Word: Formatvorlagen nutzen

Word unterstützt die absatz- und zeichenweise Formatierung über sogenannte „Formatvorlagen“. Hinter der etwas mißverständlichen Bezeichnung steckt nichts weiter als eine einheitliche Formatierung, die einem bestimmten Absatz zugewiesen wird. In einer Absatzformatvorlage werden alle Gestaltungsinformationen festgehalten, die das Aussehen des Absatzes bestimmen, z.B. Zeichen- und Absatzformatierungen, Tabstopps, Rahmenart, Sprache, Positionsangabe und Numerierungsdefinitionen. Sie können sich eine Formatvorlage als Notizzettel vorstellen, auf dem Word vermerkt, welche Merkmale etwa die Anrede, der Fließtext, ein Zitat oder der Betreff aufweist.

Formatvorlagen haben Sie – vielleicht ohne es zu wissen – bereits im ersten Anwendungsbeispiel kennengelernt. Beim automatischen Formatieren des Brieftextes hat Word den einzelnen Briefelementen bereits Formatvorlagen zugewiesen, der Adresse z.B. die Vorlage Briefkopfadresse.

Um eine neue Formatvorlage zu erstellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Formatieren Ihren Text so, wie er der zukünftigen Vorlage entsprechend aussehen soll. Möchten Sie zum Beispiel alle Briefkopfadressen in Zukunft kursiv darstellen, markieren Sie die Adresse und formatieren sie mit dem Zeichenformat kursiv.

2. Markieren Sie anschließend die Passage, die als Vorlage für die neue Formatvorlage gelten soll.

3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Formatvorlagenfeld, löschen Sie den Formatvorlagennamen, und geben Sie einen neuen Namen ein, z.B. Meine Adresse.

Word unterscheidet zwischen Formatvorlagen für Absätze sowie für einzelne Zeichen. Während Absatzformate in der Formatliste mit einem Absatzzeichen gekennzeichnet sind, erkennen Sie Zeichenformate anhand des nachgestellten und unterstrichenen Buchstabens „a”

Sobald die Formatvorlage einmal definiert ist, können Sie sie jederzeit wieder einsetzen. Soll ein Absatz beispielsweise genau so aussehen, wie Meine Adresse, weisen Sie dem Absatz einfach die gewünschte Formatvorlage zu. Die Auswahl treffen Sie entweder über das Formatvorlagen-Feld in der Symbolleiste Formatierung, das Sie mit [Strg][Shift][S] aktivieren, oder über das Menü Format > Formatvorlage. In beiden Fällen können Sie sich eine Liste der vorhandenen Formatvorlagen anzeigen lassen.

Natürlich können Sie im Beispieltext die bereits vorgegeben Formatvorlagen – zum Beispiel Briefkopfadresse, Datum und Anrede – jederzeit ändern . Möchten Sie beispielsweise in Ihren Briefen das Datum stets kursiv darstellen, müssen Sie lediglich die Formatvorlage Datum bearbeiten. Hierzu markieren Sie den kompletten Absatz, der das Datum enthält und formatieren ihn kursiv (Format > Zeichen). Anschließend öffnen Sie das erste Listenfeld der Symbolleiste Format und wählen erneut den Eintrag „Datum“. Word möchte daraufhin von Ihnen wissen, ob Sie die Formatvorlage neu definieren oder die ursprüngliche Formatdefinition aktivieren möchten. Wählen Sie die erste Option, und bestätigen Sie mit OK, um die Formatvorlage Datum neu zu definieren.

Sie können Formatvorlagen auch in einem eigenen Dialogfeld verändern. Hierzu rufen Sie das Dialogfeld Format > Formatvorlagen auf und wählen die zu ändernde Formatvorlage aus der Liste. Klicken Sie auf Bearbeiten . Über die Einträge der Schaltfläche Format aktivieren Sie das Format-Dialogfeld, und geben Ihre Änderungen ein. Hier zeigt sich der Vorteil der Formatvorlagen: Alle Absätze, die zuvor mit der modifizierten Formatvorlage ausgezeichnet wurden, werden automatisch den Änderungen entsprechend formatiert.

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