Word: Hilfefunktionen und Office-Assistenten

Damit Sie sich in Winword ohne Probleme zurechtfinden und die Funktionen richtig nutzen, haben sich die Entwickler einiges einfallen lassen. Neben dem Bekannten Hilfeprogramm, das Windows seinen Anwendungen zur Verfügung stellt, ist in Word ein eigener Assistent integriert. Er steht nicht nur Ihren Fragen offen, sondern versucht sogar selbsttätig Ratschläge beizusteuern.

Hilfe vom Office-Assistenten

Sie werden sicherlich schon bemerkt haben: Neben dem eigentlichen Word-Fenster erscheint ein weiteres kleines Fenster – der Office-Assistent. Insgesamt stehen Ihnen neun Assistenten zur Verfügung: Karl Klammer, F1, Office-Logo, Mutter Natur, Minki, Hüpfer, Der Professor, Rocky . Der Office-Assistent begleitet Sie bei Ihrer Arbeit mit Word und analysiert Ihr Vorgehen und hält Tricks oder auch einfach nur Hinweise auf neue Funktionen in Word 2000 bereit. Darüber hinaus illustriert er trickfilmartig die Befehle, die Sie anwenden, ob nun ein Dokument gespeichert, gedruckt oder auf Rechtschreibfehler geprüft wird. Wenn Sie anstelle des standardmäßig aktivierten Assistenten F1 lieber einen anderen Begleiter wählen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster des Assistenten und wählen Sie den Befehl Assistent auswählen .

2. Im Dialogfenster Office-Assistent schalten Sie in der Registerkarte Katalog mit Hilfe der Schaltflächen Weiter> und <Zurück zwischen den neun Assistenten, deren Namen Sie unterhalb der Sprechblase in der der Assistent Sie begrüßt finden.

3. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.

4. Wenn Sie bei der Installation von Word 2000 nicht alle Assistenten auf Ihre Festplatte übertragen haben, müssen Sie nun die nachträgliche Installation des ausgewählten Assistenten mit Ja bestätigen.

Der Automatismus der Funktion, die – symbolisiert durch eine kleine Glühbirne – Antworten auf Fragen bereithält, die der Anwender gar nicht gestellt hat, erschien notwendig, da die üblichen Hilfen, die mit Hypertext und Demos helfen sollten, nicht genügend genutzt wurden. Erscheint eine kleine Glühbirne innerhalb des Assistenten-Fenster, Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Glühbirne und es öffnet sich neben dem Assistenten ein kleine Fenster in Form einer Sprechblase, in dem Sie einen Trcik oder Hinweis finden.

Direkte Fragen an den Assistenten Das geht auch heute noch, dank eines kleinen Eingabefeldes, das der Office-Assistant bei Bedarf öffnet. Klicken Sie mit der linken Maustaste in den Assistenten öffnet sich ein Fenster über dem Assistenten, in das Sie Ihre Frage eingeben können. Achten Sie bei der Fragestellung darauf, daß Sie Ihre Frage so präzise als möglich formulieren. In vielen Fällen müssen Sie sich bei der Fragestellung nicht an den Fachterminus von Word halten. Die Frage:

Wie gestalte ich Buchstaben dicker

führt ebenso zu der Erklärung „Formatieren von Text oder Zahlen in Fettdruck“ wie die Frage

Wie formatiere ich Text fett

Am effektivsten ist dennoch bei allen Hilfesuchen, wenn Sie die Fachtermini Words beherrschen, sich also an die Bezeichnungen halten, die in Menüs, Dialogen und Eingabefeldern erscheinen, und mit denen in den Hilfetexten selbst operiert wird. Dann finden sich tatsächlich auch für kompliziertere Aufgaben praktische Lösungen – bis hin zur Programmierung mit Visual Basic für Applikationen (VBA), für die sich oft gerade dann Zeit findet, wenn bereits alle Ansprechpartner aus Fleisch und Blut schlafen.

Wenn Sie des Assistenten überdrüssig werden, können Sie ihn jederzeit wieder ausschalten. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste in das Fenster des Assistenten und wählen Sie den Befehl Assistent ausblenden. Da jeder Office-Assistent in einem eigenen Fenster agiert, können Sie das Fenster auch mit einem Klick auf das Symbol „X“ schließen. Ist der Assistent deaktiviert, werden Fehlermeldungen in einfachen Dialogfenstern dargestellt.

Möchten Sie den Assistenten später wieder aktivieren, genügt ein Klick auf die Schaltfläche Office-Assistent. Ist der Assistent eingeschaltet, öffnet der Klick auf das Symbol die Frage-Sprechblase des Assistenten.

Daß der Assistent zur Betrachtung einlädt wissen nicht nur die Anwender, sondern – hier spricht der Autor aus eigener Erfahrung – auch deren Kinder zu schätzen. Und so hat derr letzte Befehl seines Kontextmenüs durchaus Berechtigung: Animieren . So legen Karl Klammer und Konsorten los und zeigen, was sie tricktechnisch können.

Mit welchen Informationen der Office-Assistent Ihnen zur Seite steht können Sie mitbestimmen. Öffnen Sie hierzu mit einem rechten Mausklick in das Assistenten-Fenster über die Schaltfläche Optionen die gleichnamige Registerkarte des Dialogfensters Office-Assistent.

Im oberen Teil des Dialogfensters bestimmen Sie die Fähigkeiten des Assistenten. Hierzu gehören Funktion wie Automatisch verschieben, wenn im Weg , wodruch das Assistenten-Fenster die Positions wechselt, wenn es die Einfügemarke oder ein Dialogfenster verdecken sollte, oder aber auch Funktionsweisen. Deaktivieren Sie die Option Meldung anzeigen werden Fehlermeldungen oder Sicherheitsmeldungen von Word nicht als Sprechblase des Assistenten denn als eigenständiges Dialogfeld dargestellt. Ist die Option Hilfethemen errateneingeschaltet, analysiert der Assistent die zuletzt aufgerufenen Befehle und versucht so beim Aufruf der Sprechblase Was möchten Sie tun direkt Hilfestellungen zu den zuletzt ausgeführten Befehlen anzubieten.

Auf welchen Fundus von Tips der Assistent zurückgreifen soll legen Sie unter Tips anzeigen fest. Deaktivieren Sie jene Themen, die Sie nicht angezeigt bekommen möchten. Unter Weitere Tip-Optionen können Sie den Umfang der angezeigten Tips ebenfalls einschränken. Aktivieren Sie Nur Tips mit hoher Priorität anzeigen, reduziert sich die Anzahl der dargestellten Tricks enorm. Die Tricks des Assistenten werden immer nur einmal dargestellt, wenn Sie das erste mal eine Funktion anwenden, zu der der Assistent einen Trick parat hält. Wenn Sie längere Zeit nicht mit Word gearbeitet haben, oder aber mehrere Personen an einem Computer arbeiten, können Sie über die Schaltfläche Meine Tips zurücksetzen sämtliche Tricks und Tips erneut zur Anzeige bringen. Möchten Sie gleich zu Beginn einer Arbeitssitzung mit Word von einem Tagestip begrüßt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tips und Tricks beim Start anzeigen.

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