Im Dialogfeld Formatvorlage können Sie aber nicht nur die Formatvorlagen des aktuellen Dokuments löschen oder umbenennen, sondern Sie haben Zugriff auf die Formatvorlagen sämtlicher Dokumentvorlagen und Dokumente. Dieser Zugriff, der Ihnen das Kopieren, Umbenennen und Löschen von Formatvorlagen ermöglicht, öffnet sich, wenn Sie im Dialogfeld Formatvorlage den Befehl Organisieren wählen. Das Dialogfeld Organisieren, das sich hierauf öffnet, beinhaltet vier Registerkarten: Formatvorlagen, AutoText, Symbolleisten und Makros. Für die Organisation von Formatvorlagen ist lediglich die erste, gleichnamige Registerkarte von Interesse.
Die Registerkarte Formatvorlagen beinhaltet zwei Listen, von denen die linke beim Aufruf des Dialogfelds die Formatvorlagen des aktiven Dokuments nennt, während die rechte zunächst die Formatvorlagen der NORMAL.DOT listet. Legen Sie sich nicht zu sehr auf die Namen der Listen (In und Nach) fest, da diese mit der Markierung die Seite wechseln, sondern orientieren Sie sich an der Markierung selbst. Sie zeigt Ihnen, von welcher Datei und welcher Formatvorlage die folgende Aktion ausgeht.
Hier findet sich ein grundlegender Unterschied zu den anderen Registerkarten des Dialogfelds: Formatvorlagen werden nicht nur in Dokumentvorlagen gespeichert, wie eben AutoText-Einträge, Symbolleisten und Makros, sondern sie finden sich in jedem Dokument. Daher läßt sich beim Organisieren auch auf einzelne Dokumentdateien zugreifen, um deren Formatvorlagen zu kopieren, zu löschen oder umzubenennen. Dieser Zugriff erfolgt über die beiden Schaltflächen unter den Listen In und Nach, die zunächst beide mit Datei schliessen benannt sind. Erst nachdem Sie die aktuelle Datei geschlossen haben, haben Sie mit der Schaltfläche Datei öffnen freien Zugriff auf andere Dokumente oder Dokumentvorlagen, die – wie üblich – im Öffnen-Fenster ausgewählt werden können. Die Dateien, die Sie auf diese Weise öffnen, werden nicht zur Bearbeitung des Textes, sondern lediglich zur Bearbeitung der Formatvorlagen geladen. Ihre Formatvorlagen werden nun in der zuständigen Liste aufgeführt und stehen zur Markierung und Bearbeitung mit den Befehlen der Registerkarte bereit.
Die Markierung in der Liste ist nicht auf einen einzelnen Eintrag beschränkt, sondern läßt sich per Ziehen der Maus über mehrere aufeinander folgende Formatvorlagen oder per [Strg]/Mausklick um einzelne, verteilte Einträge erweitern. Beim Setzen einer Blockmarkierung steht übrigens auch die [Shift]-Taste zur Verfügung, so daß neben der linken Maustaste auch die Cursortasten zur erweiterten Markierung genutzt werden können. Während der erweiterten Markierung bleibt das Feld Beschreibung leer, das Sie bei Einzelmarkierungen über das Format der gewählten Formatvorlage schriftlich informiert.
Die markierten Formatvorlagen einer Liste können in die andere Liste kopiert werden, wobei das Feld Kopieren per Doppelpfeil die Kopierrichtung angibt.
Sollte eine Formatvorlage kopiert werden, deren Name in der Zielliste schon belegt ist, so macht Word Sie darauf aufmerksam. In einem Meldungsfenster bestätigen Sie, daß die vorhandene Formatvorlage von der neuen überschrieben werden soll. Sollten zu diesem Zeitpunkt mehrere Formatvorlagennamen markiert sein, gibt Ja nur das Überschreiben einer einzelnen Formatvorlage frei, während Alle sämtliche Formatvorlagennamen mit der kopierten Formatierung belegt. Die neue Belegung der Formatvorlage wird im Dokument nach Abschluß der Aktion gültig. Das Meldungsfenster für die einzelne oder allgemeine Bestätigung einer Aktion tritt auch in Erscheinung, wenn Sie Formatvorlagen im DialogfeldOrganisieren mit Löschen entfernen. Automatische Formatvorlagen können nicht gelöscht werden.
Nur eine einzelne Formatvorlage darf allerdings markiert sein, wenn Sie mit Umbenennen den Namen der Formatvorlage ändern möchten.
Automatische Formatvorlagen sind vom Umbenennen ausgenommen. Sollten Sie eine automatische Formatvorlage umbenennen wollen, so werden Sie feststellen, daß Word den Namen als Alias-Namen dem vorgegebenen Namen mit einem Semikolon anfügt.
Im Dialogfeld Umbenennen geben Sie im Feld Neuer Name einen anderen Namen für die Formatvorlage ein. Sollten Sie einen Namen auswählen, der bereits existiert, macht Word für Windows Sie per Meldungsfenster darauf aufmerksam. Obwohl in der Schreibweise zwischen Groß-/Kleinschreibung unterschieden werden kann, bewertet Word für Windows die reine Zeichenfolge als Namen. Doppeleingaben der gleichen Zeichenfolge sind daher nicht möglich. Hierbei werden Unterschiede der Schreibweise nicht berücksichtigt. Wenn Sie einer Formatvorlage einen neuen Namen geben, wirkt sich diese Änderung nach dem Schließen des Dialogfelds auch auf die Absätze aus, denen Sie die Formatvorlage bereits unter altem Namen zugeordnet haben. So lassen sich Formatvorlagen auch im Dokument schnell auf einen neuen Stand bringen.
Nach der Bestätigung Ihrer Modifikationen mit OK oder Schliessen landet die Einfügemarke wieder im Dokument, das sich den Änderungen automatisch anpaßt: Gelöschte Formatvorlagen im Text durch die Formatvorlage Standard ersetzt und Umbenennungen direkt in den Formatvorlagennamen des Dokuments nachvollzieht. Sofern Sie Formatvorlagen per Kopie ins Dokument aufgenommen haben, stehen Ihnen diese nun in den Listen der Formatvorlagen zur Verfügung.