Wenn Sie ein neues Dokument anlegen und ohne Texteingabe direkt in den Gliederungsmodus wechseln, formatiert das Programm den ersten, einzigen und leeren Absatz als Überschrift der Gliederungsebene 1 (Formatvorlage: Überschrift 1). Sie haben nun die Möglichkeit, Konzeptüberlegungen direkt in die Gliederungsansicht einzutragen. Betätigen Sie nach jeder Sentenz die [Return]-Taste. So werden alle Vermerke und Ideen untereinander als Überschriften der ersten Gliederungsebene aufgenommen und können mit der Gliederungsfunktion anschließend geordnet und bearbeitet werden, so daß sich das Inhaltsverzeichnis eines neuen Dokuments herauskristallisiert. Hierbei handelt es sich wohl um den direktesten Weg von der Gedankensammlung zum Manuskript. Wenn Sie allerdings ein Dokument, in dem bereits Texteingaben stattgefunden haben, in der Gliederungsansicht anzeigen, übernimmt Word die Textstruktur des Dokuments.
Um einen Textabsatz in eine Überschriftsebene umzuwandeln, positionieren Sie die Einfügemarke im Absatz und klicken das Symbol Höherstufen in der Symbolleiste an. Der Absatz wird ausgerückt und gilt jetzt als Überschrift. Der folgende ungegliederte Text wird dieser Überschrift untergeordnet. Ein Absatz einer Überschriftsebene wird höhergestuft – aus Überschrift 2 wird beispielsweise Überschrift 1.
Wenn Sie die Überschrift eine Ebene herabstufen möchten, klicken Sie das Symbol Tieferstufen an. Hierdurch wird auch der nachfolgende Text eine Ebene abgestuft.
Mit dem Symbol Umwandeln in Textkörper stufen Sie eine Überschriftsebene zurück zu einem regulären Textabsatz. Seine Ebene richtet sich nach der nächsten vorhergehenden Überschrift, der er zugeordnet ist.
Das Auf- und Abstufen können Sie statt mit den Symbolen der Befehlszeile auch direkt im Text der Gliederungsansicht vornehmen. Hierfür gibt es spezielle Mausaktionen. Sie stufen Absätze direkt im Text um, indem Sie den Mauszeiger auf dem Symbol plazieren, das dem jeweiligen Absatz vorangestellt ist. An dieser Stelle stellt der Mauszeiger einen Vierfachpfeil dar.
Wenn Sie die linke Maustaste drücken, können Sie das Symbol ziehen. Durch die Bewegung nach links und rechts stufen Sie eine Überschrift auf bzw. ab. Während der Bewegung nimmt der Mauszeiger das Symbol eines waagerechten Doppelpfeils an. An den möglichen Zielpunkten erscheint bei der Bewegung eine gepunktete Linie mit Zielquadrat. Lassen Sie an einer dieser Stellen die Maustaste los, um eine Überschrift der markierten Ebene zu erstellen. Die Aktion wirkt sich hierbei auf alle Ebenen aus, die dem bewegten Absatz untergeordnet sind. Diese Ebenen werden automatisch markiert. Ob einem Absatz Ebenen untergeordnet sind, erkennen Sie am Absatzsymbol +.
Beim Auf- oder Abstufen wird dem jeweiligen Absatz direkt die automatische Formatvorlage Überschrift der jeweiligen Ebene zugeordnet. Das heißt, Überschriften der Ebene 1 erhalten die Formatvorlage Überschrift 1, Überschriften der Ebene 2 die Formatvorlage Überschrift 2 usw. Durch diese Formatvorlagen gilt Ihre Gliederungsstruktur auch in den normalen Erfassungsmodi.
Wenn Sie ein Dokument im Gliederungsmodus darstellen, dessen Überschriften bereits die automatischen Formatvorlagen Überschrift zugeordnet wurden, übernimmt Word diese Gliederungsstruktur. Sie können diese Gliederung, die im normalen Erfassungsmodus vorgegeben wurde, im Gliederungsmodus beliebig nachbearbeiten und verändern. Word paßt die Formatvorlagen dem aktuellen Stand an. Außerdem haben Sie auch in der Gliederungsansicht Zugriff auf die Formatvorlagen. Sie können also hier auch über die Vergabe von Formatvorlagennamen einen Text strukturieren.
Bei der Markierung kann einzelner Text nur innerhalb eines Absatzes markiert werden. Überschreitet die Markierung die Grenzen eines Absatzes, ist im weiteren nur noch die absatzweise Markierung möglich. Bis auf diese Besonderheit funktioniert das Markieren des Textes mit den üblichen Befehlen.
Wenn Sie eine Überschrift samt allen untergeordneten Überschriften und Textabsätzen markieren möchten, bietet Ihnen die Maus hierfür eine besondere Möglichkeit. Positionieren Sie den Mauszeiger in der Markierungsleiste links des Textes. Hier wird das Maussymbol zu einem nach oben rechts gerichteten Pfeil. Klicken Sie nun die Überschrift mit der linken Maustaste doppelt an. Hierdurch wird die Überschrift samt allen ihr untergeordneten Absätzen markiert. Umstufungen beziehen sich nun auf den gesamten markierten Bereich.