Handy & Telefon

handy, apple, iphone, android, sms, internet …

Hard- & Software

windows 8, windows 7, xp, office, outlook, tuning …

Heim & Hobby

auto, garten, hobbys, heimwerken, kochen, …

Internet & Medien

google, suchmaschinen, internet, browser, blogs …

Lifestyle & Leben

auto, beauty, wellness, geld, gesundheit, recht …

05.12.2000 Home » Word 2000

Word: Dokumente überarbeiten

Nun beschränkt sich die Bearbeitung von Dokumenten nicht nur auf die Eingabe von Kommentaren. Viele Korrekturen müssen direkt im Text ausgeführt werden, so z.B. die Berichtigung von Rechtschreibungs- und Zeichensetzungsfehlern.

Da auch hierbei mitunter die Kontrolle des Autors gefragt ist, können Korrekturen mit Word vorläufig in den Text eingegeben werden. Diese vorläufige Korrektur wird im Menü Extras > Änderungen verfolgen mit der BefehlÄnderungen hervorheben aufgerufen. Die Überarbeitungsfunktion wird aktiviert, indem Sie im Dialogfeld Änderungen hervorheben das Kontrollkästchen Änderungen während der Bearbeitung markieren anwählen.

Den gleichen Effekt, das Kontrollkästchen Änderungen während der Bearbeitung markieren zu aktivieren, hat ein Doppelklick auf das Feld Überarbeiten in der Statusleiste mit der grauen Beschriftung ÄND. Während des Überarbeitungsmodus dokumentiert Word die Aktivität der Funktion in der Statuszeile durch die schwarze Schrift ÄND im Überabeiten-Feld. Ein Doppelklick auf dieses Feld deaktiviert den Überarbeitungsmodus wieder, schaltet also gleichzeitig im Dialogfeld Änderungen hervorheben das Kontrollkästchen Änderungen während der Bearbeitung markieren wieder aus.

Das Überarbeiten-Feld der Statusleiste regiert auch auf einen Klick mit der rechten Maustaste. In diesem Fall öffnet sich ein Shortcut-Menü mit Überarbeitungsbefehlen. Der Befehl Änderungen verfolgen hat den gleichen Effekt wie ein Doppelklick mit der linken Maustaste auf das Feld Überarbeiten und schaltet den Überarbeitungsmodus ein und wieder aus. Mit Änderungen hervorheben öffnen Sie das gleichnamige Dialogfenster, in dem Sie die Aktivität des Überarbeitungsmodus und seiner Anzeige steuern. Der Kontrolle von überarbeiteten Dokumenten dient der Befehl Änderungen akzeptiern oder ablehnen, der der gleichnamigen – und weiter unten besprochenen – Funktion im Menü Extras > Änderungen verfolgen entspricht. Mit Optionen greifen Sie, ebenso wie mit dem entsprechenden Befehl im Dialogfenster Änderungen hervorheben auf die Registerkarte Überarbeiten der Optionen zu.

Die Registerkarte Überarbeiten können Sie auch unabhängig vom Überarbeiten-Fenster über Extras > Optionen öffnen. Hier legen Sie fest, wo und wie Änderungen im Dokument markiert werden sollen. Die Markierung von überarbeiteten Zeilen kann mit Linker Rand, Rechter Rand und Aussen positioniert werden. Diese Einstellung bezieht sich zunächst auf den Ausdruck des Dokuments. Aussen bedeutet, daß die Markierungsleiste bei gerader Seitennummer am linken und bei ungerader Seitennummer am rechten Rand des Dokuments ausgedruckt wird. Bei der Bildschirmanzeige wird die Markierungsleiste in der Normalansicht links angezeigt und in der Layout- und Seitenansicht entsprechend der Druckposition wiedergeben. Die Anzeige und Druckausgabe der Markierungsleiste läßt sich mit der Option (Ohne) ausschalten. Im Feld Farbe legen Sie fest, in welcher Farbe die Markierungsleiste dargestellt werden soll. Im nebenstehenden Vorschau-Feld wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, zu beobachten, wie und wo die Markierungsleiste später im Dokument erscheinen wird. Wenn Sie keine Änderungen an der Art der Markierung vornehmen, wird die Markierungsleiste außen schwarz dargestellt.

Die Farbvergabe nach Autor ist auch dann möglich, wenn mehrere Personen mit einer Version von Word arbeiten. Jeder Bearbeiter muß dann, bevor er mit der Überarbeitung des Textes beginnt, in der Optionen-RegisterkarteBenutzer-Info seinen Namen eingeben, so daß Word ihm eine eigene Überarbeitungsfarbe zuweisen kann.

