Word: Dokumentvorlagen ändern (Seitenlayout)

Abschnitte leisten nicht nur gute Dienste bei der Seitenformatierung, sondern helfen auch bei der Verwaltung von Kopf- und Fußzeilen, Endnoten, Zeilennummern in. Im Dialogfeld Seite einrichten bestimmen Sie in der Registerkarte Seitenlayout über die Dropdown-Liste Abschnittsbeginn wie sich der Abschnitt in das Dokument eingliedert.

Ein Doppelklick auf die zweizeilig gepunktete Linie Abschnittsende zwischen zwei Abschnitten, öffnet die Registerkarte Seitenlayout des Dialogfelds Seite einrichten. Werden die Wechsellinien in der Layoutansicht nicht dargestellt hilft ein Doppelklick ins Lineal.

Spannbreite der Formatierung von Abschnitten

Solange Sie keine Abschnittsumbrüche definiert haben, beziehen sich die Eingaben im Register Seitenlayout auf das gesamte Dokument. Wenn das Dokument in mehrere Abschnitte unterteilt ist, gelten die Einstellungen im Dialogfeld für den Abschnitt, in dem die Einfügemarke steht, bzw. für die markierten Abschnitte. Unter Anwenden auf werden Sie wie üblich über den aktuellen Bezug informiert und können ihn gemäß der bestehenden Markierung bzw. Position der Einfügemarke ändern.

Gesamte Dokumente, die später über die Zwischenablage als Abschnitt in ein anderes Dokument kopiert oder per Einfügen > Datei in ein Dokument importiert werden sollen, müssen Sie am Dokumentanfang und -ende mit Abschnitten begrenzen, um bei diesen Dateien die Abschnittsformatierung nicht zu verlieren. Die Ursache dafür liegt darin, daß die Dateien nach einem Import in eine andere Datei in einem bereits formatierten Abschnitt platziert werden. Sie brauchen somit die Begrenzungen, um den Wirkungsradius ihrer Formatierungen zu schützen.

Doppelte Leerseiten werden zwar im Druck ausgegeben, nicht aber auf dem Bildschirm angezeigt. Lediglich in der Seitenansicht werden die Leerseiten angezeigt.

Im Dialogfeld Manueller Wechsel legen Sie bereits beim Erstellen eines Abschnittswechsels fest, wie der neue Abschnitt beginnen soll. Während sich bei Buchkapiteln die ungerade, also rechte Buchseite für ein neues Kapitel anbietet, da auf sie beim Blättern der Blick gewöhnlich zuerst fällt, ist es bei einer Zeitung, die in Spalten gesetzt werden soll, platzsparender, wenn der nächste Artikel direkt unterhalb der gesetzten Zeilen folgt. Beim Buch würden Sie den Abschnittswechsel der Kapitel demnach mit Ungerade Seite einfügen, bei der Zeitung aber lieber Fortlaufend wählen. Wenn Sie einen Wechsel für eine Ungerade Seiteeingeben, wird an der Stelle ein Seitenwechsel vollzogen; falls der umbrochene Text durch diesen Seitenwechsel auf einer geraden Seite zu stehen käme, ergänzt das Programm automatisch an dieser Stelle eine Leerseite. Das gleiche Verfahren gewährleistet auch, daß Abschnittsumbrüche mit der Option Gerade Seite stets auf gerade Seiten gesetzt werden.

In dieser Liste ist kein Äquivalent für den Abschnittsbeginn Neue Spalte angegeben. Zwar verfügt das Dialogfeld Einfügen > Manueller Wechsel auch über einen Spaltenwechsel, mit dem Sie den folgenden Text in eine neue Spalte setzen, doch wird hierbei keine Abschnittsgrenze eingegeben. Mit diesem Spaltenwechsel beginnen Sie eine neue Spalte innerhalb eines Abschnitts. Wenn Sie jedoch in der RegisterkarteSeitenlayout in der Liste Abschnittsbeginn die Neue Spalte markieren, so beginnt mit der neuen Spalte auch ein neuer Abschnitt.

