Für Serienbriefe wird in vielen Fällen eine Excel Tabelle als Datenquelle genutzt. Solange die Zellen mit Text gefüllt sind, gibt es dabei auch keine Probleme. Anders sieht es dagegen aus, falls in der Zelle Zahlen stehen. Möglich ist hier beispielsweise der Preis einer bestimmte Ware, welcher in einer als Währung formatieren Zelle steht. So steht zum Beispiel in den Zellen „0,99“ EUR oder „1937 EUR“. Diese Werte sollen nun in der gleichen Form auch im Serienbrief erscheinen. Allerdings werden im Serienbrief lediglich die Zahlenwerte angezeigt, das Währungszeichen dagegen fehlt. Um dies zu verhindern, müssen Sie den Serienbrieffeldern die entsprechenden Formatschalter hinzufügen.
Zunächst erstellen Sie den Serienbrief in der gewohnten Art und Weise. Stellen Sie anschließend die Verbindung zur Datenquelle und fügen Sie danach ein Seriendruckfeld für die Preisangabe hinzu. Daraufhin wird im Text ein Platzhalter wie zum Beispiel angezeigt. Dieses Seriendruckfeld können Sie nun um einen Formatschalter ergänzen. Schalten Sie hierzu mit der Tastenkombination [Alt] + [F9] die Ansicht für den Feldcode ein. Statt des Seriendruckfeldes wird nun ein Feldcode wie zum Beispiel
{ MERGEFIELD Preis }
angezeigt. Sie können den Formatschalter nun direkt hinter dem Feldnamen eingeben. Der Formatschalter beginnt immer mit dem Zeichen „#“ und anschließend in Anführungszeichen gesetzt, die gewünschte Formatierung. Für ein Eurozeichen würde die Formatierung dann wie folgt aussehen:
{ MERGEFIELD Preis # „#.##0,00 EUR“ }
Die Raute steht dabei stellvertretend für die optionale Stelle vor dem Komma und die Null für eine erzwungene Stellenangabe.
Nachdem Sie den Formatschalter entsprechend angepasst haben, können Sie mit der Tastenkombination [Alt] + [F9] wieder zur Dokumentenansicht zurückkehren. Wenn Sie nun einen Serienbrief erstellen, dann erscheinen die kompletten Eurobeträge inklusive des Währungszeichens. Sie können dies jederzeit ind er Serienbriefvorschau kontrollieren.