Word: Dokumente gliedern – Die Gliederungsansicht

Gut gegliederte Texte ermöglichen nicht nur dem Leser eine bessere Orientierung, sondern geben auch bei der Erstellung des Textes eine nicht zu unterschätzende Hilfestellung. In Word existiert daher ein eigener Gliederungsmodus, dessen Anwendungsbereich jedoch weit über die einfache Strukturierung hinausgeht. Der Gliederungsmodus gewährt dem Anwender neben dem schnellen Überblick über Dokumente auch den schnellen und direkten Zugriff auf einzelne Kapitel oder Abschnitte eines Textes. Diese Funktion macht den Gliederungsmodus vor allem für umfangreiche Schriftstücke interessant. Erreicht wird dies durch eine Gliederungsfunktion, in der Überschriften auf neun hierarchische Ebenen abgestuft werden können.

Jeder Überschriftsebene können Sie Texte zuordnen, so daß sich ein komplexer Gliederungsbaum ergibt. In der Gliederungsansicht können Sie von der obersten Ebene des Gesamtkonzeptes sukzessive in einzelne Gliederungsebenen hinabverzweigen. Sie können sich aber auch die Gesamtstruktur aller Gliederungsebenen und auf Wunsch sämtliche Texte, die den einzelnen Überschriftsebenen zugeordnet sind, anzeigen lassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihr Dokument schnell anders zu organisieren, Prioritäten und Hierarchien zu verändern und Reihenfolgen zu modifizieren.

Die Gliederungsansicht

Um die Bandbreite des Gliederungsmodus von Word zu nutzen, schalten Sie in die Darstellung der Gliederung um:

• Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Gliederung, oder

• klicken Sie in der horizontalen Bildlaufleiste auf das Symbol Gliederungsansicht.

Die Darstellungsweise der Gliederungsansicht unterscheidet sich von allen anderen Dokumentansichten. Der Text ist nicht länger in Entsprechung oder Anlehnung an das Layout aufgebaut, sondern der Aufbau folgt einer hierarchischen Struktur. Je tiefer eine Ebene des Dokuments abgestuft wird, um so weiter wird sie in der Gliederungsdarstellung nach rechts verschoben. Diese optische Gliederung eines Dokuments dient auch der direkten Bearbeitung. Das heißt, je weiter Sie eine Überschrift nach rechts verschieben, um so tiefer wird diese Überschrift in der Hierarchie des Textes abgestuft.

Textabsatz

Minuszeichen Überschrift ohne Unterebenen

Pluszeichen Überschrift mit Unterebenen

Die Entsprechung zwischen Darstellung und Aufbau des Textes erleichtert die strukturierte Arbeit in der Gliederungsansicht. Um diese Struktur möglichst konsequent umzusetzen, wird in der Anzeige auf die Absatzformatierung verzichtet. Während sich die Funktions- und Formatierungsleiste in der Gliederungsansicht einschalten lassen, kann das Lineal nicht aktiviert werden. Auch die Dialogfelder Absatz undTabulatoren lassen sich nicht öffnen. Die Zeichenformatierung wird dargestellt, sofern Sie in der Gliederungsansicht den normalen Anzeigemodus benutzen.

Die Gliederungsansicht verfügt über eine eigene Symbolleiste, mit der Sie die Gliederungsstruktur des Dokuments auf einfache Art und Weise modifizieren können. Über die Symbolleiste Gliederung können Sie auch die Anzeige der Zeichenformatierungen aus- und anschalten. Wenn Sie auf die Anzeige der Zeichenformatierung verzichten möchten, schalten Sie sie mittels des Symbols Formatierung anzeigen aus.

Mit dem Symbol Nur erste Zeile beschränken Sie die Darstellung der Absätze auf die erste Zeile. Die Fortsetzung des Textes ist am Ende der Zeile durch drei Punkte gekennzeichnet. Dieses Anfangszitat erleichtert die Suche nach einem bestimmten Textabsatz innerhalb der Gliederungsansicht. Ist der Textkörper bereits auf die ersten Zeilen reduziert, erweitert das Symbol Nur erste Zeile die Anzeige wieder auf den gesamten Text. Das Feld zeigt seine Schalterwirkung nur, wenn mit dem Symbol Alle der Textkörper eingeblendet wurde.

Falls Sie mehrere Gliederungsebenen definiert haben, können Sie über diese Zahlensymbole bestimmen, bis einschließlich welcher Ebene alle Überschriften angezeigt werden sollen. Der Textkörper wird hierbei ausgeschaltet.

Der gesamte Textkörper mit allen Überschriften wird dargestellt, wenn Sie das Symbol Alle einschalten. Umgekehrt wird der Textkörper ausgeblendet, wenn Sie das Symbol ausschalten.

Neben diesen Befehlen, die sich grundsätzlich auf das gesamte Dokument auswirken, können Sie mit den beiden Symbolen Erweitern (+) und Reduzieren (-) die Darstellung für den aktuellen Absatz verändern. Falls Sie einer Überschrift mehrere Gliederungsebenen untergeordnet haben, die zur Zeit nicht angezeigt werden, können diese mit Erweitern sukzessive eingeblendet werden. Jede Aktivierung des Pluszeichens schaltet hierbei die Darstellung der nächsten Unterebene ein. Falls Sie einer Überschrift mehrere Gliederungsebenen untergeordnet haben, können Sie die untergeordneten Ebenen, die zur Zeit angezeigt werden, sukzessive ausblenden. Jede Bestätigung des Minuszeichens schaltet hierbei die Darstellung der aktuell tiefsten Unterebene aus

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