Die Vorgaben, die Sie beim manuellen Einfügen der Abschnittwechsel festlegen, sind leicht zu ändern. Wenn Sie den Abschnittbeginn modifizieren möchten, aktivieren Sie die Registerkarte Seitenlayout. Hier finden Sie in der Liste Abschnittsbeginn noch einmal die entsprechenden Optionen zum Abschnittswechsel:

Format Abschnitt Einfügen Manueller Wechsel

Fortlaufend Fortlaufend

Neue Spalte

Neue Seite Nächste Seite

Gerade Seite Gerade Seite

Ungerade Seite Ungerade Seite

Ausgleich der Spaltenlänge

Word gleicht beim Spaltensatz nach Möglichkeit die Länge der Spalten aus. Das heißt, es berechnet die Länge der einzelnen Spalten so, daß der Text in gleichlange Spalten gesetzt wird. Der Text fließt so in die in ihrer Breite definierten Spalten ein, daß die Spalten die gleiche Länge aufweisen. Hierfür ist es allerdings nötig, daß auch das Ende des Abschnittes durch einen Wechsel markiert ist; dies gilt auch, wenn es mit dem Textende zusammenfällt. Unterbrechen läßt sich der Spaltenausgleich durch einen festen Spaltenwechsel, den Sie an der gewünschten Stelle setzen. Mit dem fortlaufenden Abschnittswechsel werden die verschiedenen Abschnitte blockartig untereinander angeordnet, so daß stets die zusammengehörenden Spalten nebeneinander stehen. Zwischen diesen mehrspaltigen Blöcken lassen sich selbstverständlich auch einspaltige Einschübe vornehmen, die beispielsweise Überschriften aufnehmen können. Sie müssen in diesem Fall die Überschrift nur als einen eigenen Abschnitt begrenzen und diesen Abschnitt einspaltig formatieren.

Kopf- und Fußzeilen

Word ermöglicht Ihnen je Abschnitt separate durchlaufende Kopf- und Fußzeilen, die zudem je nach Seitenart ein anderes Aussehen und/ oder einen anderen Inhalt haben.

Diese Unterscheidungsmerkmale für die Gestaltung von Kopf- und Fußzeilen können Sie ebenfalls bei der Gestaltung von Abschnitten in der Registerkarte Seitenlayout festlegen. In der Gruppe Kopf- und Fusszeilen stehen Ihnen die beiden Kontrollkästchen Gerade/ungerade anders und Erste Seite anders zur Verfügung.

Wenn Sie mehrere Abschnitte eingefügt haben, achten Sie beim Einsatz der Option Erste Seite anders darauf, daß Sie sich im ersten Abschnitt befinden. Ansonsten werden sämtliche Abschnitte stets mit Kopf- und Fußzeilen begonnen, die sich von den anderen Kopf-/Fußzeilen des Dokuments unterscheiden.

Vertikale Ausrichtung

Mit den Optionsfeldern für die Vertikale Ausrichtung bestimmen Sie die Position des Abschnitts auf der Druckseite. Die Ausrichtung orientiert sich an den oberen und unteren Seitenrändern oder an der Mitte der Seite.

Wählen Sie Oben, so wird der Abschnitt bündig an den oberen Seitenrand gesetzt. Hierbei handelt es sich um die Standardausrichtung von Abschnitten. Als Alternative steht Ihnen mit Zentriertdie zentrierte Ausrichtung von Abschnitten offen, mit der Sie den Abschnitt in der vertikalen Seitenmitte anordnen. Der Abstand zwischen oberem und unterem Seitenrand ist hierbei gleich. Um keinen Abstand zum oberen und unteren Seitenrand zu haben, wählen Sie Block. Hierbei werden die Abstände zwischen den Absätzen so vergrößert, daß die erste Zeile am oberen Seitenrand und die letzte Zeile am unteren Seitenrand ausgerichtet ist. Dies funktioniert aber nur bei mehr als einem Absatz, da Word bei dieser Einstellung die Abstände zwischen den Zeilen nicht verändert. Sollte der Abschnitt nur aus einem Absatz bestehen, hat Word also keine Möglichkeit, den Absatzabstand so auszugleichen, daß der Text seitenfüllend positioniert wird.

