Word: Dokumente speichern

Wenn Sie im Windows-Explorer im Menü Ansicht die Option Keine MS-DOS-Erweiterung für registrierte Dateien aktiviert haben, erscheinen auch im Feld Dateityp bzw. in der Dateiliste keine Erweiterungen. Gewöhnlich werden in Windows 95 die Endungen der Dateinamen unterdrückt. Daß es sich bei einer Datei um ein Word-Dokument handelt, zeigt Windows in der Spalte Typ im Klartext an, sobald Sie die Detailansicht aktivieren.

Um einen Text immer wieder zu verwenden, speichern Sie ihn als Datei. Der Inhalt einer solchen Datei wird als Dokument bezeichnet. Mit Word erstellen und speichern Sie Textdokumente. Ein gespeichertes Dokument hat einen Dateinamen und eine Erweiterung. Die Erweiterung des Dateinamens ist durch einen Punkt vom Namen getrennt und lautet bei Word voreingestellt DOC.

Prinzipiell kann ein Dateiname zwar bis zu 255 Zeichen lang werden, doch spielen hierbei auch die Namen von Ordnern und Unterordnern mit, der sogenannte Pfad. Trotz allem schöpft die normale Dateibenennung wohl diese Kapazität kaum aus, so daß die se Begrenzung eher ein theoretisches Problem bleibt.

Der Name einer Datei kann maximal 255 Zeichen lang sein. Üblicherweise beginnt er mit einem Buchstaben. Er kann beinahe alle Zeichen enthalten, die Sie über die Tastatur eingeben können. Ausnahmen bilden lediglich folgende Zeichen:

Schrägstrich (/)

umgekehrter Schrägstrich ()

Größer-als-Zeichen (>)

Kleiner-als-Zeichen (<)

Sternchen (*)

Fragezeichen (?)

Anführungszeichen (”)

Pipe-Zeichen (|)

Doppelpunkt (:)

Semikolon (;)

Allgemein gebräuchlich ist in Dateinamen die Verwendung von Trennstrich (-) und Unterstrich (_). Diese beiden Zeichen eignen sich neben Leerzeichen besonders zur Gliederung von Dateinamen. Ein Beispiel für einen so gegliederten Dateinamen ist:

Brief-Privat Nummer 1

Aus solchen Namen läßt sich sofort ersehen, worum es sich handelt; zudem bietet die Numerierung die Möglichkeit, Dateien zu ordnen. Falls Sie vorhaben, im Laufe der Zeit viele Dokumente zu erstellen und daher Platz zur Numerierung reservieren möchten, sollten Sie führende Nullstellen eingeben, damit bei der Sortierung später alle zusammenhängenden Dateinamen in der korrekten Reihenfolge dargestellt werden. Der Dateiname

Ein gutes Ordnungsschema bietet das Tagesdatum. Der Name Brief 1999-03-12 verweist beispiels-wei¬se auf einen Brief vom 12. März 99. Und an diese Angabe läßt sich dann leicht noch der Name des Em¬pfängers anhängen: Brief 1999-03-12 Finanzamt

Brief-Privat Nummer 007

wird auch noch richtig sortiert, wenn Sie 999 Briefe erfaßt und numeriert haben,

Jeder Dateiname sollte nach Möglichkeit nur ein einziges Mal vergeben werden, da es bei Verdoppelungen sehr leicht zu Mißverständnissen kommen kann. Innerhalb eines Ordners ist es sowieso nicht möglich, zwei Dateien unter dem gleichen Namen zu speichern.

Zwar sind Ihrer Phantasie bei der Benennung von Dateien fast nur durch die Zeichenzahl Grenzen gesetzt, dennoch sollten Sie sich aber bemühen, möglichst einfache Dateinamen zu finden. Dateinamen, die eine direkte Assoziation des Dokumentinhalts ermöglichen, bewähren sich in der täglichen Praxis.

• Wenn Sie ein Dokument unter einem Namen speichern, der in genau der gleichen Zeichenfolge im Ordner bereits verwendet wird, überschreibt die neue Datei die ältere. Der Inhalt der älteren Datei geht dabei verloren. Das passiert allerdings nur, wenn wirklich alle Zeichen der beiden Dateinamen gleich sind. Und Sie erhalten auf jeden Fall einen Warnhinweis angezeigt.

