Word: Dokumente zentral zusammenführen

Um ein Zentraldokument zu erstellen, wechseln Sie zunächst mit Ansicht > Gliederung in die Ansicht Gliederung. Word fügt nun der Anzeige die Symbolleiste Gliederung hinzu, mit deren Hilfe Sie die Unterteilung in Filialdokumente vornehmen können. Aktivieren Sie Darsellung gegebenenfalls mit einem Klick auf die Schaltfläche Zentraldokumentansicht.

Die für die Arbeit mit Zentraldokumenten nötigen Symbole finden Sie im hinteren Teil des Symbolleiste.

Um ein Zentraldokument zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie zunächst mit Hilfe der Gliederungsfunktion von Word die gewünschte Gliederung für das Zentraldokument, beispielsweise Vorwort, Einleitung, Teil 1, Teil 2 usw., Anhang und Nachwort.

2. Nachdem die Gliederung feststeht, können Sie mit der Unterteilung in Teildokumente beginnen. Markieren Sie die Überschrift sowie – sofern bereits eingegeben – den Text, den Sie als einzelnes Filialdokument speichern möchten.

3. Klicken Sie auf das Symbol Filialdokument erstellen der Zentraldokument-Symbolleiste, um die Markierung in ein Filialdokument umzuwandeln.

4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 mit allen Teilüberschriften, die in Filialdokumente umgewandelt werden sollen.

Sie sollten für ein Zentraldokument einen eigenen Ordner erstellen, um die Übersicht über die verwendeten Filialdokumente nicht zu verlieren.

Speichern Sie das Filialdokument. Beim Speichern vergibt Word den ersten Satz des ersten Absatzes als Dateinamen für ein Filialdokument. Befinden sich in diesem Absatz Zeichen, die in Dateinamen nicht verwendet werden dürfen, wird nur die Zeichenkette bis zu einem solchen Zeichen übernommen. Ist das erste Zeichen ein unzulässiges Dateinamenzeichen, wird dieses ignoriert.

Ein Zentraldokuments kann bis zu 9 Filialdokumentebenen enthalten.

Durch die Möglichkeit, Filialdokumente in andere Filialdokumente einzufügen, steht der Aufnahme von einzelnen Kapiteln in die bestehenden Filialteile nichts im Wege. Bestehende Dokumente fügen Sie wie folgt ein:

1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der Sie das Dokument als Filialdokument einfügen möchten.

2. Klicken Sie auf das Symbol Filialdokument einfügen.

Im Dialogfeld Filialdokument einfügen, wählen Sie die gewünschte Datei aus und fügen diese mit Öffnen in das Zentraldokument ein.

Beachten Sie beim Einfügen von Dokumenten, daß diese nicht unbedingt in den gleichen Ordner gespeichert werden wie das Zentraldokument. Lediglich wenn es sich um einen Text handelt, der nicht im Dateiformat „Word-Dokument“ vorlag, wird das Filialdokument in den gleichen Ordner wie das Zentraldokument gespeichert. Eingefügte Filialdokumente im Word-Format werden im ursprünglichen Ordner gespeichert. Sie stehen jedoch nach wie vor im Zentraldokument zur Verfügung.

Mitunter wird der Dateiname der einzelnen Filialdokumente benötigt. Hierzu erlaubt Word das Umschalten zwischen dem Inhalt des Filialdokuments und den Filialdokumentdateinamen. Den Wechsel vollziehen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Filialdokumente reduzuieren. Zurück in die Textdarstellung wechselt Word per Mausklick auf die nun modifizierte Schaltfläche mit dem Namen Filialdokumente erweitern.

Abb. 19.2:In der reduzuzierten Darstellung der Filialdokumente können Sie sofort die Dateinamen der einzelnen Filialdokumente erkennen. Mit einem Mausklick auf einen Dateinamen wird das entsprechende Dokument in einem neuen Fenster geöffnet.

Mit einem kleinen Trick können Sie ein gesperrten Filialdokument dennoch editieren: Schließen Sie das Zentraldokument, und öffnen Sie das gewünschte Dokument auf herkömmlichem Wege.

Der Schreibschutz wird automatisch aktiv bei Filialdokumenten, die in der Registerkarte Datei-Info der Dateieigenschaften im Feld Autor einen anderen Benutzer nennen als den, der beim Öffnen des Zentraldokuments im Dialogfeld Optionen in der Registerkarte Benutzer-Info unter Name eintragen ist. Wird das Filialdokument per Doppelklick auf das „abgeschlossene“ Filialdokumentsymbol geöffnet, so kann es bearbeitet, aber nur unter einem neuen Namen gespeichert werden, da es als schreibgeschützt gilt. Beim Schließen des frisch gespeicherten Dokuments ersetzt es das alte Filialdokument, da das aktive Zentraldokument die Änderung des Dateinamens mitvollzieht – der Dokumentschutz bleibt jedoch weiterhin erhalten.

Die Möglichkeit, ein Dokument zu entsperren, besteht nicht, wenn das Dokument mit einem Schutz versehen wurde, der mit dem des Zentraldokuments nicht übereinstimmt. Dies ist der Fall, wenn unter Extras > Dokument schützen nur Überarbeitungen, Anmerkungen oder die Formulareingabe im Filialdokument für zulässig erklärt wurden, das Zentraldokument aber nicht oder für eine andere Eingabeart geschützt ist. Prinzipiell sollte der Schutz von Dokumenten für spezielle Eingabeformen vom Zentraldokument aus erfolgen. Der Schutz für Formulareingaben kann für Zentraldokumente allerdings nicht angewählt werden.

Sofern kein Kennwortschutz vorliegt, können Sie die Sperre dieser Filialdokumente über das Symbol Dokument sperren aufheben.

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