Endnoten

Im Feld Endnoten unterdrücken bestimmen Sie, ob die Endnoten, die Ihren Text ergänzen, an das Ende des aktuellen Absatzes gesetzt werden sollen, oder weiter hinten unter einem der folgenden Abschnitte gedruckt werden.

Das Kontrollfeld Endnoten unterdrücken ist allerdings nur aktiv, wenn Sie zuvor unter Einfügen > Fussnote die Option Endnote angewählt und unter Optionen im DialogfeldOptionen für Fussnoten in der Registerkarte Alle Endnoten als Position den Eintrag Abschnittsende markiert haben. Bei dieser Voreinstellung werden die Endnoten eines Abschnittes normalerweise gesammelt im Anschluß an den aktuellen Abschnitt ausgegeben.

Um diese Voreinstellung zu unterdrücken und die Endnoten erst im Anschluß an einen späteren Abschnitt auszudrucken, aktivieren Sie in der Registerkarte Seitenlayout das Feld Endnoten unterdrücken. In dem Abschnitt, hinter dem Sie Ihre Textergänzungen sehen möchten, darf dann das Kontrollfeld nicht aktiv sein. Sollten diese Einstellungen im letzten Abschnitt des Dokuments aktiv sein und noch ungedruckte Endnoten vorliegen, so werden die Vorgaben ignoriert und die Endnoten im Anschluß an den Abschnitt ausgegeben.

Zeilennumerierung

Die Zeilennumerierung ermöglicht Herausgebern, Redakteuren, und Autoren, aber auch Lehrern und Schülern die genaue Übersicht über die Länge eines Textes. Überall, wo dem Leser die präzise Positionsangabe während des Lesens eines Textes an die Hand gegeben werden soll, bieten sich Zeilenzahlen, die neben dem Text ausgedruckt werden, als das geeignete Medium an.

Für das Einstellen der Zeilennummern wird in der Registerkarte Seitenlayout mit dem Befehl Zeilennummern ein eigens Dialogfeld aktiviert. In dem Dialogfeld Zeilennummern muß das Kontrollfeld Zeilennummern hinzufügen markiert werden, um die Funktion einzuschalten. Durch diesen Befehl wird der gesamte Abschnitt durchnumeriert bzw. alle Abschnitte, auf die sich die Angabe im FeldAnwenden auf der Registerkarte Seitenlayout bezieht.

Für die Numerierung geben Sie unter Beginnen mit Nr. an, mit welcher Nummer begonnen werden soll. So haben Sie die Möglichkeit, sofort mit einer mehrstelligen Numerierung zu beginnen. Grenzen in der Größe der Anfangszahl sind Ihnen durch den Wert 32767 gesetzt. Von hier an zählt Word jedoch noch immer exakt weitere 32767 Zeilen bis 65534; höher geht’s nimmer.

Zeilennummern einstellen

Welchen Abstand die Zeilenzahlen vom Text wahren, legen Sie im Feld Abstand zum Text fest. Wenn Sie „Auto“ oder „0“ (Null) eintragen, wählt Word 1,5 Pica Abstand (0,2 Zoll, 0,63 Zentimeter oder 18 Punkt), wenn der Abschnitt einspaltig gesetzt ist; bei mehrspaltigem Satz halbiert Word diesen Abstand von Zahl und Zeile unabhängig von der Spaltenzahl. Die Zeilenzahlen werden stets links vom Text ausgedruckt, so daß der Abstandswert sich auf den Freiraum zwischen rechtem Rand der Zahl und linkem Rand des Textes bezieht. Wählen Sie den Abstandswert aber nicht zu groß, da sich außerhalb des Blattes nicht der rechte Platz für die Zeilennumerierung findet.

