Word: Kommentare in Texte eingeben

Kommentare zum Text – vormals in Word als Anmerkungen bezeichnet – verwaltet Word ähnlich wie Fußnoten. Für die Erfassung des Kommentars wird ein separater Eingabeausschnitt geöffnet. Um den Kommentarausschnitt das erste Mal zu öffnen, setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, zu der Sie etwas bemerken möchten. Wählen Sie nun im Menü Einfügen den Befehl Kommentar. Hierdurch öffnen Sie das Eingabefenster, in das Sie den Text des Kommentars eingeben.

In der Steuerleiste des Kommentarsausschnitts befindet sich die Dropdown-Liste der Bearbeiter, in der Sie später auswählen können, wessen Kommentare Sie sich ansehen wollen, das Symbol Audio-Objekt einfügen und die Schaltfläche Schließen.

Text, zu dem ein Kommentar eingegeben wurde erkennen Sie an der textmarkerähnlichen Hervorhebung. Zusätzlich werden Kommentare wie Fußnoten durch ein Hinweiszeichen gekennzeichnet. Die Hinweismarke besteht aus dem Kürzel des Bearbeiters, das dem Initialen-Eintrag (Extras > Optionen > Benutzer-Info) entspricht. Auf diese Weise läßt sich der Urheber eines Kommentars identifizieren. Dies ist sehr hilfreich, wenn mehrere Personen dasselbe Dokument bearbeiten. So können Probleme direkt klargestellt und Fragen beantwortet werden. Eine Diskussion über eine These kann also im Grunde genommen direkt im Dokument geführt werden. Dem Verweis auf den Verfasser des Kommentars folgt eine Zahl, die automatisch vergeben wird. Ebenso wie bei der automatischen Numerierung der Fußnoten wird diese Zahl an der Reihe der Kommentare ausgerichtet.

Ist unter Extras > Optionen im Register Ansicht das Kontrollkästchen QuickInfo aktiviert, wird mit einem Kommentar versehener Text nicht nur durch die farbige Markierung kenntlich gemacht, Sie können mit dem Mauszeiger auf eine solche Passage zeigen um den Kommentar zu lesen. In einem PopUp-Fenster werden die Kommentare samt des Bearbeiters dargestellt. Sobald Sie den Mauszeiger bewegen oder eine Taste drücken wird das PopUp-Fenster wieder geschlossen.

Das Kommentarzeichen ist verborgen formatiert, so daß es in der normalen Bildschirmanzeige nur berücksichtigt wird, wenn Sie die allgemeine Anzeige der nicht druckbaren Zeichen aktivieren oder überExtras > Optionen > Ansicht das Kontrollfeld Ausgeblendeten Text markieren. In dem Augenblick, in dem Sie den Kommentarausschnitt öffnen, wird die Anzeige des verborgenen Textes automatisch eingeschaltet.

Im Text erscheint das Zeichen an der Stelle, an der sich die Einfügemarke zum Zeitpunkt des Befehls Einfügen > Kommentar befindet. Wenn Sie später einen Kommentar vor einem anderen Kommentarzeichen einfügen, wird die Nummer des Kommentars gemäß der Stellung vom Anfang des Textes aus berechnet. Die folgenden Kommentare werden um den Wert „1“ abgestuft. Die Numerierung erfolgt durchgängig; unabhängig vom Kürzel des Bearbeiters. Anders als bei der Fußnotenverwaltung haben Sie keinen Einfluß auf das Zeichen, sondern müssen die Numerierung Word überlassen.

Sie können diese Seitenangabe auch während der Texteingabe sichtbar machen. Deaktivieren Sie die Anzeige der Feldfunktionen ([Shift][F9]) wieder, und setzen Sie die Einfügemarke vor das Hinweiszeichen Aktualisieren die unsichtbare Feldfunktion mit der Taste [F9].

Im Kommentarausschnitt erscheint die gleiche Marke wie im Text. Wenn Sie die Anzeige der Feldfunktionen aktivieren ([Shift][F9]), sehen Sie, daß dem Hinweiszeichen im Kommentarausschnitt eine Feldfunktion vorangestellt ist. Diese Funktion sorgt dafür, daß beim Ausdruck der Kommentare angegeben wird, auf welche Seite des Dokuments sich die Kommentare beziehen. Hierbei sehen Sie bereits eine Besonderheit: innerhalb der Feldfunktion ist eine Zeilenschaltung enthalten. Diese Zeilenschaltung bewirkt, daß die Seitenangabe in der Zeile über der Absatzmarke ausgedruckt wird.

Abb. 24.1: Ihre Kommentare geben Sie rechts vom Kommentarzeichen ein. Ein Kommentar kann beliebigen Umfang haben und auch Objekte beinhalten. Gerade der gesprochene Kommentar erleichtert oft die Kommentierung des Textes. Aus diesem Grunde wurde in die Steuerleiste auch das Kassettensymbol aufgenommen, mit dem Sie den Befehl Audio-Objekt einfügen aufrufen.

Beachten Sie, daß Audio-Objekte sehr viel Speicherplatz benötigen. Wenn Sie eine einminütige Sprachnotiz mit den Standardeinstellungen aufzeichnen, so ist diese Notiz bereits über ein Megabyte groß. Abhilfe schafft die Umwandlung aus dem PCM-Format in das DSP Group TrueSpeech-Format (Datei > Eigenschaften > Umwandeln). Die gleiche Notiz benötigt nun – bei verminderter Sprachqualität – nur noch 60 Kilobyte.

Die Einbettung wörtlicher Rede erfordert die entsprechende Hardware-Ausstattung Ihres Rechners; das heißt, eine Soundkarte und ein Mikrofon sind für die Aufnahme unerläßlich. Sie können die Sprachnotiz mit dem Audiorekorder aufzeichnen oder aber über die Zwischenablage einbetten.

Nachdem Sie den Text eingegeben und eventuell ein Objekt eingebettet haben, schließen Sie den Kommentarausschnitt.

Sie können mit der Arbeit im Textausschnitt allerdings auch fortfahren, ohne den Kommentarausschnitt zu schließen. Mit der Funktionstaste & oder mit der Maus versetzen Sie die Einfügemarke zwischen den beiden geöffneten Fenstern. Die Größe der Fenster verändern Sie durch Ziehen mit der Maus.

Fuß- und Endnoten können nicht gleichzeitig zusammen mit Kommentaren dargestellt werden.

Solange beide Fenster parallel aktiv sind, korrespondieren die Stellen der beiden Ausschnitte. Auch diese Eigenschaft hat die Kommentarfunktion mit den Fußnoten gemeinsam. Befinden Sie sich nicht in der Layoutansicht, werden während der Bewegung im Text im unteren Fenster die Kommentare angezeigt, deren Zeichen oben im Text in Erscheinung treten. Umgekehrt können Sie sich durch Ihren Text bewegen, indem Sie im Kommentarausschnitt von Kommentar zu Kommentar springen.

Obwohl es viele Ähnlichkeiten zwischen Kommentaren und Fußnoten gibt, ist die grundlegende Funktion doch eindeutig verschieden: während Fußnoten einen festen Platz als Bestandteil des Dokumenttextes haben, der ihnen je nach Layout zugewiesen wird, ist für Kommentare kein Platz reserviert. Daher werden Kommentare auch in der Layoutansicht stets im eigenen Fenster angezeigt.

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