Word: Formatvorlagen im Dialogfeld erstellen

Wenn Sie Formatierungen lieber im Dialogfeld einstellen, so können Sie Formatvorlagen auch im Dialogfeld Format > Formatvorlage erstellen. Einige Funktionen lassen sich ausschließlich im Dialogfeld aktivieren.

Mit dem Menübefehl Format > Formatvorlage öffnen Sie das Dialogfeld Formatvorlage. Auch der Tastenschlüssel [Strg][Shift][S] öffnet dieses Dialogfeld; sofern die Symbolleiste Formatierung angezeigt wird, müssen Sie den Tastenschlüssel zweimal betätigen.

Sind mehrere, unterschiedlich formatierte Absätze markiert, werden nur übereinstimmende Zeichenformatvorlagen gekennzeichnet.

Im Dialogfeld Formatvorlage werden in der Liste Formatvorlagen die Formatvorlagen angeführt. Während Absatz-Formatvorlagen durch ein vorgestelltes Absatzendezeichen symbolisiert werden, erkennen Sie Zeichenformatvorlagen am kleinen unterstrichenen „a“. Absatz- und Zeichenformatvorlage, die im aktuellen Absatz gelten, sind in der Liste durch eine Pfeilspitze vor den Vorlagenamen gekennzeichnet.

In der Dropdown-Liste Anzeigen können Sie wählen, ob in der Liste Alle Formatvorlagen oder, wenn Sie die Vielfalt der vorhandenen Formatvorlagen stört, nur Benutzte Formatvorlagen gezeigt werden sollen. Eine dritte Alternative besteht unter Anzeigen mit dem Eintrag Benutzerdef. Formatvorlagen, der lediglich benutzerdefinierte Formatvorlagen listet.

Wenn Sie sich Alle Formatvorlagen anzeigen lassen, werden auch die automatischen Formatvorlagen angezeigt. Diese Formatvorlagen heißen „automatisch“, da Word bei Aktionen wie dem Gliedern, der Verzeichnis- und Indexerstellung, aber auch bei der Fußnoten, Kopf-/Fußzeilenformatierung und Zeilennumerierung selbsttätig auf diese Formate zurückgreift. Die automatischen Formatvorlagen, die bereits zum Einsatz kommen oder verändert wurden, werden von Word für Windows in die Liste Benutzte Formatvorlagen übernommen; diese Liste bietet also eine Teilmenge aller Formatvorlagen für das aktuelle Dokument. Mit Benutzerdef. Formatvorlagen bekommen Sie in der Liste nur die eigenen Vorlagenkreationen zu Gesicht. In der Liste bewegen Sie sich mit den Cursortasten, der Maus oder durch die Eingabe der Anfangsbuchstaben vorhandener Formatvorlagennamen.

Neben der Liste mit den Formatvorlagen wird im Dialogfeld Formatvorlage im Feld Beschreibung angezeigt, welche Formatierung die aktuelle Formatvorlage aufweist. In den Feldern Vorschau: Absatz und Vorschau: Zeichen werden die Formatierungen für Absatz und Zeichen aufgeführt, die für die markierte Formatvorlage gelten.

Über das Dialogfeld Formatvorlage erstellen Sie eine neue Formatvorlage folgendermaßen:

1. Öffnen Sie das Dialogfeld Format > Formatvorlage.

2. Öffnen Sie mit einem Klick auf Neu das Dialogfeld Neue Formatvorlage.

3. Geben Sie im Feld Name den Namen der zu erstellenden Formatvorlage ein.

Sollten mehrere Textabsätze markiert sein, so gilt die aktuelle Absatzformatierung und Zeichenformatierung, die die Markierung im ersten Absatzes beherrscht.

Die Formatierung der neuen Formatvorlage entnehmen Sie dem Vorschau-Fenster, das die Formatierung des aktuellen Textabsatzes widerspiegelt.

