Word: Formularfelder einfügen

Für die Kreation der Formularfelder müssen Sie die Symbolleiste Formular aktivieren. Öffnen Sie hierzu das Menü Ansicht und klicken Sie unter Symbolleisten auf den Eintrag Formular. Hierdurch wird die Symbolleiste Formular eingeblendet.

In der Symbolleiste Formular finden Sie alle Befehle zur Erstellung eines Formulars und zur Formatierung einzelner Formularfelder. Neben den Symbolen zur Erstellung von Formularfeldern stehen ihnen noch fünf weitere Symbole zur Verfügung, die das Formularhandling vereinfachen.

Über die Symbole Tabelle Zeichnen und Tabelle einfügen können Sie eine Tabelle erstellen. Tabellen eignen sich – wie bereits erwähnt – besonders gut als Hilfsmittel bei der Erstellung von Formularen. Diese Symbole sind in Bedienung und Funktion mit den gleichen Symbolen der Standard-Symbolleiste identisch.

Wenn Sie Formularfelder frei ins Dokument eingefügt haben und später positionieren möchten, so können Sie hierfür das Symbol Positionsrahmen einfügen nutzen. Die genaue Positionierung des Formularfelds erfolgt anschließend in der Layoutansicht mit der Maus oder über die Eingabe von Werten im Dialogfeld Positionsrahmen.

Von positionierten Elementen handelt das Kapitel 29.

Für die Formatierung von Formularfeldern stellt Word noch die Möglichkeit der Feldschattierung zur Verfügung. Hierdurch werden sämtliche Formularfelder eines Dokuments grau hinterlegt und sind so direkt ersichtlich. Diese Formatierung schalten Sie mit dem Symbol Formularfeld-Schattierung an bzw. aus.

Mit dem Symbol Formular schützen schalten Sie in den Formularmodus um. Eingaben sind innerhalb des Dokuments dann nicht mehr möglich. Lediglich in Formularfeldern können Sie Eingaben vornehmen.

Um ein Formularfeld einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Plazieren Sie die Einfügemarke an der Position im Dokument, an der das Formularfeld eingefügt werden soll.

2. Wählen Sie die Art des Formularfeldes per Klick auf eines der Symbol Text-, Kontrollkästchen- oder Dropdown-Formularfeld der Symbolleiste Formular

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formularfeld-Optionen um nötige Einstellungen vorzunehmen.

Stets bietet das Optionen-Dialogfeld noch die Möglichkeit, ein Makro auszuwählen, das automatisch gestartet wird. Unter Makro ausführen bei läßt sich festlegen, ob ein Makro beim Eintritt in das Formularfeld gestartet werden soll, also dann, wenn der Ausfüllende die Einfügemarke in das Feld bewegt und noch keine Eingabe vorgenommen hat- hierzu wählen Sie das entsprechende Makro im Feld Ereignis -, oder erst beim Verlassen, wenn seine Eingabe in das Feld schon vollzogen wurde – dieses Makro wird im Feld Beenden ausgewählt. Dies ermöglicht die Ausführung bestimmter Berechnungen in Tabellen, die direkte Überprüfung von Eingaben in Formularfelder und kontextorientierte Informationen, die dem Anwender beim Ausfüllen vor Fehleingaben bewahren.

Für alle Formularfelder bietet sich auch die Möglichkeit, Hilfetexte zu erfassen, die den Anwender beim Ausfüllen des Formulars begleiten. Stets wird die Hilfefunktion für ein Formularfeld in den Optionen-Dialogfeldern mit dem Befehl Hilfetext hinzufügen aktiviert. Im Dialogfeld Formularfeld-Hilfetext haben Sie die Möglichkeit, informative Texte zu generieren, die beim Ausfüllen in der Statusleiste erscheinen und/oder durch Drücken der [F1]-Taste in einem Meldungsfenster aufgerufen werden können.

Das Dialogfeld Formularfeld-Hilfetext verfügt über zwei Registerkarten, in denen Sie die Hilfefunktion für die Statuszeile und die Hilfetaste (F1) konfigurieren. Voreingestellt ist in beiden Registerkarten, daß das Formularfeld Ohne Hilfetext arbeitet. Sie können nun in den Registerkarten entweder auf einen zuvor erfaßten Baustein zurückgreifen, den Sie als AutoText-Eintrag gespeichert haben, oder Sie geben den Hilfetext manuell unter Benutzerdefiniert ein.

Der Rückgriff auf AutoText-Einträge empfiehlt sich, wenn für mehrere Formularfelder stets der gleiche Informationstext ausgegeben werden soll. Sie brauchen ihn dann nur einmal zu erfassen und unter Einfügen > AutoText > Neu zu speichern. Achten Sie bei der Erfassung des AutoTextes darauf, daß im Dialogfeld AutoText im Feld Suchen die Dokumentvorlage des Formulars angegeben ist. Auf den Namen des AutoText-Eintrags greifen Sie dann im Dialogfeld Formularfeld-Hilfetext in der Dropdown-Liste AutoText-Eintrag zurück.

Diese Einschränkung läßt sich durch den Gebrauch von AutoText-Einträgen nicht umgehen. Ist ein AutoText-Eintrag zu lang, so wird er nicht angezeigt.

Der Hilfetext in der Statusleiste darf nicht mehr als 138 Zeichen beinhalten. Für das Hilfefenster, das später mit [F1] aufgerufen wird, ist die Textlänge auf 255 Zeichen beschränkt. Es ist durchaus möglich in der Statuszeile einen kurzen Informationstext anzeigen zu lassen, der durch eine ausführlichere Erklärung bei Betätigung von [F1] ergänzt wird.

Haben Sie ein Formularfeld eingefügt und möchten die Einstellungen nachträglich ändern, genügt ein Doppelklick auf das Formularfeld. Sie können dann im Optionen-Dialogfeld die gewünschten Änderungen vornehmen.

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