Word: Dokumentvorlagen organisieren

Nun ist es in der Regel nicht damit getan, daß jeder AutoText-Eintrag, jedes Makro, jede Symbolleiste und Formatvorlage direkt in der Vorlage erstellt wird, in der Sie auch einzig und allein zur Verfügung stehen sollen. Andererseits wüchse die Liste der globalen Dokumentvorlagen bald ins Unüberschaubare, wenn Sie jede Vorlage, in der ein interessanter Eintrag vorliegt, direkt einbänden. Da hilft nur eins: Organisation. Um sich dieser Aufgabe zu entledigen, nutzen Sie das Dialogfeld Organisieren.

Den Aufruf dieses Dialogfelds finden Sie im Dialogfeld Globale Dokumentvorlagen und Add-Ins (Extras > Vorlagen und Add-Ins) ebenso wie unter Format > Formatvorlage oder Extras > Makro > Makros. Die weite Verbreitung des BefehlsOrganisieren hat ihren Grund in der zentralen Bedeutung dieses Dialogfelds für die Verwaltung von Dokumentvorlagen.

Mittels Organisieren lassen sich über vier verschiedene Registerkarten Formatvorlagen, AutoText, Symbolleisten und Makros zwischen verschiedenen Dokumentvorlagen Kopieren. Außerdem dient dieses Dialogfeld auch dem Löschen und demUmbenennen.

Grundsätzlich ist die Struktur des Dialogfelds Organisieren in allen vier Registerkarten gleich: Neben den Befehlen zum Kopieren, Löschen und Umbenennen bieten sich links und rechts zwei Listen, die die geöffneten Dokumentvorlagen repräsentieren. Formatvorlagen fallen etwas aus der Reihe der vier Registerkarten heraus, da sie als einzige auch in Dokumenten gespeichert werden, die Listen in diesem Fall also auch Dokumentinhalte aufführen.

Die Namen der Listen (In und Nach) wechseln je nach der Seite, auf der die Markierung steht. Alle nachfolgenden Operationen, die Sie mit Kopieren, Löschen oder Umbenennen initiieren, gehen von der Liste aus, in der die Markierung steht, die zu diesem Zeitpunkt In heißt und den Namen der Datei trägt, von der aus die Aktion vollzogen wird.

Beim Aufruf des Dialogfelds heißt die linke Liste In und nennt den Namen der geöffneten Dokumentvorlage, während die rechte Liste Nach sich auf die globale Vorlage NORMAL.DOT bezieht.

Die linke Liste zeigt zunächst – je nach Registerkarte – die verfügbaren Formatvorlagen-, AutoText-, Symbolleisten- oder Makronamen an, während rechts die gleichen Einträge für die NORMAL.DOT zu finden sind. Informationen über das markierte Element einer Liste erhalten Sie – sofern vorhanden – unter Beschreibung. Den Bezug der Listen und somit ihren Inhalt wechseln Sie über die Dropdown-Felder unter ihnen, die mit dem Namen der Registerkarte und verfügbar in benannt sind. Hier werden Ihnen die weiteren direkt verfügbaren Dateien gezeigt, auf deren Einträge Sie dann in den Listen In und Nach zurückgreifen können. Hierbei handelt es sich fallweise um das aktuelle Dokument (nur bei Formatvorlagen), um die Dokumentvorlage, auf der das Dokument basiert, und um die NORMAL.DOT. Da letztere die Grundlage aller Dokumente ist, können Sie auch stets auf ihr Vorkommen in den Listen rechnen.

Nun ist es so, daß nicht immer alle gesuchten Einträge im aktiven Dokument, der aktuellen Dokumentvorlage oder der in der NORMAL.DOT befinden. Wenn Sie auf den Inhalt einer anderen Dokumentvorlage zurückgreifen wollen, so müssen Sie zunächst die geöffneten Dokumentvorlagen schließen. Dies geschieht auf beiden Seiten über die Schaltfläche Datei Schliessen. Die Liste wird daraufhin geleert und die Schaltfläche verwandelt sich in die Schaltfläche Datei öffnen. Nun können Sie mitDatei öffnen eine beliebige Dokumentvorlage bzw. ein Dokument öffnen.

