Word: Dokumentansichten

Word bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Bildschirmanzeige während der üblichen Texterfassung und -bearbeitung. Zwischen den Darstellungen schalten Sie im Menü Ansicht oder durch die Symbole links neben der horizontalen Bildlaufleiste um. Diese Symbole werden nur angezeigt, wenn unter Extras > Optionen in der Registerkarte Ansicht das Kontrollkästchen Horizontale Bildlaufleiste aktiv ist. Die vier Ansicht-Symbole sind fest, lassen sich also nicht ändern oder durch andere Symbole an dieser Stelle ergänzen.

Die normale Textdarstellung wird durch den Befehl Ansicht > Normal aktiviert. Der Wirkung des Menübefehls entspricht das Symbol Normalansicht neben der horizontalen Bildlaufleiste.

In der Normalansicht werden alle Zeichen so auf dem Bildschirm dargestellt, wie sie formatiert wurden, und außerdem der Inhalt von Grafiken angezeigt. Auch Absatzformatierungen wie Abstände oder Einrückungen werden am Bildschirm umgesetzt. Ignoriert wird allerdings die korrekte Position von positionierten Absätzen. Diese Absätze erscheinen in der Normalansicht nicht an der Stelle, die sie im Ausdruck belegen, sondern dort, wo sie bei der Texterfassung eingegeben wurden. Textfelder und Grafiken die mit einer anderen Umbruchart als Mit Text in Zeile eingefügt wurden werden gänzlich ausgeblendet.

In der Weblayoutansicht werden alle Textformatierungen und Grafiken auf die Ansicht und Bearbeitung auf dem Bildschirm optimiert. Im Gegensatz zur Normalansicht werden hierbei auch positionierte Elemente dargestellt – nicht dargestellt werden Kopf- und Fußzeilen Wenn Sie die Ansicht über das Symbol Online Layout-ansicht aktivieren, wird grundsätzlich auch die Anzeige der Dokumentstruktur aktiviert, mit deren Hilfe Sie schnell durch das Dokument navigieren können. Eine weitere Optimierung der Anzeige erhalten Sie wenn Sie in der Registerkarte Ansicht des Dialogfensters Extras > Optionen das Kontrollkästchen auf Fensterbreite umbrechen.

Ebenfalls im Menü Ansicht aktivieren Sie die Seitenlayoutansicht. Der Wirkung des Menübefehls entspricht das Symbol Seiten-Layoutansicht neben der horizontalen Bildlaufleiste. In diesem Darstellungsmodus, in dem Sie Text ohne Einschränkung erfassen und bearbeiten können, sehen Sie nicht nur die Zeichen, sondern das gesamte Dokument in der gewählten Formatierung. Außerdem bietet dieser Darstellungsmodus die Möglichkeit, Dokumente gezielt zu layouten.

In der Layoutansicht sind Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten, Absätze und Spalten so positioniert, wie sie auch beim Druck ausgegeben werden. Die seitenweise Formatierung wird besonders klar ersichtlich, wenn Sie mit den Richtungstasten oder der Bildlaufleiste über die Blattbegrenzungen hinausgehen. Word strukturiert Ihre Schreibfläche nämlich so, als hätten Sie ein echtes Blatt Papier vor sich, von dem der Monitor einen Ausschnitt anzeigt. So haben Sie stets die Übersicht darüber, was wo beim Ausdruck auf dem Papier stehen wird.

Unterstützt wird diese Funktion der Textgestaltung von der Möglichkeit, Elemente in Dokumenten fest zu positionieren. Zwischen den positionierten Elementen, z.B. Kopf-/Fußzeilen, Fußnoten und Grafiken, können Sie in dieser Darstellungsart mit der Tastenkombination A+Y oder A+V direkt wechseln.

Die Layoutansicht ist die Darstellung, die der Druckausgabe des Dokuments am nächsten kommt und gleichzeitig die ganze Bandbreite der Dokumentbearbeitung bietet. Daher hat diese Art der Bildschirmdarstellung, in der Sie sehen, was Sie später in die Hand bekommen, die Abkürzung WYSIWYG, also „What You See Is What You Get“, bekommen. Allerdings braucht Ihr PC je nach Ausstattung spürbar Zeit, bis Sie sehen, was auf Sie zukommt.

Diese Rechenzeit resultiert vor allem aus zwei Faktoren: Art und Geschwindigkeit Ihres Systems, an dem Sie arbeiten, und Größe des Dokuments, das Sie bearbeiten. Außerdem wird die Geschwindigkeit der Bildschirmdarstellung z.B. noch durch die Einbindung von Grafiken und umfangreichen Formatierungen verlangsamt. Daher eignet sich die Layoutansicht nur bedingt für die schnelle Texterfassung.

Bei langen Texten empfiehlt es sich bei betagteren Computersystemen, den Text im Normalmodus zu erfassen und die Layoutansicht nur für Layoutarbeiten und -überprüfungen zu aktivieren. Deaktiviert wird die Layoutansicht durch die Wahl einer anderen Ansicht. Solange die Layoutansicht aktiv ist, wird der Menübefehl durch einen Punkt gekennzeichnet.

Ein weiterer Eintrag im Menü Ansicht ist die Option Gliederung. Der Wirkung des Menübefehls entspricht das Symbol Gliederungsansicht neben der horizontalen Bildlaufleiste. Ihre Aktivität wird im Menü ebenfalls durch einen vorangestellten Punkt dokumentiert, ist aber auch direkt ersichtlich, da dieser Darstellungsmodus über eine eigene Symbolleiste verfügt.

Die Gliederungsansicht zeigt Ihr Dokument in einer Formatierung an, die sich nicht nach dem Layout, sondern nach den verschiedenen Gliederungsebenen richtet. Daher ist es auch nicht möglich, die Gliederungsanzeige gleichzeitig zur Layoutansicht zu aktivieren; jeder der beiden Modi schließt die andere Betrachtungsweise aus.

Mit der Gliederung ist es ausgesprochen einfach, Dokumente übersichtlich zu strukturieren, Bezugsebenen zu definieren und auf einzelne Überschriften und den dazugehörenden Text gezielt zuzugreifen.

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