Im Feld Zählintervall bestimmen Sie, wie oft die Zeilennummern angegeben werden sollen. In der Regel dient es nicht der Übersicht, die Abstände zwischen den Zeilennummern zu klein oder zu groß zu wählen. Schnell erfassen lassen sich Zahlen, deren Vielfaches 10 ergibt. Je nach Textart und Gestaltung sind Abstände von 2, 5 oder 10 Zeilen wohl ein richtiges Maß. Die Zeilen zwischen dem Intervall werden nicht numeriert, so daß bei einer Vorgabe von fünf nur jede fünfte Zeile in der Abfolge 5, 10, 15, 20 usw. numeriert würde. Die Zeilen dazwischen werden gezählt, aber nicht mit einer Zahl versehen. Sollen die Zielangaben nur der groben Orientierung dienen, geben Sie ein Maß über 10 ein.

Für den Ausdruck der Zeilennummern sollten Sie bedenken, daß manche Drucker, z.B. Laserdrucker, nicht bis an den Rand des Blattes drucken können, sondern Zonen aufweisen, die unbedruckt bleiben. In diesen Zonen, die durch das Druckverfahren bestimmt sind, lassen sich selbstverständlich auch keine Zeilennummern darstellen.

Sie können die Zeilennummern Bei jeder Seite neu beginnen oder Bei jedem Abschnitt neu beginnen. Hierbei wird jeweils am angegebenen Punkt neu mit der Numerierung begonnen; sollten Sie unter Beginnen mit Nr. eine Startzahl festgelegt haben, so wird diese am Anfang einer Seite bzw. eines Abschnitts wieder aufgegriffen. Es versteht sich, daß Sie zwischen Jeder neuen Seite und Jedem neuen Abschnitt nur alternativ schalten können. Die dritte Alternative, die Ihnen zur Verfügung steht, heißt Fortlaufend.

Die Option Fortlaufend weist an, die Numerierung nicht im Turnus neu zu beginnen, sondern die Zählung im Anschluß an den vorhergehenden Abschnitt aufzunehmen. Der ersten Zeile des aktuellen Abschnitts wird hierbei also die Nummer zugeordnet, die auf die letzte Zeile des früheren Abschnitts folgt. So erhalten Sie eine kontinuierliche Numerierung über mehrere Abschnitte und sogar Ihr ganzes Dokument hindurch.

Zeilennummern formatieren

Falls Sie mit dem Erscheinungsbild der Zahlen im Ausdruck nicht einverstanden sind, haben Sie die Möglichkeit, die Zahlen zu formatieren. Da auf die Zeilennummern allerdings in den Bearbeitungsansichten kein dirketer Zugriff besteht, müssen Sie für die Formatierung der Zeilennummern das Dialogfeld Format > Formatvorlage öffnen. In der Liste Formatvorlagen kann der Eintrag Zeilennummer angewählt werden. Voraussetzung für die Präsenz des Eintrages ist allerdings, daß die Zeilennummern für das Dokument zuvor aktiviert wurden oder in der Dropdown-Liste Anzeigen der Eintrag Alle Formatvorlagen markiert wird. Das Erscheinungsbild der Zeilennummern ändern Sie, indem Sie mitBearbeiten das Dialogfeld Formatvorlage bearbeiten aufrufen und unter Format > Zeichen das gewünschte Format bestimmen. Abschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben.

Zeilennumerierungunterbrechen

Um einzelne Absätze von der Numerierung der Zeilen auszuschließen, aktivieren Sie im unter Format > Absatz in der Registerkarte Textfluss das Kontrollkästchen Zeilennummernunterdrücken für die speziellen Absätze. Bitte beachten Sie, daß Sie im Dialogfeld Absatz nur dann die Zeilennumerierung für einzelne Absätze ausschalten können, wenn die Zeilennumerierung für den gesamten Abschnitt zuvor eingeschaltet wurde. Wenn Sie die Zeilennumerierung für einen oder mehrere Absätze des Abschnitts ausschalten, werden diese Absätze nicht nur von der Numerierung ausgenommen, sondern auch bei der Zählung der Zeilen ignoriert. Bei den fortlaufenden Zeilenzahlen werden die ausgenommenen Absätze übersprungen.

