Word: Dokument öffnen

Einer der Vorteile einer Textverarbeitung ist die Möglichkeit, auf einmal gespeicherte Dokumente immer wieder zurückgreifen zu können. Hierzu dient der Befehl Öffnenim Menü Datei, das Symbol Öffnen und der Tastenschlüssel S+o. Den gleichen Effekt haben übrigens auch die Tastenschlüssel [Strg][F12] oder [Strg][Shift][F2].

Das Dialogfeld zeigt Ihnen zunächst den Inhalt des Ordners „Eigene Dateien“. Dies ist die Voreinstellung. Der Ordner wird automatisch eingerichtet und er wird – wenn Sie mit dem Office-Paket arbeiten – auch von den anderen Microsoft-Programmen verwendet. Sie können mit einem Klick auf das gleichnamige Symbol jederzeit in diesen Standard-Ordner zurückkehren.

Wie schon im vorigen Kapitel beschrieben, wechseln Sie mit dem Symbol Übergeordneter Ordner eine Ordnerebene nach oben. Sie können durch mehrmaliges Anwählen dieses Befehls bis zum Desktop – der höchsten Ebene wechseln – und von dort aus auf lokale Laufwerke, Laufwerke innerhalb des Netzwerkes oder auf das Internet zugreifen.

Wenn Sie im Windows-Explorer im Menü Ansicht die Option Keine MS-DOS-Erweiterung für registrierte Dateien aktiviert haben, erscheinen auch in der Dateiliste keine Erweiterungen.

Vier Darstellungsformen erleichtern Ihnen im Objektfeld den Umgang mit Ordnern und Dateien. Je nachdem, welche Art der Zusatzinformationen Sie bei der Auswahl von Dokument-Dateien benötigen, können Sie zwischen den verschiedenen Ansichten umschalten.

Sie wechseln zwischen den verschiedenen Ansichten der Auflistung von Ordnern und Dokumenten über die Schaltfläche Ansicht und den im nachfolgend geöffneten Menü aufgeführten Symbolen.

Voreingestellt ist die Ansicht Liste , in der neben dem Dateinamen sowie dem zugehörigen Symbol keine weiteren Informationen dargestellt werden. Dieser Modus ist vor allem dann vorteilhaft, wenn sich in einem Ordner viele Dokumente befinden. Sie müssen das Fenster nicht ständig mit dem Bildlaufleisten verschieben, um die Dokumentnamen darzustellen.

Wählen Sie die Ansicht Details , wenn Dateigröße, Dateityp und letztes Speicherdatum bei der Auswahl des zu öffnenden Dokuments relevant sind. In dieser Ansicht ist die Anzahl der aufgelisteten Dokumente eingeschränkt, da die Dokumente nun samt zusätzlicher Informationen zeilenweise dargestellt werden. Sie können die Liste sortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie zweimal auf eine Spaltenüberschrift, so wird die Liste nach der entgegengesetzten Sortierreihenfolge geordnet.

In der Ansicht Eigenschaften wird das Fenster zweigeteilt. Im linken Teil markieren Sie das Dokument, dessen Eigenschaften angezeigt werden. Diese Anzeige erfolgt selbstverständlich nur bei Dokumenten, in denen eine entsprechende Information gespeichert ist. Hierzu gehören unter anderem alle Dokumente von Microsoft Office. Wenn Sie vor dem Speichern einer Datei die Datei-Info des Dialogfelds Eigenschaften ausgefüllt haben, so werden im oberen Teil die erfaßten Informationen aus den Feldern Titel, Thema,Autor, Stichwörter und Kommentar dargestellt. Ebenfalls angegeben werden die Dokumentvorlage und der Name des letzten Bearbeiters der Datei. Im unteren Bereich finden Sie die Angaben aus dem Register Statistik sowie weitere Informationen des Registers Datei-Info. Abschließend werden eventuell benutzte Felder des Registers Anpassen dargestellt. Der Inhalt des Feldes läßt sich mittels der Bildlaufleiste bewegen.

Schließlich gibt es noch die Vorschau , in der der Inhalt des Dokuments dargestellt wird. Damit der Text noch leserlich erscheint, wird er nicht verkleinert, sondern auf die Breite des Vorschaufensters umgebrochen. Objekte werden ebenfalls nicht verkleinert und daher je nach Größe am rechten Rand abgeschnitten. Wenn allerdings beim letzten Speichern des Dokuments Dokument unter Datei > Eigenschaften in der Registerkarte Datei-Info das Feld Vorschaugrafik speichern markiert war, so kommt diese Übersichtgrafik zur Anzeige. Im Gegensatz zur Textanzeige bietet sie einen optischen Eindruck der ersten Druckseite, mehr allerdings nicht. Der Inhalt kann dem Bild nur schwer entnommen werden und ein Rollen durchs Dokument per Bildlaufleiste steht auch nicht frei.

Die Anordnung der Symbole läßt sich ebenfalls den eigenen Bedürfnissen anpassen. In der Regel lassen sich die bereits gespeicherten Dokumente am schnellsten finden, wenn sie alphabetisch sortiert dargestellt werden, also die Option Nach Name eingeschaltet ist. Wenn verschiedene Dokumenttypen im Ordner aufgeführt werden, lassen sich die Symbole in einzelne Typ-Gruppen aufführen – Nach Typ. Die Suche nach einem umfangreichen Dokument läßt sich hingegen mit der Ansicht Nach Größe beschleunigen. Sind aber beispielsweise die zuletzt bearbeiteten Dokument von Interesse, werden diese mit Nach Datum am schnellsten ausfindig gemacht.

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