Word: Dokumentstruktur

Während für das Erfassen und Bearbeiten von Gliederungen die Gliederungsansicht ein hervorragendes Instrument darstellt, zeigt sie sich beim reinen Lesen oder beim Nachbearbeiten von Textpassagen in ihrer speziellen Anzeige etwas spröde. Andererseits erweist sich gerade bei langen Dokumenten die Möglichkeit, per Mausklick ins gewünschte Kapitel zu wechseln als ausgesprochen zeitsparend und komfortabel.

Dies Funktion ergänzt abseits der Gliederungsansicht die Anzeige der Dokumentstruktur, die bei umfangreichen Dokumenten Komfort für das gezielte Lesen am Bildschirm bietet und zudem alle Möglichkeiten des Nachbearbeitens offen hält. Die Anzeige der Dokumentstruktur läßt sich in jedem Ansichtsmodus mit einem Klick auf das Symbol Dokumentstruktur in der Symbolleiste Standard oder mit dem Menübefehl Ansicht > Dokumentstruktur einschalten.

Word merkt sich, für welche Ansicht Sie die Dokumentstruktur ein- oder ausgeschaltet haben. So können Sie beispielsweise in der Normalansicht mit Dokumentstruktur und in der Layoutansicht ohne sie arbeiten.

Ist die Dokumentstruktur aktiv, erscheint neben dem Dokumentfenster von Word ein separater Ausschnitt, der die Gliederungsebenen des Dokuments strukturiert widerspiegelt. Anders als die Gliederungsansicht handelt es sich daher bei der Dokumentstruktur nicht um einen eigenen Bearbeitungsmodus, sondern um eine Ergänzung der aktuellen Dokumentansicht. Die Möglichkeiten, die die einzelnen Ansichten bieten bleiben im Dokumentfenster unverändert. Sie können also wie gewohnt auf der rechten Seite Text erfassen, ändern und das Dokument entsprechend des Anzeigemodus formatieren.

Um den Ausschnitt der Dokumentstruktur wieder auszuschalten, genügt es, noch einmal das Symbol Dokumentstruktur anzuklicken oder den gleichnamigen Befehl im Menü Ansicht aufzurufen. Wenn Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen Dokumentstruktur und Dokumenttext setzen, können Sie mit der linken Maustaste die Breite des Ausschnitts verschieben. Ein Doppelklick auf die Trennlinie schließt die Dokumentstruktur ebenfalls.

Im Ausschnitt der Dokumentstruktur bewegen Sie sich schnell durch das Dokument, indem Sie einfach die Überschrift der Passage anklicken, die sie interessiert. Der dazugehörende Text erscheint im nebenstehenden Dokumentfenster, in dem er sich bearbeiten läßt.

Die Dokumentstruktur dient im Gegensatz zur Gliederungsansicht vornehmlich der Orientierung und der Navigation im Text. Hierfür bedient sich die Anzeige genau wie die Gliederungsansicht der Struktur der Überschriften, deren Absätzen ja eine der Überschrift-Formatvorlagen zugewiesen ist. Die Überschriften werden – je nach Ebene mehr oder weniger weit eingerückt im Ausschnitt links neben dem Dokument dargestellt.

Wie auch in der Gliederungsansicht stellt der Ausschnitt der Dokumentstruktur bis zu neun Gliederungsebenen dar, verzichtet aber auf die Einblendung von Text. Der erscheint rechts daneben im Dokumentfenster, wobei die angezeigte Passage sich stets nach der Überschrift richtet, die in der Dokumentstruktur markiert ist.

Ist die Dokumentstruktur gemeinsam mit der Gliederungsansicht aktiv, korrespondieren diese beiden Darstellungsmodi: Zusammen mit den Ebenen in der Dokumentstruktur werden auch die Überschriftsebenen der Gliederungsansicht ein- und ausgeblendet. Andererseits können Sie hier über die Symbole der Symbolleiste Gliederung auch Ebenen der Dokumentstruktur öffnen und schließen und sogar auf- und abstufen.

