Word: Kopfzeilen und Fußzeilen erfassen

Kopf- und Fußzeilen lassen sich mit Word sehr leicht erstellen:

1. Aktivieren Sie im Menü Ansicht die Option Kopf- und Fusszeile.

Word schaltet – unabhängig vom aktuellen Ansichtsmodus – in den Layoutmodus zur Kopfzeile um und beim Beenden der Bearbeitung in den zuvor aktiven Anzeigemodus zurück.

2. Das Dokument wird nun in den Layoutmodus umgeschaltet, der eigentliche Textkörper ausgeblendet bzw. grau dargestellt und die Einfügemarke in den Kopfzeilenbereich der aktuellen Seite gesetzt. Je nachdem, welches Kontrollkästchen Sie unter Datei > Seite einrichten in der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Kopf- und Fusszeilen eingestellt haben, gelten Ihre folgenden Eingaben für:

Geltungsbereich – Einstellung im Seitenlayout

Alle Seiten – Kein Kontrollkästchen aktiviert

Alle geraden Seiten – Kontrollkästchen Gerade/ungerade anders aktiviert und Kontrollkästchen Erste Seite anders nicht aktiviert; Standort der Einfügemarke auf gerade paginierter Seite

Alle ungeraden Seiten – Kontrollkästchen Gerade/ungerade anders aktiviert und Kontrollkästchen Erste Seite anders nicht aktiviert; Standort der Einfügemarke auf ungerade paginierter Seite

Nur erste Seite – Kontrollkästchen Erste Seite anders aktiviert; Standort der Einfügemarke auf erster Seite des Abschnitts

Alle Seiten außer erster – Kontrollkästchen Erste Seite anders aktiviert und Kontrollkästchen Gerade/ungerade anders nicht aktiviert; Standort der Einfügemarke nicht auf erster Seite des Abschnitts

Alle geraden Seiten außer erster Seite – Kontrollkästchen Gerade/ungerade anders aktiviert und Kontrollkästchen Erste Seite anders aktiviert; Standort der Einfügemarke auf gerade paginierter Seite, aber nicht auf der ersten Seite des Abschnitts

Alle ungeraden Seiten außer erster Seite -Kontrollkästchen Gerade/ungerade anders aktiviert und Kontrollkästchen Erste Seite anders aktiviert; Standort der Einfügemarke auf ungerade paginierter Seite, aber nicht auf der ersten Seite des Abschnitts

Sobald Sie eine Kopf- oder Fußzeile bearbeiten, wird in der Umrandung des Kopf-/Fußzeilenbereichs je nach aktiviertem Kontrollkästchen des Seitenlayouts angegeben, ob es sich um eine Kopf- oder Fußzeile handelt, ob sie auf der ersten Seite steht und ob sie gerade oder ungerade numeriert ist.

3. Sie können sofort mit der Bearbeitung der Kopfzeile beginnen.

Kopf und Fußzeilen werden in separaten Bereichen des Dokuments erfaßt. Diese Bereiche verfügen über eine eigene Symbolleiste, die automatisch angezeigt wird, wenn ein Kopf- oder Fußzeilenbereich aktiviert wird. Die Symbolleiste Kopf- und Fusszeile ermöglicht die vollständige Steuerung der notwendigen Befehle mittels der Maus.

Zwischen Kopf- und Fußzeile der aktuellen Seite wechseln Sie mit dem Symbol Zwischen Kopf- und Fusszeile wechseln. Den Text, der beim Ausdruck in den Kopf- und Fußzeilen stehen soll, geben Sie in diesen Erfassungsfenstern wie gewohnt ein.

In den kombinierten Layout-Kopf-/Fußzeilen-Erfassungsfenstern können Sie wie in der regulären Layoutansicht Texteingaben, Seitenränder und Tabulatoren formatieren. Entweder Sie bedienen sich des Lineals und der Formatierungssymbolleiste, oder Sie nehmen Ihre Formatierungen über die entsprechenden Tastenschlüssel und Befehle in Dialogfensterern vor.

Für Kopf- und Fußzeilen sind von Word bereits zwei Tabulatoren voreingestellt. Zum einen ist auf Position 8 Zentimeter ein zentrischer Tabulator eingerichtet, und zum anderen auf Position 16 Zentimeter ein rechtsbündiger Tabulator. Dies hat den Vorteil, daß Sie bei den Standardeinstellungen der Seitenränder eines DIN-A4-Blatts einen Eintrag mittig anordnen können, indem Sie einfach die [Tab]-Taste einmal betätigen und dann den Text eingeben.

Mit Absatzausrückungen und Tabulatoren lassen sich mit ein wenig Geschick professionelle Kopf- und Fußzeilen erstellen, die einem Schriftstück den besonderen Rahmen geben. In diesen Rahmen gehören auch Funktionen wie die Gesamtseitenzahl, die fortlaufende Seitenzahl, das aktuelle Datum oder die Zeitangabe.

