabellen bearbeiten

Zur Bearbeitung der Datenbanktabelle stehen Ihnen in der Symbolleiste Datenbank folgende Befehle zur Verfügung:

Das Symbol Datenmaske öffnet das Dialogfeld Datenmaske, in dem Sie Zugriff auf die Datenfelder der Datentabelle haben.

Im Dialogfenster Datenmaske wechseln Sie mittels Datensatz direkt zur Nummer des eingegebenen Datensatzes. Die äußeren Pfeilsymbole neben dem Eingabefeld Datensatz aktivieren den ersten oder letzten Datensatz der Tabelle, während die inneren Pfeilsymbole einen Datensatz rückwärts bzw. vorwärts wechseln. Mit Suchen aktivieren Sie das Dialogfeld Suchen, dessen Bedienung weiter unten neben dem Symbol Datensatz suchen erläutert wird. Beachten Sie, daß bei diesem Aufruf die Suchergebnisse im Dialogfeld Datenmaske angezeigt werden, während Sie mit Beginnen und Weitersuchen die Datentabelle durchforsten. Um eine Fundstelle zu bearbeiten, müssen Sie das Dialogfeld Suchen wieder Schliessen. Die Schaltfläche Neuer Datensatz legt einen neuen Datensatz am Ende der Tabelle an, während Löschen den aktuell angezeigten Datensatz entfernt. Wiederherstellen lassen sich nur Löschungen in Datenfeldern des aktuellen Datensatzes, nicht aber komplett entfernte Datensätze.

Datenquelle schließt ebenso wie OK das Dialogfeld und setzt die Einfügemarke in der Tabelle an den Anfang des angewählten Datensatzes.

Das Symbol Feld-Manager öffnet das Dialogfeld Feld-Manager, in dem Sie Feldnamen Umbenennen, Hinzufügen oder Entfernen können..

Namen, die Sie in der Liste Feldnamen im Steuersatz markieren, lassen sich samt Spalte der Tabelle Entfernen; da hierbei auch die Datenfeldinhalte der Spalte verloren gehen, muß diese Aktion nochmals bestätigt werden. MitUmbenennen kann im Dialogfeld Feld umbenennen dem markierten Feld der Liste Feldnamen im Steuersatz ein Neuer Feldname gegeben werden.

Das Symbol Neuen Datensatz hinzufügen legt eine neue Tabellenzeile am Ende der Datentabelle an und setzt die Einfügemarke an den Anfang des leeren Datensatzes.

Das Symbol Datensatz löschen entfernt die Tabellenzeile, in der die Einfügemarke steht bzw. alle ganz oder teilweise markierten Tabellenzeilen samt der Inhalte ihrer Datenfelder. Der Datensatz wird ohne weitere Abrage umgehend gelöscht.

Das Symbol Aufsteigend sortiert die Datensätze aufsteigend gemäß der Spalte, in der die Einfügemarke steht; sind mehrere Spalten markiert, gilt die erste (linke) Spalte als Sortierschlüssel.

Das Symbol Absteigend sortiert die Datensätze absteigend gemäß der Spalte, in der die Einfügemarke steht; sind mehrere Spalten markiert, gilt die erste (linke) Spalte als Sortierschlüssel.

Das Symbol Datenbank einfügen aktiviert das Dialogfeld Datenbank, mit dem sich – wie oben beschrieben – Daten in Dokumente importieren lassen.

Das Symbol Felder aktualisieren entspricht dem Tastenschlüssel ), mit denen sich Feldfunktionen aktualisieren lassen. Sofern die Datenbank mittels eines {Database}-Feldes in das Dokument eingefügt wurde, lassen sich mittels dieses Symbols die aktuellen Werte der markierten Tabelle aus der externen Datenbank importieren.

Das Symbol Datensatz suchen öffnet das Dialogfeld In Feld suchen. Unter Suchen geben Sie die Zeichenkette ein, die Sie finden möchten, und wählen unter In Feld den Namen des Feldes bzw. der Spalte, in dessen Datenfeldern die Zeichenkette zu finden sein soll. Die Zeichenkette muß hierbei nur mit einem Teil des Feldinhaltes, mit diesem aber exakt – ausgenommen Groß-/Kleinschreibung – übereinstimmen. Platzhalter brauchen Sie im Feld Suchen nicht zu verwenden. Wenn Sie mit Beginnen und Weitersuchen die Suche vollziehen, werden die Fundstellen direkt in der Datenbanktabelle durch die Markierung der Tabellenzeile angezeigt. Bearbeiten können Sie die Fundstelle aber erst, nachdem das Dialogfeld wieder geschlossen wurde.

Das Symbol Seriendruck-Hauptdokument hat keine Bewandtnis, solange die Datenbanktabelle nicht als Datenquelle für den Seriendruck dient.

Sollte das Dokument keine identifizierbare Feld- und Datensatzstruktur aufweisen, aktiviert die Anwahl der Datenbank-Symbole das Dialogfeld Trennzeichen im Steuersatz, in dem Sie die vorliegende Strukturierung manuell bestätigen können. Wenn Sie hiervon mit Abbrechen Abstand nehmen oder eine Wahl treffen, die Word auf den markierten Inhalt der angeblich strukturierten Liste nicht anwenden kann, werden Sie mittels der Meldung Die aktuelle Markierung beinhaltet keine gültige Tabelle oder liste auf diesen Umstand aufmerksam gemacht. Das Dialogfeld Trennzeichen im Steuersatz erscheint nicht bei den Symbolen Datenbank einfügen, Felder aktualisieren oder Seriendruck-Hauptdokument.

Die Änderungen, die Sie an Datenbanktabellen im Dokument vornehmen, sind nicht von Dauer, wenn Sie die Datenbanktabelle als {Database}-Feld eingefügt haben. Die nächste Aktualisierung der Feldfunktion bringt die Tabelle wieder auf den Stand, der in der verbundenen, externen Datenbank herrscht – sei es nun eine relationale Datenbank, eine externe Tabelle oder eine strukturierte Textliste. Anders sieht die Sachlage bei Tabellen aus, die keine Verbindung nach außen vorweisen. Bei ihnen eignet sich die Symbolleiste Datenbank mit ihrem Befehlsreservoir als gutes Verwaltungswerkzeug.

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