Ein ganzer Block in der Liste läßt sich einfach durch Ziehen mit der Maus oder durch Anklicken bei gedrückter H-Taste markieren.

Um Einträge von einer Datei in eine andere zur übernehmen, markieren Sie die Namen aus der Liste In. Sollten Sie mehrere Einträge kopieren oder löschen wollen, so müssen Sie diese Prozedur nicht für jeden Eintrag einzeln ausführen: Markieren Sie die gewünschten Einträge, indem Sie sie bei gedrückter S-Taste anklicken.

Bei der Übernahme von Einträgen in die NORMAL.DOT erfolgt die entscheidende Abfrage allerdings erst am Ende der Sitzung und dann auch nur, wenn unter Optionen > Speichern das Kontrollkästchen Automatische anfrage für Speicherung von Normal.dot aktiviert wurde. Ansonsten speichert Word die NORMAL.DOT automatisch.

Mit dem Befehl Kopieren werden die markierten Einträge in die nebenstehende Liste Nach aufgenommen. Wenn Sie nun den Kopiervorgang einleiten, werden alle markierten Elemente in einem Durchgang kopiert. Sollten Sie versuchen Einträge zu kopieren, deren Name in der gegenüberliegenden Liste bereits existiert, so müssen Sie dies erst mit Ja in dem sich öffnenden Hinweisfenster bestätigen. Wenn Sie mehrere Einträge kopieren, können Sie mit Alle sämtliche Namen zum Überschreiben freigeben. Dies sollte nur mit größter Sorgfalt geschehen. Sollten Sie dennoch einen Eintrag überschrieben haben, den Sie nicht übernehmen wollten, so bleibt Ihnen noch immer die Möglichkeit, die Abfrage, ob die Dokumentvorlage gespeichert werden soll, die beim Schliessen des Dokumentfensters gestellt wird, zu verneinen.

Das Umbenennen funktioniert nach dem gleichen Schema, nur daß die Sicherheitsabfrage entfällt. Außerdem darf für die neue Namensgebung stets nur ein Eintrag markiert sein.

Um einen Eintrag aus einer Dokumentvorlage zu löschen, wählen Sie den entsprechenden Eintrag bzw. markieren mehrere Einträge der Liste und geben Löschen ein. Auch hier hinterfragt Word die Aktion, und Sie können den Löschvorgang mit Neinunterbrechen bzw. mit Ja einzeln oder mit Alle global bestätigen.

Sie können in einem Durchgang gleich verschiedene Dokumentvorlagen bearbeiten, indem Sie die aktiven Vorlagen schließen und andere öffnen. Nach Änderungen wird beim Schließen direkt abgefragt, ob die Änderungen in der Vorlage gespeichert werden sollen. So lassen sich auch komplexe Umorganisationen der Dokumentvorlagen in einem Durchgang ausführen. Nachdem Sie die Organisation abgeschlossen haben, beenden Sie die Aktion mit Schließen. Sollten zu diesem Zeitpunkt noch ungesicherte Vorlagen geöffnet sein, so erscheint wiederum das Meldungsfenster, über das Sie die Änderungen direkt speichern. Ausgenommen hiervon ist – wie schon erwähnt – die globale Vorlage NORMAL.DOT.

Um beispielsweise einen AutoText-Eintrag aus der aktuellen Vorlage in die Vorlage NORMAL.DOT zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Dialogfeld Extras > Vorlagen und Add-Ins, und aktivieren Sie das Dialogfeld Organisieren mit einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche.

2. Wechseln Sie in das Register AutoText.

3. Markieren Sie den zu kopierenden AutoText-Eintrag in der linken Liste, die die AutoText-Einträge der aktuellen Vorlage aufführt.

Im Bereich Beschreibung wird der Inhalt des AutoText-Eintrags dargestellt.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren, so wird der markierte Eintrag in die Vorlage NORMAL.DOT kopiert.

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