Word: Der AutoText-Eintrag Sammlung

Word stellt Ihnen in der AutoText-Liste einen besonderen AutoText-Eintrag zur Verfügung. Dieser Textbaustein trägt den Namen Sammlung. Seine Besonderheit besteht darin, daß sein Inhalt nicht überschrieben wird, wenn Sie eine neue Zeichenfolge in ihm abspeichern. Statt dessen wird die neue Markierung dem bestehenden Inhalt hinzugefügt. So können Sie quer durch verschiedene Dokumente Zitate oder Grafiken aufnehmen und alles zusammen in einem anderen Dokument einfügen.

Der Eintrag Sammlung wird gefüllt, indem Sie eine markierte Passage mit dem Tastenschlüssel [Strg][F3] direkt in ihm aufnehmen. Die Passage wird hierbei im Text gelöscht. Wenn Sie mehrere Passagen aus einem oder verschiedenen Dokumenten in ihm aufnehmen, werden diese Passagen in der Sammlung hintereinander in der Reihenfolge der Aufnahme gespeichert. Das heißt, die erste Passage kommt zuerst und die letzte Passage zuletzt. Alle Markierungen werden stets bei der Übernahme gelöscht.

Falls Sie das Löschen von Passagen verhindern möchten, verschieben Sie die Markierung zunächst in die Sammlung ([Strg][F3]) und nehmen Sie das Kommando dann wieder zurück ([Alt][Rücktaste]).

Um den AutoText-Eintrag Sammlung in ein Dokument einzufügen, steht die Tastenkombination [Strg][Shift][F3] zur Verfügung. Mit diesem Tastenschlüssel rufen Sie den kompletten Inhalt des AutoText-Eintrags ab und fügen die gespeicherten Passagen allesamt an der Position der Einfügemarke in das aktive Dokument ein. Der AutoText-Eintrag wird hierdurch geleert und steht nun wieder zur weiteren Verfügung bereit.

Da der Eintrag Sammlung verschiedene Einträge hintereinander aufbewahren muß, schließt er jeden Eintrag intern mit einer Absatzschaltung ab. Diese Absatzschaltung hat das Standardformat von Word. Wenn Sie also mehrere Einträge aufgenommen haben und diese in den Text einfügen möchten, befindet sich zwischen jedem aufgenommenen Eintrag eine Absatzschaltung, die Sie gegebenenfalls entfernen müssen.

Sammlung ist der einzige AutoText-Eintrag, der auch leer sein kann. Dies ist der Fall, nachdem er durch [Strg][Shift][F3] geleert wurde. Alle anderen AutoText-Einträge haben stets einen Inhalt, auch wenn der Inhalt nur aus einem Leerzeichen besteht. Der Inhalt des AutoText-Eintrags Sammlung läßt sich daher nur einmal mit [Strg][Shift][F3] einfügen.

Den AutoText-Eintrag Sammlung können Sie nicht über das Menü Einfügen > AutoText oder die AutoText-Symbolleiste einfügen – er steht hier nicht zur Verfügung.

Wenn Sie es vorziehen, den Inhalt des AutoText-Eintrags Sammlung für weitere Zugriffe zu erhalten, fügen Sie ihn nicht mit [Strg][Shift][F3], sondern in der gewohnten Weise ein. Dies hat zur Folge, daß der Inhalt der Sammlung nicht gelöscht wird.

Wenn Sie sich die AutoText-Liste das erste Mal anschauen, kann es durchaus sein, daß kein Eintrag mit dem Namen Sammlung enthalten ist. Sobald Sie aber einmal Text oder Grafik mit [Strg][F3] gesammelt haben, wird auch der Eintrag vorhanden sein. Er läßt sich dann übrigens auf die übliche Art einfügen, überschreiben oder löschen.

Wie Sie sich vorstellen können, lassen sich auch Absatzformate als AutoText-Einträge speichern. Hierfür braucht nur das Zeichen am Absatzende (¶) markiert und unter einem Namen aufgenommen zu werden. In diesem Zeichen sind ja die Formatierungen des Absatzes und auch seine Positionierung vermerkt. Word bietet allerdings für Formatvorlagen eine weitaus übersichtlichere und wirksamere Möglichkeit.

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