Word: Dokument schützen

Nachdem das Layout des Formulars festliegt und sämtliche Formularfelder bestehen, muß das Formular geschützt werden. Nur bei geschützten Formularen ist anschließend der Erfassungsmodus aktiv; ungeschützte Formulare können zwar bearbeitet, nicht aber für die Datenerfassung genutzt werden. Außerdem stellt der Schutz des Formulars sicher, daß der Ausfüllende nur Zugriff auf die Formularfelder hat und den übrigen Text nicht modifiziert.

Alle Abschnitte des Dokuments schalten Sie in der Symbolleiste Formular mit dem Symbol Formular schützen auf den Erfassungsmodus um. Nun können Sie überprüfen, ob alle Formularfelder in der gewünschten Art und Weise funktionieren. Um den Formularschutz wieder auszuschalten und Änderungen vorzunehmen, klicken Sie wiederum auf Formular schützen. In der Normalansicht wird der Status der geschützten Abschnitte in der Markierung des Abschnittswechsels mit der ErgänzungEnde des geschützten Abschnitts dokumentiert. Allerdings bietet das Symbol nicht die Möglichkeit nur einzelne Abschnitte des Dokuments zu sperren oder einen Formularschutz mit Paßwort zu aktivieren.

Sollen bestimmte Bereiche in einem Formular für manuelle Änderungen offenstehen – beispielsweise um freie Textergänzungen des Anwenders aufzunehmen -, so müssen Sie für diese Bereiche eigene Abschnitte definieren:

1. Positionieren Sie die Einfügemarke an den Anfang des Bereichs, in dem die freie Texterfassung möglich sein soll.

2. Fügen Sie mittels Einfügen > Manueller Wechsel einen fortlaufenden Abschnittswechsel ein.

3. Folgen dem Bereich weitere Formularfelder, so müssen Sie nach dem Bereich, den Sie für die freie Texteingabe reservieren einen weiteren fortlaufenden Abschnittswechsel einfügen.

Um das Formular oder die Formularabschnitte einer Dokumentvorlage umfassend und abschließend zu schützen, aktivieren Sie im Menü Extras > Dokument schützen das gleichnamige Dialogfeld. Wenn das Formular einen momentan geschützten Status hat, erscheint im Menü Extras statt des Befehls Dokument schützen der Eintrag Dokumentschutz aufheben, den Sie anwählen müssen, bevor Sie das Dokument neu schützen können. Sollte bereits ein Kennwortschutz vorliegen, so müssen Sie in das Dialogfeld Dokumentschutz aufheben das Kennwort eingeben.

Im Dialogfeld Dokument schützen aktivieren Sie unter Zulassen die Option Formulare. Sollten im Dokument Abschnittswechsel vorliegen, so wird der Befehl Abschnitte aktiv, über den das Dialogfeld Abschnitt schützen aufgerufen wird. Hier bestimmen Sie in der Liste Geschützte Abschnitte, welche Abschnitte des Dokumentes nicht geschützt werden, also weiterhin für manuelle Modifikationen offen bleiben. Bestätigen Sie die Wahl der zum Schutz markierten Abschnitte mit OK.

Es empfiehlt sich, im Dialogfeld Dokument schützen den Dokumentschutz mittels Kennwort abzusichern, damit der Formularschutz nicht willkürlich aufgehoben werden kann. Nachdem das Kennwort eingegeben wurde, werden Sie aufgefordert, das Paßwort noch einmal zu wiederholen. Der Dokumentschutz kann jetzt vom Anwender nur durch die Eingabe des Kennworts wieder aufgehoben werden.

Sie können das fertige Formular jetzt als Dokumentvorlage abspeichern und als Vorlage für neue Dokumente verwenden oder mit der Dateiendung .DOC selbst zum Dokument erklären und zum direkten Ausfüllen weitergeben.

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