Word Grammatikprüfung: Die Grammatik während der Eingabe prüfen

Die Überprüfung der Einhaltung grammatischer Regeln und stilistischer Feinheiten läuft in Word parallel zur Rechtschreibkontrolle. Das gilt in gleicher Weise für die Grammatikprüfung während der Eingabe wie für die Grammatikprüfung zusammen mit der Rechtschreibkontrolle.

Die Grammatikprüfung bietet Word für die deutsche und englische Sprache an. Wenn Sie eine Sprache wählen, für die keine Grammatikprüfung vorhanden ist, wird die Überprüfung der Grammatik automatisch deaktiviert.

Die Grammatik während der Eingabe prüfen

Die Grammatikprüfung können Sie während der Erfassung des Textes ebenso im Hintergrund überprüfen lassen, wie die Rechtschreibprüfung. Öffnen Sie hierzu das Dialogfenster Extras > Optionen und aktivieren Sie in der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik das Kontrollkästchen Grammatik während der Eingabe überprüfen.

Im Gegensatz zu den roten Zickzacklinien der Rechtschreibkontrolle macht das Grammatikprogramm auf die erste möglicherweise fehlerhafte Formulierung eines Satzes durch eine grüne Zickzack-Linie aufmerksam.

Wenn sich die Grammatik einer bemängelten Stelle auf den ersten Blick als fehlerhaft erweist, können Sie die direkt im Dokument ändern. Um zu erfahren, warum die Grammatikprüfung eine Formulierung bemängelt, klicken Sie die mit dem grünen Unterstrich markierte Stelle mit der rechten Maustaste an. Word öffnet nun wie gewohnt ein Shortcut-Menü, in dem es an erster Stelle eine Kurzinformation zu der grammatikalischen Konstruktion gibt, die die Grammatikkontrolle für problematisch hält. Sie haben nun die Möglichkeit, einen Ersatzvorschlag, den das Grammatikprogramm im Shortcut-Menü gibt, mit der Maus in den Text zu übernehmen oder mit der Maus wieder in den Text zu klicken – wodurch das Shortcut-Menü geschlossen wird – und die Stelle mit einer eigenen Formulierung direkt im Dokument manuell zu korrigieren. Ihre manuelle Korrektur wird wieder von der Grammatikprüfung auf Regelhaltigkeit überprüft.

Wenn Sie im Shortcut-Menü den Befehl Satz ignorieren wählen, ist der gesamte Satz von der Grammatikprüfung befreit. Diese Befreiung betrifft alle weiteren Korrekturen, die das Grammatikprogramm für den aktuellen Satz noch vorschlagen würde, endet aber mit der nächsten Änderung, die Sie im Satz vornehmen und die Grammatikprüfung für den Satz wieder aktiviert.

Wenn Sie weitere Informationen zur bemängelten Stelle haben möchten, klicken Sie im Shortcut-Menü auf den Eintrag Grammatik, der das Dialogfenster Grammatik öffnet. Im Eingabefeld Grammatikfehler des Dialogfensters können Sie den Satz bearbeiten und die Eingabe mit Ändern ins Dokument übernehmen. Der Eintrag des Felds Vorschläge entspricht der Erklärung und dem Ersetzungsvorschlag des Shortcut-Menüs und läßt sich statt einer eigenhändigen Änderung markieren und mit Ändern in den Text einfügen.

Sollte der Office-Assistent nicht eingeschaltet sein, so aktivieren Sie ihn im Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem Fragezeichen, über die Sie ihn auch wieder ausschalten können

Grammatikalische Hilfestellung gibt der Office-Assistent, wenn Sie in seiner Sprechblase auf Erklären klicken. Im Hilfefenster bietet Ihnen die Grammatik einen Text, der die entsprechenden Grammatikregeln erläutert, Beispiele und Hintergründe zum Thema gibt und Literatur dazu nennt. Das Programmfenster der Hilfe läßt sich durch Ziehen der Titelleiste und seines Rahmens verschieben und in der Größe ändern. Es bleibt solange geöffnet, bis Sie es durch einen Klick auf das X in der Titelleiste oder mit Â$ schließen.

In der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik des Dialogfensters Optionen löschen Sie die Liste der Wörter und Formulierungen, die nie geändert werden sollen, mit dem Befehl Dokument erneut prüfen.

Um einen angeblichen Grammatikfehler zu übergehen, klicken Sie im Dialogfenster Grammatik auf Ignorieren. Soll die Konstruktion oder Formulierung nicht wieder bemängelt werden, können Sie sie mit Nie ändern von der weiteren Korrektur ausschließen. Formulierungen, die Sie mit Nie Ändern von der Suche ausschließen – das ist empfehlenswert, wenn die Stelle korrekt, aber die Regel von der Grammatikprüfung nicht erkannt wird – , werden in die temporäre Liste aufgenommen, die während der gesamten Sitzung die Ausnahmen von den Korrekturen speichert. Die Formulierungen, die hier als korrekt gespeichert sind, gehen in allen Dokumenten unbeachtet durch, bis Word beendet wird. Um die temporäre Liste der ignorierten Formulierungen zu löschen, greifen Sie mit dem Befehl Optionen auf die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik zu, in der Sie auch die anderen optionalen Einstellungen der Grammatikprüfung einstellen können.

Mit den Befehlen Ändern, Ignorieren und Nie ändern bearbeiten Sie den aktuellen Satz, wobei das Grammatikprogramm nach dem Befehl automatisch den nächsten Fehler des Satzes an springt. Mit Rückgängig können Sie bereits vollzogenen Eingaben widerrufen. Nach der Bearbeitung des gesamten Satzes schließt das Dialogfenster automatisch und mit Abbrechen können Sie es vorzeitig schließen, um im Dokument weiterzuarbeiten

In der Statusleiste des Word-Fensters dokumentiert das Wörterbuchsymbol Status der Rechtschreib- und Grammatikprüfung die Aktivitäten beider Prüfprogramme dokumentiert durch zwei verschiedene Anzeigen. Ein Stift über dem Wörterbuchsymbol zeigt, daß soeben eine Prüfung vollzogen wird, während das Häkchen belegt, daß die aktive Prüfung in Wartestellung ist.

In beiden Fällen kann mit einem Klick auf das Symbol Status der Rechtschreib- und Grammatikprüfung mit der rechten Maustaste ein Shortcut-Menü geöffnet werden, in dem Sie einerseits die Markierungen ein- und ausblenden, andererseits direkt auf die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik in den Optionen zugreifen, die Sie auch über den Menübefehl Extras > Optionen öffnen können, um sich von den aktuellen Einstellungen überzeugen und diese modifizieren. Zugriff auf die Registerkarte zur Grammatikkonfiguration haben Sie allerdings nur, wenn die Einfügemarke in einem Teil des Dokuments steht oder eine Markierung gesetzt ist, die in einem Textteil beginnt, für das eine Grammatikprüfung installiert ist.

In der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik betreffen die ersten beiden Kontrollkästchen der Sektion Grammatik nur die Grammatikprüfung im Hintergrund. Mit dem ersten Kontrollkästchen können Sie ein- und ausschalten, ob Word die Grammatik während der Eingabe überprüfen soll. Außerdem läßt sich – wie schon im Shortcut-Menü – die Grammatikkennzeichnung ausblenden. Hierdurch wird die Grammatikprüfung nicht deaktiviert, es werden lediglich die Fehlermarkierungen nicht dargestellt.

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