4. Legen Sie unter Formatvorlagentyp fest, ob sich die neue Formatvorlage auf die gesamte Absatzformatierung oder nur auf die Gestaltung der Zeichen erstreckt,.

5. Wenn Sie eine bereits vorhandene Formatvorlage als Grundlage für die neu zu erstellende Formatvorlage nutzen möchten, wählen Sie diese im Dropdown-Feld Basiert auf aus.

Die Basis der neuen Formatvorlage ist automatisch durch die Formatvorlage vorgegeben, die für den aktuellen Absatz gilt, von dem aus das Dialogfeld aufgerufen wurde. Solange es sich um ein Standarddokument handelt, in dem noch keine Eingaben vorliegen, ist die Basis stets die Vorlage Standard, also entweder die gleichnamige Formatvorlage für Absätze oder die Zeichenformatvorlage Absatz-Standardschriftart. Sie können diese Basis aber im Dropdown-Feld Basiert auf wechseln. In dieser Liste stehen je nach Formatvorlagentyp entweder die Namen der Absatzformatvorlagen oder die der Zeichenformatvorlagen zur Verfügung.

Wie die Zusammensetzung der neuen Formatvorlage ausschaut, zeigt Ihnen wieder die Beschreibung. Je nach Vorlagetyp – Absatz oder Zeichen – zeigt sich hier, auf welcher bestehenden Formatvorlage die neue Vorlage basiert und – in der Anzeige durch ein Pluszeichen verbunden – was sich in Bezug auf das Format ändert.

Zeichenformatvorlagen enden nicht per Absatzschaltung und lassen sich daher folgerichtig nicht automatisch fortführen.

6. Wenn es sich bei der neu zu gestaltenden Vorlage um eine Absatzformatvorlage handelt, können Sie im Dropdown-Feld Formatvorlage für nächsten Absatz die Vorlage wählen, die nach einer Absatzschaltung per [Return] während der Texteingabe ein anderes Format aktiviert. Hierin geben Sie vor, welche Folge die Absatzvorlage hat;

7. Zur Modifikation des bestehenden und angezeigten Formats haben Sie unter Format Zugriff auf alle Dialogfelder, die der Formatierung der Absatz- oder Zeichenformatvorlage dienen. Die Eingabe der Formatierung in den einzelnen Dialogfeldern erfolgt wie gewohnt.

Sie schließen die Änderungen stets mit OK ab und können dann mit der Modifikation einer anderen Formatkategorie fortfahren, solange die Formatvorlage Ihren Wünschen entspricht.

Die Aufteilung der Format-Dialogfeld ist weiterhin so, wie sie Ihnen schon geläufig sein dürfte:

Befehl – Bedeutung

Zeichen -Ist zuständig für die Zeichenformatierung und im Aufbau identisch mit Format > Zeichen

Absatz – Ist zuständig für die Absatzformatierung und im Aufbau identisch mit Format > Absatz

Tabstopp – Ist zuständig für die Tabulatorpositionierung und im Aufbau identisch mit Format > Tabstopp

Rahmen – Ist zuständig für die Rahmengestaltung und im Aufbau identisch mit Format > Rahmen und Schattierung.

Sprache – Ist zuständig für die Sprachzuweisung und im Aufbau identisch mit Extras > Sprache

Positionsrahmen – Ist zuständig für die Absatzpositionierung und im Aufbau identisch mit Format > Positionsrahmen

Nummerierung – Ist zuständig für die Absatznummerierung und im Aufbau identisch mit dem Dialogfeld Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen.

Absatzformatvorlagen mit formatierten Positionsrahmen führen im Dokument zur direkten Positionierung eines Absatzes. Allerdings behält der nächste Absatz mitunter die gleiche Positionierung bei, auch wenn unterFormatvorlage für nächsten Absatz der Wechsel auf einen unpositionierten Absatz vorgegeben wurde. In diesem Fall hilft im Text der Tastenschlüssel [Strg][Q], der den aktuellen Absatz wieder auf die Vorgabe seiner Formatvorlage zurücksetzt, bei unpositionierten Absätzen also den Positionsrahmen entfernt, den der vorhergehende Absatz spendierte.

