Word: Dokumentvorlagen erstellen

Sie können sich Dokumentvorlagen als vorgedrucktes Briefpapier vorstellen. Die Vorlage enthält bereits die wichtigsten, immer wiederkehrenden Elemente, wie Adresse, Anrede sowie Grußformel, und Sie brauchen lediglich den eigentlichen Brieftext zu ergänzen.

Mit Word können Sie für Dokumente, die Sie häufiger erstellen, z.B. für Geschäftsbriefe oder private Korrespondenz, sogenannte Dokumentvorlagen erstellen. Der Vorteil: Wenn Sie wieder ein ähnliches Dokument erstellen möchten, aktivieren Sie einfach die zuvor gespeicherte Vorlage und schon hat das Dokument bereits das gewünschte Layout.

Für viele Anwendungen sind im Lieferumfang von Word bereits Dokumentvorlagen enthalten. Zudem können Sie mit Hilfe der Assistenten neue Vorlagen erstellen lassen. Die Liste dieser Vorlagen wird Ihnen angezeigt, wenn Sie mit Datei > Neu eine neue Datei erstellen. Über die Register des nachfolgenden Dialogfelds können Sie Vorlagen aus verschiedenen Bereichen abrufen, beispielsweise Vorlagen für Briefe & Faxe oder Berichte. Im Vorschau-Fenster erkennen Sie bereits im Vorfeld das Layout der Vorlage. Als Standard wird die Vorlage Leeres Dokument des Registers Allgemein bei jedem Dokument benutzt, dem keine eigene Vorlage zugewiesen ist. Sie können aber beim Öffnen einer neuen Datei eine andere Vorlage wählen, z.B. eine, die Sie selbst erstellt haben. Um eine eigene Vorlage zu erstellen, aktivieren Sie im Feld Neu erstellen die Option Vorlage. Falls Ihre neue Vorlage auf einer bestehenden basieren soll, wählen Sie diese zuvor aus der Vorlagenliste aus. Schließen Sie das Dialogfeld mit OK.

Geben Sie nun wie bei einem normalen Dokument die Dokumentformate an, die Sie benutzen möchten. Sie können auch wiederkehrenden Text wie z.B. Kopf- und Fußzeilen, Anreden, Betreffvermerke usw. in die Vorlage eingeben und formatieren; diese Angaben bleiben in der gespeicherten Dokumentvorlage für Sie erhalten.

Sie speichern die Vorlage wie jedes Dokument; Word ergänzt automatisch die Erweiterung .DOT, die Dateien als Dokumentvorlage kennzeichnet. Sie können nun die neu erstellte Dokumentvorlage bei jeder neuen Datei als Layout-Grundlage aktivieren.

Dokumente zu Vorlagen machen

Mitunter erweisen sich Format oder Text eines Dokuments erst später als wiederverwendbar, etwa der fast fertige Beispielbrief. In diesem Fall öffnen Sie das Dokument, ändern es, so daß es für Ihren Zweck universell einsetzbar wird. Für das Beispiel bedeutet dies, daß Sie alle persönlichen Informationen löschen. Hierzu gehört zum Beispiel der eigentliche Brieftext und die Tabelle. Einzig die Adresse, das Datum, der Betreff, die Grußformel sowie die Unterschrift bleiben bestehen. Um den „nackten“ Brief als Vorlage für neue Briefe zu speichern, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie den Befehl Datei > Speichern unter auf.

2. Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen – etwa Meine Briefe – , und wählen Sie – das ist besonders wichtig – unter Dateityp das Dateiformat Dokumentvorlage aus. Word wechselt dann sofort in denVorlagen-Ordner.

3. Bestätigen Sie mit OK. Word speichert Ihr modifiziertes Dokument als Vorlage ab.

Der Vorteil: Wann immer Sie einen ähnlichen Brief benötigen, greifen Sie im weiteren auf die soeben erstellte Vorlage zu. Sie finden sie im Register Allgemein des Dialogfelds Datei > Neu.

Bestehende Dokumentvorlagen bearbeiten

Natürlich können Sie eine einmal erstellte Dokumentvorlage nachträglich verändern. Hierzu sind folgende Schritte notwendig:

In Dokumentvorlagen werden außer den Dokumentformaten und dem gleichbleibenden Text auch AutoText-Einträge, Makros, Menü- und Tastenbelegungen und Formatvorlagen gespeichert.

1. Öffnen Sie wie üblich das Dialogfeld Öffnen mit Datei > Öffnen, und wählen Sie unter Dateityp den Eintrag Dokumentvorlage.

2. Sie laden nun die Datei, die Sie aktualisieren möchten, ändern sie und speichern sie wieder. Allen Dokumenten, die Sie in Zukunft mit der Vorlage erstellen, stehen die aktualisierten Werte zur Verfügung.

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