• In verschiedenen Ordnern können Sie Dateinamen zwar doppelt verwenden. Allerdings sollten Sie im Sinne Ihrer Datensicherheit keinen Gebrauch davon machen: Die Gefahr ist groß, daß eine der beiden Dateien überschrieben, gelöscht oder einfach nur mit der anderen verwechselt wird. Eindeutige Namen tragen wesentlich zur gut strukturierten Dateiverwaltung bei.

Um eine Datei zu speichern, klicken Sie das Symbol Speichern in der Symbolleiste an. Die gleiche Funktion hat im Menü Datei der Befehl Speichern. Alternativ steht hierfür die Tastenkombination [Strg][S] zur Verfügung. Solange das Dokument noch keinen Dateinamen hat, öffnet sich nun das Dialogfeld Speichern unter .

Wenn das Dokument bereits gespeichert wurde, wird es durch diesen Befehl automatisch unter dem bestehenden Dateinamen gesichert. Falls das nicht in Ihrer Absicht liegt, da Sie der aktuellen Version des Dokuments einen neuen Dateinamen zuweisen möchten, müssen Sie den Befehl Datei > Speichern unter wählen oder die Funktionstaste J.

Standardmäßig schlägt Word den Ordner „Dokumente“ als Zielordner zum Speichern einer Datei vor. Um eine Datei in einem anderen Ordner zu speichern, müssen Sie den Ordner wechseln. Der Wechsel läßt sich leicht über die Liste vollziehen, die unter dem Feld Speichern in angezeigt wird. Ein Doppelklick auf eines der angezeigten Objekte genügt, um den Arbeitsbereich, das Laufwerk oder den Ordner auszuwählen. Vor den Einträgen kennzeichnen Symbole die Art der Objekte.

Ordner kennzeichnet das Symbol einer Ablagemappe.

Für Diskettenlaufwerke, Festplatten, CD und andere Speichermedien gibt es verschiedene Symbole.

Außer Laufwerken und Ordner gibt es noch Symbole für Computer und Arbeitsbereiche.

Meistens werden Dokumente auf dem eigenen Computers gespeichert, der unter Windows 98 Arbeitsplatz heißt. Wenn der Arbeitsplatz in der Liste der Speicherplatzobjekte noch nicht geöffnet ist:

1. Öffnen Sie den Arbeitsplatz mit einem doppelten Mausklick auf sein Symbol.

2. Wählen Sie nun ein Laufwerk per Doppelklick auf das Symbol einen Speichermediums.

Die Liste der Objekte unter dem Feld Speichern in zeigt, welche Ordner und Dateien vom aktuellen Ordner aus zum Zugriff bereitstehen. Ein doppelter Klick auf das Symbol eines Unterordners, öffnet ihn.

3. In ihm finden Sie Ordner, die in der Objektliste stets beim Namen genannt werden.

4. Öffnen Sie einen Ordner, indem Sie ihn doppelt anklicken.

5. Durch weitere doppelte Mausklicks auf Ordnersymbole können Sie weiter nach unten in Ordner tieferer Ebenen verzweigen.

Übergeordneter Ordner

Um wieder in höhere Ordner zu wechseln, klicken Sie auf das Symbol Übergeordneter Ordner . Über dieses Symbol läßt sich von Ebene zu Ebene aufsteigen. Statt dessen können Sie auch die Dropdown-Liste Speichern in durch einen Klick auf den Pfeil öffnen und den Ordner in der Dropdown-Liste wechseln.

Das aktuelle Disketten- oder Festplattenlaufwerk wechseln Sie über das Listenfeld Speichern in. Um die Liste zu öffnen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld Speichern in. In der Liste sind sämtliche Laufwerke des eigenen Rechners und alle geöffneten Ordner bis zum aktuellen Unterordner als Objekte angezeigt. Per Mausklick aktivieren Sie ein Laufwerk oder einen Ordner.

