Word: Felder präzisieren

Die meisten Felder lassen sich an die jeweilige Arbeitssituation anpassen. Diese Anpassung erfolgt über zusätzliche Informationen, die Sie an die Angabe der Feldart anhängen. Grundsätzlich muß zwischen verschiedenen Elementen innerhalb der Feldklammer ein Leerzeichen gesetzt werden, so daß die ergänzenden Informationen auseinandergehalten werden können.

Sicherheitshalber sollten Sie alle Argumente in Anführungsstriche setzen, denn damit verhindern Sie Fehlermeldungen, die aus vergessenen Anführungszeichen resultieren.

Anweisungen können als Argumente gestaltet sein. Sie dürfen aus Buchstaben und Ziffern, aber auch aus Grafiken bestehen. Argumente müssen in Anführungsstriche gesetzt werden, wenn sie mehr als eine zusammenhängende Zeichenkette umfassen. Dies ist bereits bei zwei Worten erfüllt. Textargumente finden beispielsweise Verwendung, wenn Sie einen Eintrag der Datei-Information neu belegen:

{Title „Keine Zeit für Langeweile“}

Argumente können aber auch mit logischen Operatoren kombiniert werden. In der Serientexterstellung kann z.B. durch die Bedingung

{If Vorname = „Firma“ „Sehr geehrte Damen und Herren“}

die Anrede des Briefes automatisiert werden. Diese Feldfunktion enthält zwischen den Argumenten „Vorname“ und „Firma“ einen logischen Operator. Am Ende der Feldfunktion steht der Text, der eingefügt werden soll, wenn die Bedingung erfüllt wird, das Ergebnis somit wahr ist. Es könnte noch ein zweiter Text angefügt werden, der in jenen Fällen Verwendung findet, in denen die Bedingung nicht erfüllt wird, das Ergebnis der Operation also falsch ist.

Eine solche Aktualisierung findet bei Serienbriefen automatisch statt.

In vielen Feldfunktionen kommen Textmarken zum Einsatz. Der Inhalt von Textmarken läßt sich mit einigen Feldfunktionen bestimmen oder auslesen. So läßt sich mit der Feldfunktion {Ask} eine Frage formulieren, deren Antwort bei der Aktualisierung der Feldfunktion abgefragt und einer Textmarke zugewiesen wird. Ein Beispiel hierfür ist die Frage nach dem Betreff des Schreibens:

{Ask Betreff „Geben Sie einen Betreff ein.“}

Diese Frage würde für jede Version des Serienbriefes einzeln gestellt. Wenn alle Briefe den gleichen Betreff haben, kann bei der Feldfunktion {Frage} der Schalter „o“ verwendet werden, der die Beantwortung der Frage auf alle Datensätze bezieht.

{Ask Betreff „Geben Sie einen Betreff ein.“ o}

Eingefügt wird der Betreff an der Stelle, an der Sie das Feld mit der Textmarke „Betreff“ positionieren:

Betreff: {Betreff}

Andere Feldfunktionen nehmen Textmarken als Bezugspunkte für Referenzaktionen. Beispielsweise kann mit der Feldfunktion {PageRef} auf die Seitenzahl verwiesen werden, an der eine bestimmte Textmarke gesetzt ist. So zeigt die Feldfunktion

Siehe Seite {PageRef wigwam}

als Ergebnis: Siehe Seite 9.

Daß Sie mit Word nicht auf den Inhalt des aktuellen Dokuments beschränkt sind, wurde in diesem Buch schon mehrfach gezeigt. Die Grenzen einer Datei oder sogar von Word überschreiten Sie ebenfalls mit Hilfe von Feldfunktionen. Neben {IncludeText}-Feldern, die Inhalte anderer Dateien mit Dokumenten verknüpfen, sind besonders die {Link}-Funktionen erwähnenswert.

Das Feld {Verknüpfung} löst seit Word 2.0 die Felder {DDE} und {DDEAuto} ab, die in den ersten Versionen von Word für den automatischen Datenaustausch zuständig waren. Allerdings bleiben diese Felder auch beim Import älterer Dokumente in Word voll funktionstauglich und können auch weiterhin manuell eingegeben werden. In der Liste der Feldarten im Dialogfeld Feld sind sie allerdings nicht mehr verzeichnet.

Mit diesen Feldfunktionen treten Sie in kommunikative Verbindung zu anderen Applikationsprogrammen. Voraussetzung hierfür ist, daß auch das andere Programm zum dynamischen Datenaustausch fähig ist. Sie können dann Dateien verknüpfen, die automatisch oder halbautomatisch, also mit manueller Aktualisierung, die neueste Version der Quelldatei auslesen. Auch der Start des jeweiligen Applikationsprogramms wird hierbei automatisch vollzogen. Felder, die Dateien mit Dokumenten von Word verknüpfen, haben die Form

{LINK Excel.Sheet.8 „C:\WINDOWS\Profiles\StWilleke\Eigene Dateien\Abrechnung 1999-02.xls“ „Tabelle1!Z2S2:Z7S7“ a r}

Die Feldfunktion besteht in diesem Fall aus der Angabe der Feldart, dem Namen des Quellprogramms und dem Pfad und Dateinamen der Quelldatei. Außerdem ist hier der Bereich, auf den sich die Verknüpfung bezieht, definiert. Statt einer Zeilen-/Spaltenangabe könnte hier auch eine definierte Textmarke angegeben werden. Auf diese Weise lassen sich auch Diagramme und Grafiken geeigneter Programme importieren.

