Word: Der Dokumentindex

Suchen mit Textrecherche lassen sich auf Sekunden reduzieren, indem Sie für ein Laufwerk oder einen Ordner samt Unterordnern einen Index erstellen. In diesem Fall machen sich die beschriebene Suchaktionen einen Dokumentindex zunutze, statt die Dokumente einzeln zu durchsuchen, was ungleich schneller geht.

Um das Durchsuchen größerer Textsammlungen zu beschleunigen, wurde bei der Installation von Office das Programm Indexerstellung in die Systemsteuerung eingebunden. Beim ersten Start der Indexerxtellung werden eventuell benötigte Programmteile nachinstalliert.

Das Programm Indexerstellung durchsucht Ihre Dokumente, zerlegt sie in Stichwörter, und speichert, wo es sie gefunden hat. Im Hintergrund während Ihrer Arbeit aktualisiert die Indexerstellung periodisch die Indexdateien und hält sie auf dem neusten Stand.

Um in den Genuß des automatischen Index zu kommen, müssen Sie zunächst die Laufwerke oder Ordner angeben, auf denen sich Ihre Texte befinden und die daher durchsucht und indiziert werden sollen:

1. Rufen Sie im Startmenü der Task-Leiste von Windows unter Einstellungen die Systemsteuerung auf.

2. Starten Sie in der Systemsteuerung das Programm Indexerstellung.

3. Wählen Sie im Menü Index Sie den Befehl Index erstellen

Innerhalb eines Netzwerkes nutzen Sie automatisch die Indexdateien anderer Computers. Sie können also darauf verzichten auf jedem Computer alle Verzeichnisse des Netzwerkes angeben.

4. Im Dialogfeld Index erstellen klicken Sie auf Durchsuchen und wählen im Dialogfeld Indexerstellung suchen das Laufwerk oder den Ordner aus, in dem Sie Ihre Dokumente speichern.

5. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK. Der Eintrag im Feld In und untergeordnet zeigt Ihnen, von welches Laufwerk oder welcher Ordner samt aller Unterordner in Zukunft indiziert werden.

Um die spätere Suche zu beschleunigen können Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Wortsuche beschleunigen markieren.

6. Das Kontrollkästchen Automatische Aktualisierung fortsetzen sollte auf jeden Fall aktiv sein, damit das Programm den Index auf dem neusten Stand hält.

7. Klicken Sie auf OK, um die Indexerstellung zu starten.

Falls Sie sich informieren möchten, wann der Index eines Ordners zum letzten Mal aktualisiert wurde, so können Sie dies im Fenster Indexerstellung ersehen. In der Spalte Status ist außerdem vermerkt, wie die momentanen Zustände der einzelnen Indizes sind. Wem diese Information nicht reicht, der kann sich mit Index > Index-Bericht anzeigen einen kompletten Ablaufbericht der Indexerstellung geben lassen.

Sie haben auch die Möglichkeit den Typ der Dokumente auf Microsoft Word-Dokumente einzugrenzen. Die Voreinstellung Microsoft Office-Dokumente bezieht in die Indizierung auch Dateien von Excel , PowerPoint und Project , aber auch Webseiten ein. Gleichgültig welches der vier Programme Sie zentral nutzen, die allgemeine Einstellung für alle Office-Dokumente erweist sich bei umfassenden Recherchen als ausgesprochen hilfreich.

Falls Sie für ein weiteres Laufwerk oder einen anderen Ordner einen Index anlegen möchten, so gehen Sie in der gleichen Weise vor. Die Indexerstellung kann mehrere Indizes parallel verwalten und auf dem aktuellen Stand halten. Nachdem Sie die Indexerstellung konfiguriert haben, können Sie sie problemlos beenden. Allerdings sollten Sie hierzu im Menü Indexnicht den Befehl Schliessen und Abbrechen wählen, da dieser Befehl die Aktualisierung des Index unterbricht.

Die Pflege des Index oder der Indizes übernimmt das Programm Indexerstellung vollautomatisch. Als einzige Voraussetzung, damit Word auf den Index zugreifen kann, muß in der Startmenü-Gruppe Programme > Autostart der Befehl Microsoft Office<-Indexerstellung eingebunden sein. Dieser Eintrag erfolgt automatisch bei der Installation, so daß Sie sich auch darum nicht zu kümmern brauchen. Löschen dürfen Sie die Microsoft Office-Indexerstellung allerdings nicht aus der Autostart-Gruppe, wenn Sie auf den Index im Hintergrund Wert legen. Zu Gesicht bekommen Sie das Indexprogramm dabei nicht, da es mit einem speziellen Schalter gestartet wird, der seine Benutzerschnittstelle ausschaltet.

Die Indexerstellung tritt selbst nicht als Programm in Erscheinung, sondern wirkt nur als Funktion. Nach der Konfiguration des Indexerstellung sind in der Regel keine weiteren manuellen Eingriffe nötig. Wenn Sie allerdings an der Konfiguration Ihres PC etwas verändern, beispielsweise eine neue Festplatte einbauen, die für Dokumente reserviert sein soll, so können Sie in der Systemsteuerung von Windows jederzeit die Indexerstellung mit ihrer grafischen Oberfläche starten und im Menü Index die Steuerung selbst in die Hand nehmen. Um einen bestehenden Index zu entfernen, da Sie die Dokumente an anderer Stelle speichern, wählen Sie den Befehl Index löschen und erstellen dann auf die oben beschriebene Weise für ein anderes Laufwerk oder einen anderen Ordner einen neuen Index.

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