Sie können im Dialogfeld Speichern unter nicht nur den Ordner wechseln, in dem Sie ein Dokument speichern, Sie können auch einen neuen Ordner für das Dokument erstellen. Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen möchten, so müssen Sie zunächst in jenen Ordner wechseln, der den neuen Ordner später beinhalten soll.

1. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf das Symbol Neuen Ordner erstellen.

2. Geben Sie im Feld Name den Ordnernamen ein.

3. Schließen Sie mit OK den Vorgang ab.

Der neue Ordner erscheint nun in der Objektliste, und Sie aktivieren ihn durch einen Doppelklick.

Favoriten

Wenn Sie Ihre Dateien in verschiedenen Ordnern speichern möchten, so können Sie sich mit Hilfe der Favoriten schnell zwischen den einzelnen Ordnern hin und her bewegen. Ist ein Ordner in die Liste der Favoriten eingetragen, so wird eine Verknüpfung zu diesem Ordner angelegt, mit der Sie den Ordner mit einem einzelnen Mausklick anwählen können.

So fügen Sie einen Ordner in die Liste der Favoriten ein:

1. Navigieren Sie wie zuvor beschrieben in den gewünschten Ordner.

2. Klicken Sie mit der linken Maustaste im Dialogfenster Speichern unter auf die Schaltfläche Extras.

3. Wählen Sie im sich öffnenden Menü den Befehl Zu Favoriten hinzufügen.

Verlauf

Wenn Sie viele Dokumente mit Word schreiben und bearbeiten, kann es leicht passieren, daß Sie sich nicht mehr an einen Dateinamen eines Dokuments erinnern können. Wissen Sie jedoch noch wann Sie mit dem Dokument gearbeitet haben, können Sie mit Hilfe des Ordners Verlauf die zuletzt bearbeiteten Dokumente schnell erreichen.

Datei speichern

Um die Datei im aktiven Ordner zu speichern, benennen Sie die Datei nun im Eingabefeld Dateiname . Sie brauchen nur den Namen anzugeben. Die Namenserweiterung .DOC vergibt Word selbsttätig. Beispielsweise lautet also der Eintrag für den Beispielbrief von Herrn Bit:

Brief Nummer 1

Im Dialogfeld Speichern unter können Sie wie beinahe überall in Windows Gebrauch von der rechten Maustaste machen, um auf die Eigenschaften und Bearbeitungsmöglichkeiten eines Objekts zuzugreifen. Je nachdem, ob Sie in der Liste der Objekte ein Laufwerk, einen Ordner oder ein Dokument mit der rechten Maustaste anklicken, ändern sich die Befehle im Kontext-Menü. So lassen sich beispielsweise einzelne Ordner im Netz freigeben, während in Dokumente per Schnellansicht Einblick genommen werden kann. Was das Kontext-Menü zeigt, hängt vom angeklickten Objekt und von der Konfiguration des Systems ab. Auch Aufrufe zusätzlich installierter Programme, wie beispielsweise das Komprimierungsprogramm WinZip, können hier direkt zur Verfügung stehen.

Mit der OK-Bestätigung oder der Ü-Taste schließen Sie die Eingaben für das Speichern ab. Falls Ihr Dateiname zu viele Zeichen enthält oder unzulässige Zeichen – z.B. Fragezeichen (?) oder Sternchen (*) – weist Word Sie in einem Meldungsfenster auf einen „ungültigen Dateinamen“ hin. Sie bestätigen in diesem Fall, daß Sie den Text des Meldungsfensters zur Kenntnis genommen haben und ändern die Fehleingabe.

Mit der Bestätigung des Speichervorgangs per OK oder Ü beenden Sie die Eingaben, die nötig sind, um ein Dokument zu speichern und später wieder darauf zuzugreifen. Word ist soweit automatisiert, daß Sie im Prinzip einfach nur Speichern unter aufrufen und die vorgegebenen Einträge mit OK bestätigen brauchen. Allerdings ist dies nicht zu empfehlen, da Sie in diesem Fall nicht einmal einen eigenen, wiedererkennbaren Dateinamen vergeben. Das macht es schwer, das Dokument später auf einen Blick zu identifizieren.

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