Rahmen

Mit gedruckten Seitenränder können Sie ein Dokument auffallend gestalten und somit mehr Aufmerksamkeit erzielen. Hierbei können Sie zwischen verschiedenen Layouts wählen und mit Hilfe von über 150 Effekt-Rahmen Flugblätter, Anschläge oder auch Einladungen besonders auffällig gestalten.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Rahmen gelangen Sie in die Registerkarte Seitenränder des Dialogfensters Rahmen und Schattierungen.

Drei Standardrahmen Kasten, Schattiert und 3-D helfen hier bei der schnellen Gestaltung des Seitenrandes. Während der Rahmen Kasten für gleiche Rahmenlinien an allen vier Seiten sorgt, wird bei der Auswahl des Rahmens Schattiert die rechte und die untere Seitenline in doppelter Stärke dargestellt. Der Rahmen 3-D wirkt sich nur bei ungleichmäßigen Rahmenlinien aus. Hierbei werden die rechte und die untere Seitenlinie gespiegelt.

Wählen Sie im Register Rahmen unter Einstellung zunächst einen Standard-Rahmen und passen Sie diese dann gegebenenfalls auf Ihre Bedürfnisse. Hierzu wählen Sie aus der Liste Linienart die gewünschte Linie aus und passen die Farbe und Breite der Linienart in den gleichnamigen Feldern an.

Für die Farbgebung des Rahmens beherbergt das Feld Farbe neben Automatisch 40 Farbtöne, mit denen Sie am Bildschirm und im Ausdruck Farbe ins Spiel bringen – die farbtauglichen Ausgabegeräte – Monitor und Drucker – vorausgesetzt. Ist diese Auswahl noch zu klein, können Sie mit Weitere Linienfarben auf das gesamte Farbspektrum zurückgreifen. Automatisch greift übrigens auf die Textfarbe zurück, die in der Systemsteuerung von Windows im Ordner Anzeige für den Dialogfeldtext vorgegeben wurde.

Im Feld Vorschau wird nicht nur die gewählte Einstellung dargestellt, Sie können einzelne Linien mit der Maus setzen. Klicken Sie hierzu mit der Maus auf die Symbole links neben und unter demVorschaufenster an, oder klicken Sie mit der linken Maustaste in das Vorschaufenster.

Haben Sie die Einstellung Anpassen gewählt, können Sie für jede der vier Seitenlinien eine andere Linienart, -Farbe und -Breite wählen. Wechseln Sie hierzu die Linienoption und klicken Sie die gewünschten Rahmenseite an. Die anderen Rahmenlinen werden hierdurch nicht beeinträchtigt.

Effekte

Die über 150 Effekte nehmen eine besondere Position ein. Sie können die Effekte nicht Schattiert oder in 3-D einfügen. Nach dem Klick auf den Dropdown-Pfeil des FeldesEffekte können Sie aus den verschiedenen Effektlinen die gewünschte Grafik auswählen.

Die Effekte passensich automatisch an ihre Position an, so daß Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen müssen oder können. Bei einfarbigen Effekten können Sie jedoch die Farbe der Effektlinie ändern. Die Breite läßt sich für alle Effekte festlegen. Die maximale Breite einer Effektlinie liegt bei 31 Punkt.

Auf welche Seiten sich die Seitenränder auswirken, wählen Sie unter Anwenden auf. Hierbei haben Sie nicht nur die Möglichkeit die Anwendung für die erste Seite des aktuellen Abschnitts zu wählen, es steht auch die Option alle Seiten mit Ausnahme der ersten Seite mit dem gewünschten Rahmen zu versehen.

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