Formatierungen, die Sie in diesen Dialogfeldern vornehmen, haben später beim Einsatz im Text genau die gleiche Wirkung, als ob Sie die Absätze direkt formatiert hätten. An der Erscheinungsweise im Dokument kann nicht direkt erkannt werden, ob der Absatz durch eine Formatvorlage oder per Hand gestaltet wurde.

8. Abschließend verlassen Sie das Dialogfeld Neue Formatvorlage mit OK.

Sehr komfortabel ist es, Formatvorlagen direkt mit Sprachen zu verbinden. So können Sie die Rechtschreibkorrektur und die Trennhilfe automatisieren und beschleunigen.

Legen Sie beispielsweise eine Formatvorlage für englische Zitate an:

1. Öffnen Sie das Dialogfeld Format > Formatvorlage.

2. Wählen Sie Neu, um das Dialogfeld Neue Formatvorlage zu öffnen.

3. Benennen Sie die Formatvorlage im Feld Namen beispielsweise „Zitat (engl.)“

4. Weisen Sie dieser Formatvorlage unter Format > Sprache den Eintrag „Englisch (Großbritannien)“ zu.

Außerdem können Sie noch in den anderen Formatfenstern das Erscheinungsbild des Zitats bestimmen.

5. Damit Ihnen die Formatvorlage „Zitat (engl.)“ auch in anderen Dokumenten zur Verfügung, steht aktivieren Sie im Dialogfeld Neue Formatvorlage das Kontrollkästchen Zur Dokumentvorlage hinzufügen.

6. Bestätigen Sie die neue Formatvorlage mit OK

Wenn Sie mit dieser Formatvorlage jene Stellen des Textes gestalten, an denen Sie in englisch zitieren, ist erstens das Erscheinungsbild der Zitate im Text einheitlich, und zweitens erfolgt bei der Rechtschreibkorrektur an diesen Stellen selbsttätig der Rückgriff auf die englischen Lexika.

Über die Schaltfläche Tastenkombination können Sie einer Formatvorlage im Feld Neue Tastenkombination drückeneine Tastenkombination eingeben und Zuordnen, über die Sie im Text die Formatvorlage den Absätzen zuordnen können.

Die definierte Formatvorlage wird nur für das aktuelle Dokument gültig, wenn Sie nicht das Kontrollkästchen Zur Vorlage hinzufügen markieren. Dieses Feld bewirkt, daß die Formatvorlage beim Schließen des Dokuments in der aktuellen Dokumentvorlage gespeichert wird bzw. werden kann. Solange keine andere Dokumentvorlage aktiviert wurde, erfolgt die Speicherung in der NORMAL.DOT, was die neue Formatvorlage für alle weiteren Dokumente verfügbar macht.

Ein Absatz, dem eine Formatvorlage zugeweisen wurde läßt sich jederzeit neu formatieren. Diese Formatierung nimmt keinen Einfluß auf die Formatvorlage. Solle jedoch eine Neuformatierung automatisch in die Formatvorlage übernommen werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren. Änderungen werden in diesem Fall nicht nur für neue Absätze in die Formatvorlage übernommen – jeder bereits bestehende Absatz auf der Basis der aktuellen Formatvorlage wird automatisch neu formatiert.

Verlassen Sie das Dialogfeld Formatvorlage mit Zuweisen, wenn Sie die neu erstellte Formatvorlage auf den Absatz anwenden möchten, in dem die Einfügemarke positioniert war, bevor Sie das Dialogfeld Formatvorlageaufgerufen haben. Andernfalls verlassen Sie das Dialogfeld mit Schliessen.

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