Die Schalter beziehen sich:

1. auf die Form der Übernahme, die in diesem Fall im RTF-Format erfolgt (r), und

2. darauf, daß die Verknüpfung automatisch aktualisiert werden soll (a).

Die Feldart {= Formula}, deren Feldbezeichner ausnahmsweise kein Name, sondern das Gleichheitszeichen (=) ist, ermöglicht Ihnen die Verwendung mathematischer und logischer Operationen. Der Feldaufbau besteht hierbei aus dem Feldartbezeichner, dem Ausdruck der Operation und den Werten, auf die sich die Operation bezieht. Die Werte, auf die sich die Operation bezieht, werden gemeinsam in eine runde Klammer gesetzt und voneinander durch Listenzeichen (meist Semikola) getrennt. So läßt sich mit der Feldfunktion {= Formula} beispielsweise der Mittelwert einer Zahlenreihe berechnen:

{= Average (3;7;34;2;5;18)}

Das Ergebnis ist hierbei 11,5. Aber auch logische Operationen lassen sich mit der {= Formula}-Funktion erstellen. Mit dem Ausdruck {= Or} läßt sich überprüfen, ob eines von zwei Argumenten wahr ist:

{= Or (1+1=3;4*2=8)}

gibt als Ergebnis eine 1 aus, da eines der beiden Argumente wahr ist. Wenn beide falsch sind, beträgt das Ergebnis 0.

Die Schreibweise dieser Feldfunktion erinnert nicht nur zufällig an Formeln, die aus der Tabellenkalkulation bekannt sind. Mit der Feldfunktion {= Ausdruck} lassen sich in Word auch innerhalb von Tabellen Berechnungen erstellen. Hierbei kann auf Tabellenfelder, Zeilen, Spalten und Bereiche Bezug genommen werden. Die Bezugsfelder in der Tabelle werden jeweils durch eine Spalte und Zeile angegeben, wobei die Spalte alphanumerisch und die Zeile numerisch eingegeben wird, wie es in Tabellenkalkulationen (beispielsweise Microsoft Excel) üblich ist. Die Feldfunktion

{= Sum (d1;d4)

berechnet die Summe der beiden Tabellenzellen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, daß die Feldfunktion in einer Zelle der Tabelle steht, auf die die Funktion Bezug nimmt.

Für die Darstellung von Formeln können Sie wie in den ersten Versionen von Word auf die Feldfunktion {Formel} zurückgreifen. Zwar ist der Microsoft Formel-Editor 3.0, der zum Lieferumfang von Word gehört, einfacher zu bedienen, doch ermöglichen {Formel}-Felder die Eingabe von Formeln direkt im Text. Später können Sie {Formel}-Felder immer noch in Objekte verwandeln: Ein Doppelklick auf die angezeigte Formel öffnet sie mittels der Anwendung Formel-Editor.

{Eq r(3;27)}

stellt beispielsweise die Kubikwurzel zur Basis 27 dar.

Lassen Sie sich nicht durch Fehlermeldungen irritieren, die während der Eingabe angezeigt werden. Da das {Formel}-Feld permanent aktualisiert wird, führen fehlende Klammern oder noch unvollständige Angaben zu diesen Meldungen, die sich im Lauf der Eingabe (hoffentlich) erledigen.

Die Feldfunktion {Eq} wird hierbei mit einem Schalter präzisiert. Daß es sich um eine Wurzel (lateinisch: Radix) handelt, wird durch den Schalter „r“ angegeben. Auf diese Weise hat jede Formeldarstellung spezielle Schalter, die miteinander benutzt werden können und zur Darstellung komplexer Formeln dienen. Da Formelfelder während der Eingabe direkt aktualisiert werden, bietet sich die Arbeit mit einem geteilten Fenster besonders an. So haben Sie bei komplexen Formeln das momentane Ergebnis vor Augen, während Sie im anderen Fenster die Feldfunktion erstellen oder ändern.

Sie können sich einige der Formatierungsmöglichkeiten durch Schalter direkt zeigen lassen, indem Sie verschiedene Zeitangaben aus dem Dialogfeld Einfügen > Datum und Uhrzeit in ein Dokument übernehmen und dann die Ansicht der Feldfunktionen aktivieren.

Außer den feldspezifischen Schaltern bietet Word noch allgemeine Schalter. Die allgemeinen Schalter dienen in der Regel der Formatierung von Ergebnissen. Ausgenommen hiervon ist der spezielle Sperrschalter (!). Er verhindert, daß Felder, die zu einem Ergebnis gehören, aktualisiert werden. Mit diesem Schalter beugen Sie unkontrollierten Änderungen eines Ergebnisses vor. Die anderen allgemeinen Schalter formatieren das Zeichenformat eines Feldergebnisses (*), das numerische Bild (#) und den Aufbau der Datums- und Zeitangaben (@). Selbstverständlich ist nicht jeder Schalter in jeder Feldfunktion sinnvoll. Das Datumsformat der Feldfunktion {Date} läßt sich beispielsweise auf mannigfache Art umsetzen:

{Date @ „t. MMMM yyyy“} 18. Juni 1999

{Date @ „MMMM yy“} Juni 99

{Date @ tt.MM.yy} 18.06.97

Außerdem lassen sich über den Schalter noch Stunden- und Minutenangaben ergänzen. Daß der Datumsschalter keine Wirkung hat, solange die Feldfunktion keine Zeitangaben beinhaltet, versteht sich.

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