Word: Dokumentstrukturen ändern

Über die Symbole Nach oben und Nach unten können Sie einzelne oder mehrere Absätze, einzelne Überschriften und Überschriften samt Unterebenen direkt umorganisieren. Der Befehl bewirkt das Verschieben der markierten Passage um einen angezeigten Absatz nach oben oder unten. Solange keine Markierung gesetzt ist, bezieht sich die Umstellungsaktion stets auf den Absatz, in dem die Einfügemarke positioniert ist.

Wenn unter einer Überschrift, die versetzt wird, Unterebenen reduziert sind, werden diese mit der Überschrift zusammen verschoben. Überschriften, unter denen weitere Ebenen reduziert sind, werden samt der nicht angezeigten Ebenen in einem Schritt übersprungen. So haben Sie die Möglichkeit, ganze Kapitel auf einmal zu verschieben, indem Sie die Gliederungsansicht durch Anklicken der Nummer der Ebene auf den Level des Kapitels reduzieren und dann die Kapitelüberschrift an den neuen Standort verschieben.

Auch für diese Aktion bietet sich mit der Maus eine vereinfachte Eingabemöglichkeit:

1. Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Gliederungssymbol des Absatzes, so daß der Zeiger das Kompaßsymbol anzeigt.

2. Drücken Sie nun die linke Maustaste. Der aktuelle Absatz und alle ihm untergeordneten Absätze werden markiert.

3. Bei gedrückter linker Maustaste können Sie den Mauspfeil nach oben oder unten an eine neue Position ziehen. Mögliche Zielpunkte werden hierbei durch eine waagerechte gestrichelte Linie gekennzeichnet.

4. Geben Sie die linke Maustaste am gewünschten Einfügeort wieder frei.

Der gesamte markierte Bereich ist damit an die neue Position verschoben.

Sowohl in der expandierten als auch in der reduzierten Gliederungsansicht funktionieren „Drag and Drop“ und die Kopier- und Verschiebeaktionen in der gewohnten Weise.

Falls Sie also mit diesen Befehlen besonders gut zurechtkommen und sich nicht erst mit den speziellen Verschiebeoptionen der Gliederungsansicht beschäftigen möchten, steht dem Einsatz nichts im Wege. Auch mit diesen Eingaben können Sie reduzierte Gliederungsebenen in einem Schritt verschieben und sogar kopieren. Daher bietet sich das Kopieren besonders dann an, wenn Sie eine Überschrift samt Unterebenen in eine andere Datei übertragen möchten.

Mit den Möglichkeiten, ein Dokument auf Überschriften zu reduzieren und die Unterebenen dieser Überschriften wieder auszuweiten, ist nicht nur die Möglichkeit der leichten Umstrukturierung gegeben. Auch der Orientierung und dem gezielten Zugriff auf einzelne Kapitel, Unterkapitel und sogar Absätze eines Schriftstücks dient die Gliederungsansicht in besonderer Weise. Anstatt ganze Dokumente sukzessive durchzublättern, bis Sie an die richtige Stelle kommen, können Sie in der reduzierten Gliederungsansicht über die betreffende Überschrift präzise auf einen Bereich des Dokuments zugreifen. Weiten Sie den Text der gewünschten Passage einfach aus, oder schalten Sie wieder in den normalen Erfassungsmodus um, sobald Sie die Einfügemarke an der gesuchten Stelle positioniert haben. Die Einfügemarke behält bei diesem Wechsel ihre Position bei. Der Wechsel wird initiiert, indem Sie im Menü Ansicht eine andere Darstellungsart aktivieren. Sämtliche reduzierten Absätze werden in der normalen Textansicht wieder in voller Länge angezeigt.

Die gute Zusammenarbeit zwischen Erfassungsmodus und Gliederungsfunktion wird nicht zuletzt durch die automatischen Formatvorlagen Überschrift gewährleistet. Da den Absätzen, die als Überschriften definiert wurden, gleichzeitig die Formatvorlage Überschrift n zugeteilt ist, wobei „n“ der jeweiligen Gliederungsebene entspricht, können Sie im Dialogfeld Formatvorlage die Überschriftenformate verändern. So erhalten Sie direkt die richtige Formatierung für die Druckausgabe. Andererseits können Sie Überschriften im normalen Eingabemodus die jeweils passende Formatvorlage zuweisen und so Ihre Überschriften mit den richtigen Gliederungsebenen versehen.

Mitunter ist es sinnvoll, die Gliederung eines Dokuments ohne den zugehörigen Text auszudrucken. Diesen Ausdruck können Sie in der Gliederungsansicht initiieren. Reduzieren Sie die Gliederungsebenen auf den Level, den Sie im Ausdruck wiedergeben möchten. Aktivieren Sie dann den Druck des Dokuments mit dem Befehl Datei > Drucken. Ausgedruckt werden nun nur jene Gliederungsebenen, die auch auf dem Monitor dargestellt werden. So können Sie präzise den Level bestimmen, bis zu dem Sie einem anderen Einblick in die Struktur eines Dokumentes geben möchten.

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