Text und Überschriften lassen sich nur im Dokumentfenster bearbeiten, nicht aber im Ausschnitt der Dokumentstruktur. Das unterscheidet sie grundlegend von der Gliederungsansicht, die sich ja vornehmlich darauf ausrichtet, Absätze anzuzeigen, die mit einer Überschrift-Formatvorlage formatiert sind, und auch in der Lage ist, Absätze als Überschriften höher- und tieferzustufen.

Textabsätze, denen Sie im Dialogfenster Absatz eine Gliederungsebene zugewiesen haben, werden auch in der Gliederungsansicht gemäß der formatierten Ebene angezeigt und ausgeblendet. Beim Generieren eines Inhaltsverzeichnisses (siehe Kapitel 20) werden diese Absätze allerdings ignoriert, tauchen also nicht bei den Überschriften des Verzeichnisses auf.

Wer einen Textabschnitt zur Anzeige in der Dokumentstruktur bringen will, kann dies, ohne ihm eine Formatvorlage Überschrift zuzuweisen. Im Dialogfenster Absatz bietet sich die Möglichkeit, jedem beliebigen Textabsatz eine Gliederungsebene einer Ebene zwischen 1 und 9 zuzuweisen.

Um einem beliebigen Absatz eine Gliederungsebene zuzuweisen, positionieren Sie die Einfügemarke innerhalb des Absatzes, und öffnen Sie das Dialogfenster Format > Absatz.

Wechseln Sie – falls nötig – in die Registerkarte Einzüge und Abstände. Wählen Sie im Dropdown-Feld Gliederungsebene eine der neun Gliederungsebenen, und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Ist die Dokumentstruktur aktiviert, wird der Absatz nun als Gliederungsabsatz im Dokumentstruktur-Ausschnitt dargestellt.

Absätzen, die schon mit einer Überschrift-Formatvorlage formatiert sind, können keine anderen Gliederungsebenen erhalten. Das Dropdown-Feld Gliederungsebene ist ausgeblendet.

Diese Formatierung ändert nicht das Erscheinungsbild des Absatzes, zeigt ihn aber in der gewählten Ebene in der Dokumentstruktur an. Um den Textabsatz aus der Dokumentenstruktur wieder auszublenden, weisen Sie ihm im Dialogfenster Absatz im Feld Gliederungsebene den Eintrag Textkörper zu.

Abb. 218.2:Mit eingeschalteter Dokumentstruktur können Sie durch das Dokument navigieren und gleichzeitig das Dokument in einer anderen Textansicht einsehen.

Haben Sie mehrere Gliederungsebenen definiert, können Sie die Darstellung innerhalb des Dokumentstruktur-Ausschnitts auf die gewünschten Gliederungsebenen reduzieren. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste an einer beliebigen Stelle in den Dokumentstruktur-Ausschnitt. Wählen Sie nun im Kontextmenü Dokumentstruktur, bis zu welcher Ebene die Darstellung reichen soll. Über die Befehle Überschrift 1 einblenden bis Überschrift 9 einblenden können Sie mit einem Mausklick die Anzahl der darzustellenden Ebenen bestimmen. Schrittweise können Sie Gliederungsebenen mit den Befehlen Gliederung erweitern undGliederung reduzieren ein- und ausblenden. Mit dem Befehl Dokumentstruktur schalten Sie die Strukturansicht aus.

Auch ohne das Kontextmenü lassen sich Unterebenen einer Überschrift ausblenden, indem Sie in der Dokumentstruktur einfach auf das Minuszeichen klicken, das einem übergeordneten Gliederungseintrag vorangestellt ist. Es wechselt seine Anzeige zum Pluszeichen und dokumentiert so, daß unter ihm weitere Ebenen zusammengezogen wurden. Ein Klick auf das Plus öffnet diese Ebenen wieder. So lassen sich selbst große Dokumente, stark untergliederte rasch und übersichtlich anzeigen und zielstrebig lesen und bearbeiten.

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