Word: Formatvorlagen aufeinander aufbauen

Mitunter soll eine Formatvorlage nur für einen speziellen Absatz gelten und nach der nächsten Absatzschaltung eine andere Formatvorlage aktiv werden. Solche Folgeerscheinungen geben Sie im Listenfeld Formatvorlage für nächsten Absatz vor, indem Sie die Formatvorlage wählen, die dem nächsten Folgeabsatz zugeordnet werden soll, sobald der aktuelle Absatz mit [Return] beendet wird.

Die Abfolge der Formatvorlagen ist nur während der Texterfassung relevant, da erst Ü am Ende des Absatzes die Umschaltung aktiviert. Bei einer nachträglichen Formatierung mit Formatvorlagen wirkt sich die vorgegebene Sequenz nicht aus.

Dieses Folgeformat läßt sich für jede Formatvorlage separat bestimmen. Diese Option ermöglicht es Ihnen, Texte durchgehend einzugeben, ohne zwischendurch die Formatvorlage manuell wechseln zu müssen. Für die Formatvorlage „Zitat Anfang“ bietet sich sicherlich das Format „Zitat Mitte“ an. Die Formatvorlage „Zitat Ende“ wird in der Regel mit dem Format „Erster Absatz“ vom „Fließtext“ fortgeführt werden. Auf ihn wird dann wieder ein „Mittlerer Absatz“ folgen, der dann allerdings als weitere Folge wieder „Mittlerer Absatz“ tragen sollte.

Die im Feld Formatvorlage für nächsten Absatz vorbestimmten Wechselwirkungen können Ihnen einen Teil der Handarbeit abnehmen. Durch Ihre Entscheidung der automatischen Sequenz steht einer manuellen Änderung der Folge im Text nichts im Wege; Sie können also dem folgenden Absatz bei der Erfassung noch immer eine andere Formatvorlage zuweisen.

Basisbeziehungen

Im Listenfeld Basiert auf der Dialogfeld Neue Formatvorlage und Formatvorlage bearbeiten können Sie – je nach Formatvorlagentyp – die Absatz- oder Zeichenformatvorlage wechseln, auf der die aktuelle Formatvorlage fußt. Bei einem Wechsel werden die Formatierungen der Basis-Formatvorlage automatisch in die Formatvorlage übernommen, die zur Bearbeitung ansteht. Die Formatierungen der Formatvorlage, die bereits vom Fundament abweichend definiert wurden, bleiben aber unverändert erhalten.

Die Auswirkungen eines Formatvorlagen-Wechsels treten Ihnen im Vorschau-Feld vor Augen, und in der Beschreibung lesen Sie, welche Formatvorlage die Ausgangsbasis bildet, während (+) meldet, was sich an den Voraussetzungen im speziellen ändert.

Um ein Formatvorlage ohne Verknüpfung zu erstellen, wählen Sie in der Liste Basiert auf den Eintrag (Keine Formatvorlage).

Wenn Dokumentvorlagen auf anderen Dokumentvorlagen basieren, treten sie in eine direkte Abhängigkeit. Modifikationen, die Sie an der Basis vornehmen, schlagen unter Umständen weit durch. Alle Formatvorlagen, die mit dieser Basis direkt oder indirekt – über andere Formatvorlagen – in Verbindung stehen, nehmen die Änderung auf, wenn sie nicht für die geänderte Formatierung explizit über eigene Definitionen verfügen.

Gerade diese Möglichkeit bietet dem fortgeschrittenen Anwender die Chance, mit wenigen Tastendrücken das Erscheinungsbild eines ganzen Dokuments zu ändern. Formatvorlagen beziehen alle Informationen, die nicht separat erfaßt werden, von der zugrundeliegenden Formatvorlage. Diese Formatvorlage kann wiederum auf einer anderen Formatvorlage basieren und so fort. Auf diese Art läßt sich ein Stammbaum der Beziehung von Formatvorlagen entwickeln. Diesen Stammbaum können Sie sich zunutze machen, indem Sie intelligente Verknüpfungen schaffen.

Grundlage für neue Formatvorlagen ist in der Regel das Format „Standard“, das die unterste Ebene der Formatvorlagen verkörpert. Änderungen in „Standard“ haben also die weitgehendsten Auswirkungen.

Gesetzt den Fall, Sie erstellen ein Format „Text“, das für sämtliche Textpassagen Ihres Dokuments zuständig ist. Dieses Format „Text“ basiert auf der Formatvorlage „Standard“, die Sie im weiteren unberührt lassen möchten. Basierend auf „Text“ definieren Sie weitere Formatvorlagen, z.B. „Fließtext“, „Einspaltig“, „Zitat“ und „Marginal“. Weiterhin können Sie auf diesen Formatvorlagen weitere Formate aufbauen.