In gleicher Weise kann bestimmt werden, durch welche Markierung neu Eingefügter Text gekennzeichnet werden sollen. Zur Verfügung stehen die Zeichenformate Fett, Kursiv, Unterstrichen, und Doppelt unterstrichen. Auch diese Art der Markierung muß nicht aktiv sein, sondern kann mit (Ohne) ausgeschaltet werden. Voreingestellt ist die Markierung Unterstrichen. Im Feld Farbe legen Sie fest, welche Farbe neuer Text annehmen soll, damit Sie diese Passagen besser erkennen können. Voreingestellt ist Je nach Autor. Diese Option weist den Bearbeitern eines Textes verschiedenfarbige Überarbeitungsmarkierungen zu. Auch die Anzeige neuer Texteingaben wird in einem Vorschau-Feld dargestellt.

Die beiden Zeichen # und ^ wirken als Ersetzung für beliebig viele zusammenhängende Zeichen. Ob Sie ein Zeichen oder einen ganzen Absatz löschen – dies wird lediglich durch ein Ersetzungszeichen symbolisiert.

Wie Löschungen innerhalb des Dokumentes dargestellt werden sollen, legen Sie unter Gelöschter Text fest.. Ihnen stehen unter Markierung die Optionen Durchstreichen und Ausgeblendet, sowie die Zeichen Raute (#) und Caret (^) zur Verfügung. Voreingestellt ist Durchstreichen, was auch dem Verständnis von gelöschtem Text, also der Streichungen, am nächsten kommt. Die Farbauswahl entspricht den Möglichkeiten, die auch die GruppeEingefügter Text bietet. Und auch diese Einstellungen können Sie in einem Vorschau-Feld direkt überprüfen.

Änderungen der Formatierung werden standardmäßig nicht dargestellt, doch auch hier können Sie zwischen vier verschiedenen Markierungen wählen. Fett und Kursiv sind jedoch denkbar ungeeigent, da diese Formatierungen häufig während der Überarbeitung eingesetzt werden. Doppelt unterstrichen werden Textpassagen recht selten, somit bietet sich diese Markierung vornehmlichst für Änderungen der Formatierung an.

Wenn Sie lieber ohne Markierungen arbeiten, bleibt es Ihnen überlassen, alle Markierungen auszuschalten. Word vermerkt die Korrekturen unsichtbar als Neueingaben. Der nächste Bearbeiter braucht dann nur die Korrekturmarkierung einzuschalten und erhält so diejenigen Hervorhebungen, die seinem Geschmack am nächsten kommen. Wenn Sie die Überarbeitungsmarkierungen stören, ist es jedoch einfacher, im Fenster Änderungen hervorheben die Option Änderungen am Bildschirm anzeigen auszuschalten. Wenn Sie nur im Ausdruck die Änderungen nicht dargestellt haben möchten, so können Sie auch das Kontrollkästchen Änderungen im Ausdruck hervorheben deaktivieren. Die beiden Optionen zur Unterdrückung der Änderungsmarkierungen lassen sich nach belieben kombinieren.

Durchgestrichen werden auch Textblöcke markiert, die verschoben wurden. An der Einfügestelle wird der verschobene Block dann wie eine Neueingabe ausgezeichnet.

Nachdem Sie im Fenster Änderungen hervorheben die Option Änderungen während der Bearbeitung hervorheben eingeschaltet haben, starten Sie die Arbeit im Korrekturmodus mit OK oder [Return]. Anders als bei den meisten Befehlen ist zunächst keine Aktion des Programms zu bemerken, einmal abgesehen von der “ÄND”-Anzeige. Auch die Bedienung von Word wird durch den Korrekturmodus nicht beeinflußt. Als einzige spürbare Änderung ist der Überschreibmodus mit [Einfg] oder per Doppelklick auf das Feld ÜB in der Statusleiste nicht länger aktivierbar. Sichtbar werden Änderungen in der Darstellungsweise, wenn Sie Zeichen einfügen oder löschen. Einfügungen werden in der eingestellten Art dargestellt. Wenn Sie keine Änderungen an der Art der Markierung vorgenommen haben, werden alle Löschungen als durchgestrichener Text gekennzeichnet.

Nachdem Sie einen Text korrigiert haben, beenden Sie die Überarbeitung, indem Sie über Extras > Änderungen verfolgen den Befehl Änderungen während der Bearbeitung hervorheben wieder deaktivieren. Falls Sie dies unterlassen, bleibt der Korrekturmodus weiterhin aktiv. Die Datei wird sich dann auch beim nächsten Öffnen noch immer im Korrekturmodus befinden. Schließlich speichern Sie den Text wie gewohnt ab.

Eigenen Kommentar schreiben »

Autor: Mirko Müller