Diese vier Informationen ergänzt Word für Sie, wenn Sie dies wünschen. Hierfür stehen Ihnen in der Symbolleiste Kopf- und Fusszeile vier Felder zur Verfügung, die Sie über die Maus aktivieren können.

Bevor Sie eine der Optionen aufrufen, sollten Sie die Einfügemarke an der Stelle positionieren, an der Seitenzahl, Gesamtseitenzahl Druckdatum oder -Zeit in der Kopf- oder Fußzeile erscheinen sollen. Durch Anklicken des Symbols Uhrzeit einfügen fügen Sie in Ihre Kopfzeile die aktuelle Uhrzeit ein. Das Symbol Datum einfügen ergänzt auf Mausklick das momentane Systemdatum. Das Symbol Seitenzahlen einfügen symbolisiert die aktuelle Seitenzahl, die beim Ausdruck automatisch aktualisiert wird; so werden die Seiten auf dem Papier fortlaufend paginiert. Anzahl der Seiten einfügen hingegen fügt die Gesamtseitenzahl ein.

Nachdem Sie die Zeit, das Datum oder die Seitenzahl eingefügt haben, sehen Sie eventuell nicht das erwartete Ergebnis, sondern eine Angabe in geschweiften Klammern. Hierbei machen Sie Bekanntschaft mit der vielleicht mächtigsten Funktion von Word: den Feldfunktionen. Word fügt nämlich bestimmte Inhalte nicht direkt in Dokumente ein, sondern plaziert an ihrer Stelle Variablen und Befehle, die dann die aktuellen Ergebnisse darstellen. Damit Sie die Ergebnisse der Feldfunktionen vor Augen haben, darf die Anzeige der Feldfunktionen nicht aktiv sein. Seitenzahl, Datum und Zeit sind übrigens nur drei Funktionen aus dem reichhaltigen Repertoire der Felder, das Word bietet.

Feldfunktionen werden angezeigt, wenn unter Extras > Optionen in der Registerkarte Ansicht das Kontrollkästchen Feldfunktionen aktiv ist. Die Anzeige der Feldfunktionen kann überdies bei markierten Funktionen oder Feldfunktionen, in denen die Einfügemarke steht, im Kontext-Menü, das mittels der rechten Maustaste aufgerufen wird, geändert werden. Zuständig für den Wechsel der Anzeige ist hier Feldfunktionen anzeigen [ein/aus]. Diesem Befehl entspricht der Tastenschlüssel [Shift][9].

In Kopf- und Fußzeilen lassen sich auch direkt fertige Textbausteine übernehmen, die Word im Dropdown-Feld AutoText einfügen der Symbolleiste bereithält. Der AutoText – Seite- fügt eine zentrierte Seitenzahl zwischen zwei Bindestrichen ein. Mit Seite X von Y halten Sie den Leser auf dem Laufenden, die wievielte Seite des Gesamtumfanges er erreicht hat – eine Methode, die durch Angabe der Gesamtseitenzahl sicherstellt, das nicht unbemerkt die letzten Seiten fehlen. Erstelldatum, Erstellt von und Erstellt von, Seite, Datum nennen das Datum, an dem das Dokument angelegt wurde oder von wem es angelegt wurde, letzeres wahlweise kombiniert mit der zentrierten Seitenzahl (beschriftet mit „Seite“) und dem aktuellen Datum. Wann das Dokument das letzte mal Ausdruck wurde, oder wer den letzten Speichervorgang durchgeführt hat, können Sie mit Zuletzt gedruckt bzw. Zuletzt gespeichert von in die Kopf- oder Fußzeilen einfügen. Mit Dateiname und Dateiname und Pfad können sie auf die Quelle der Datei und im zweiten Fall auch ihren Ordner verweisen.

Bei Dokumenten, die nicht alle zu Gesicht bekommen sollen, können Sie mit Vertraulich, Seite, Datum der zentrierten Seitenangabe und dem aktuellen Datum noch das Wort „Vertraulich“ voranstellen. Mit Ausnahme der Schriftzüge „Seite“ und „Vertraulich“ beinhalten übrigens auch diese AutoText-Bausteine Feldfunktionen, die ohne neue Eingabe den aktuellen Stand des Dokuments und seiner Eigenschaften widerspiegeln.

Heute eher unüblich ist hingegen der Verweiß auf die Folgeseite durch drei Punkte (…). Jedoch auch diese Art des Verweises kann Word schnell in der Kopf- oder Fußzeile einfügen. Hierbei wird automatisch berücksichtigt, daß auf der letzten Seite des Dokuments kein Verweis folgen darf. Ebenso der Verweiß auf die folgende Seitenzahl (Seitennr. Folgeseite).

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