Nehmen wir an, Sie setzen Ihr ganzes Dokument in einer Schrift, z.B. Courier, so haben Sie diese Schrift nur einmal bestimmt, nämlich in der ersten Formatvorlage: „Text“. Sollte es nun irgendwann wünschenswert sein, das Dokument auf eine andere Schrift umzustellen, z.B. Times, so brauchen Sie diesen Eintrag nur in der Formatvorlage „Text“ zu ändern. Alle abhängigen Formatvorlagen werden automatisch aktualisiert. Ausgenommen sind hiervon nur jene, die bereits eine spezielle Formatierung des geänderten Punkts aufweisen. Um bei dem Beispiel zu bleiben, müßten Sie für die Veränderung des Zeilenabstands von 1,5ze auf 1ze nur den Zeilenabstand in der Formatvorlage „Text“ ändern.

Wenn Sie für Zitate bereits einen einzeiligen Zeilenabstand definiert haben, werden diese Formatvorlagen von der Änderung automatisch ausgenommen. In allen anderen Formatvorlagen wird die Änderung allerdings wirksam. Um alle Marginaltexte kursiv zu drucken, ändern Sie die Zeichenformatierung der Formatvorlage „Marginal“. Hierdurch sind nur jene Formatvorlagen betroffen, die auf „Marginal“ basieren – im Beispiel die Formatvorlage „Kolumne“.

Die Änderungen, die Sie auf diese Weise komfortabel für mehrere Formatvorlagen in einem Schritt eingeben können, enden aber nicht im Dialogfeld. Sie wirken fort in die Formatierung des Textes: Jeder Absatz, der mit einem der betroffenen Formatvorlagen formatiert wurde, wird automatisch in die neue Form gebracht. Dies kann im Extremfall für Sie bedeuten, daß Sie sich mit einem Tastendruck im Dialogfeld Formatvorlage bearbeiten der Aufgabe entledigen, zweihundert Zitate in einem größeren und besser lesbaren Schriftgrad zu setzen. Und hierbei handelt es sich um eine Aufgabe, die manuell Stunden, wenn nicht gar Tage in Anspruch nimmt.

Doch die Liste Basiert auf bietet noch einen anderen Zugriff. Sie können nicht nur eigene Formatvorlagen aufeinander aufbauen, sondern auch die automatischen Formatvorlagen mit den eigenen verknüpfen. Auf automatische Formatvorlagen greift Word für Windows immer dann zurück, wenn eine bestimmte Formatierung gefragt ist, z.B. bei Fußnotentext und Fußnotenzeichen, Kopf- und Fußzeilen usw. Diese automatischen Formatvorlagen basieren in der Regel allesamt auf der Formatvorlage Standard.

Sie können nun die Formatvorlage Standard ändern, um beispielsweise alle automatischen Formatvorlagen der Schrift des Fließtextes anzupassen, die Sie unter „Text“ festgelegt haben. Statt dessen können Sie aber auch in der ListeFormatvorlagen den Eintrag Fußnotentext markieren, mit Bearbeiten das Fenster erweitern und in der Liste Basiert auf Ihre eigene Formatvorlage „Text“ anwählen – um bei dem oben angeführten Beispiel zu bleiben. Wenn Sie das Fenster nun mit OK oder [Return] verlassen, wirken sich die Änderungen in der Formatvorlage „Text“ auch auf den Fußnotentext und all jenes aus, was Sie auf diese Weise direkt oder im nachhinein mit „Text“ verbinden.

Hierdurch werden alle Formateinträge, die bereits bestehen, in der aktuellen Formatvorlage selbst festgehalten und die Verknüpfung zu übergeordneten Formatvorlagen gelöst.

Der gleiche lösende Effekt wird bei Zeichenformatvorlagen im Feld Basiert auf über den Eintrag (zugrundeliegende Eigenschaften) hervorgerufen. Hierbei wird stets die Abhängigkeit der Zeichenformatvorlage von der Absatzformatvorlage betont, die ihre Basis bildet, und anschließend die Abweichungen angeführt. Die Basis-Absatzformatvorlage läßt sich allerdings nicht wechseln. In der Liste der Formatvorlagen repräsentiert der Eintrag die Schriftformatierung, die in der angewählten Basis-Absatzformatvorlage gilt. Dieser Eintrag dient dazu, im Text Zeichenformatierungen wieder auf die Standardwerte des Absatzes zurückzusetzen. Die Absatz-Standardschriftart läßt sich daher nicht direkt formatieren, sondern nur über Änderungen der Schriftformatierung und Sprachzuweisung in der zugrundeliegenden Absatzformatvorlage ändern.

Beachten Sie, daß Zeichenformatvorlagen in Word durchaus keine Randerscheinung, sondern ein wichtiges Formatiermittel sind. So werden die Zeichen von Anmerkungen, End- und Fußnoten, Seitenzahlen und Zeilennummern von Word für Windows automatisch über Zeichenformatvorlagen gestaltet. Über deren Formatvorlagen haben Sie denn auch direkten Zugriff auf die Gestaltung dieser Zeichen und können sie nach Lust und Laune anpassen.

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