Word: Gestalten mit Formatvorlagen

Eine Formatvorlage ist eine Gruppe von Formatierungsbefehlen, die zusammen gespeichert und gemeinsam Absätzen zugeordnet werden können. So lassen sich wiederkehrende Formatierungen auf einen Befehl reduzieren. Jede Formatvorlage hat einen Namen, über den sie identifiziert und zugewiesen wird. Über den Namen der Formatvorlage haben Sie nicht nur Zugriff auf die gespeicherte Formatierung, sondern ordnen die Formatierung auch Absätzen zu. Darüber hinaus bietet Word Formatvorlagen für Zeichenformate. Auf diese Weise brauchen Sie in einem Dokument, das über verschiedene Absatz- oder Zeichenformatierungen verfügt, nicht jeden Absatz neu zu formatieren.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Ordner, in dem Sie sich alle Formatierungseingaben notieren. Sie nehmen auf einem Blatt immer die Formatierungen auf, die zusammengehören, und machen sich einen Vermerk, wofür Sie diese Formatierung einsetzen. Beispielsweise haben Sie in dem Ordner ein Absatzformat für Zitate, in dem festgehalten ist, daß Zitate stets einen Zentimeter eingerückt sein sollen, der Zeilenabstand einzeilig sei und dergleichen mehr. Jedesmal, wenn Sie ein Zitat schreiben, schauen Sie in diesem Ordner nach, was Sie alles bedenken wollten. Dann geben Sie die Vorgaben ein, und der Absatz sieht schließlich genauso aus wie das Zitat auf der vorigen Seite. Stellen Sie Ihren Ordner zur Seite, und überlassen Sie diese Arbeit Word für Windows. Denn genau dies ist die Aufgabe der Formatvorlagen, mit denen Sie die gleichmäßige Struktur eines Dokuments in der Hand haben.

In einer Absatzformatvorlage werden folgende Gestaltungsinformationen eines Absatzes festgehalten:

1. Das Zeichenformat bzw. die Schriftart

2. Die Absatzformatierung

3. Die Tabstopps

4. Die Rahmenart

5. Die Sprachzuweisung

6. Die Positionsangabe

7. Die Numerierungsdefinition

Die Zeichenformatvorlage ist in ihrer Kapazität beschränkter, da sie keine absatzorientierten Formatierungen aufzunehmen braucht. Daß zwischen absatzorientierten Formatvorlagen und zeichenorientierten Formatvorlagen unterschieden wird, bietet den Vorteil, daß Sie nicht nur den ganzen Absatz definieren können, sondern ganz gezielt einzelne Worte gestalten können. Die Zeichenformatvorlage enthält:

1. Das Zeichenformat

2. Das Rahmenformat

3. Die Sprachzuweisung

Alle Angaben für Formatvorlagen können über Dialogfelder eingetragen werden, die den bekannten Dialogfeldern entsprechen.

Bei der Verwaltung der Formatvorlagen leistet Word mehr, als jeder noch so gut geführte Ordner leisten kann: Sie legen nicht nur alle Formatierungen unter Namen ab und geben nicht nur eine gesamte Formatierung über einen Namen an die Absätze des Textes weiter, sondern Sie haben überdies auch die Möglichkeit, eine ganze Gruppe von Absätzen durch einen Befehl neu zu formatieren. Um alle Absätze des gleichen Formatnamens auf einen Schlag zu verändern, brauchen Sie nur die Formatvorlage zu modifizieren. Alle Absätze, denen diese Formatvorlage zugeordnet ist, erhalten automatisch die neue Formatierung. Und da Formatvorlagen auch untereinander als Basis dienen, wirkt sich eine gut gesetzte Änderung auch auf andere Formatvorlagen aus. So läßt sich die Formatierung eines Dokuments einfach jeder veränderten Drucksituation anpassen.

Zwei prinzipiell verschiedene Wege führen zum Erstellen von Formatvorlagen. Zum einen können Sie das Format eines Absatzes aus dem Dokument übernehmen und mit einem Namen versehen. Zum anderen läßt sich eine Formatvorlage auch von Grund auf über Dialogfeld definieren. Hierbei beginnen Sie mit der Vorgabe des Vorlagennamens und spezifizieren dann das Format und die Position des Absatzes.

Kommentar schreiben

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.