Word: Layouts in Dokumentvorlagen

Neben den Möglichkeiten der Dokumentbearbeitung bietet Word eine Funktion, die beim regelmäßigen Einsatz des Programms Zeit, Arbeit und vor allem Konzentration erspart. Und diese drei Punkte lassen sich ja wieder wunderbar in den Inhalt von Schriftstücken, die Planung neuer Projekte oder ein wenig mehr Freizeit investieren.

Dokumentvorlagen sind der zentrale Begriff dieser Arbeitserleichterung. Das Prinzip der Dokumentvorlagen ist leicht zu verstehen: Sie sind ein Reservoir, in dem Sie all das speichern, was Sie immer wieder brauchen.

Dokumentvorlagen sind somit eine spezielle Form des Dokuments. Während in einem Dokument aber stets nur ein Schriftstück gespeichert sind, hält die Dokumentvorlage Texte und Gestaltungen für beliebig viele Schriftstücke bereit. Und da nicht jedes Manuskript gleich aussieht und die gleichen Anforderungen stellt, können Sie mit Word so viele Dokumentvorlagen erstellen, wie Sie wollen.

Während der bisherigen Arbeit mit Word haben Sie bereits Bekanntschaft mit einer Dokumentvorlage gemacht. Es ist die Dokumentvorlage Leeres Dokument, die sich auf alle Dokumente auswirkt. Was Sie in der Datei NORMAL.DOT – so lautet der Dateiname dieser Dokumentvorlage – abspeichern, wird in den Gesamthaushalt von Word übernommen. Diese Informationen sind dann für alle Dokumente verfügbar.

Zum besseren Verständnis des Verhältnisses zwischen NORMAL.DOT als globaler Quelle, den Dokumentvorlagen und den einzelnen Dokumenten können Sie sich die Verwaltung von Word als dreistöckiges Gebäude vorstellen:

Im obersten Stock sitzt die NORMAL.DOT, die die globale Ausrichtung festlegt und allgemeine Regeln gibt, nach denen verfahren werden muß, solange kein spezieller Fall eintritt.

Im mittleren Stockwerk sitzen die Dokumentvorlagen, die für bestimmte Situationen differenziertere Lösungen erarbeiten. Sie kennen die NORMAL.DOT und beziehen sich auf sie. Aber sie sind in der Lage, Problembereiche genauer abzudecken als eine allgemeine Richtlinie. Sie sind flexibel genug, auch untereinander Bezüge zu schaffen, Problemlösungen zu übernehmen und gegebenenfalls zu modifizieren. Innerhalb der Dokumentvorlagen gibt es verschiedene Aufgabenbereiche, die auch Hierarchien mit sich bringen. So können einige Dokumentvorlagen durchaus in die Arbeitsbereiche anderer hineingreifen, während diese sich wieder ganz und gar auf die eigenen Dokumente konzentrieren.

Schließlich gibt es im „Erdgeschoß“ die Dokumente, die individuelle Lösungen für jede Gelegenheit bieten. Hier stehen die Türen offen, und der Kommunikationsfluß ist ungehemmt. Dennoch beachtet jedes Dokument die allgemeinen Richtlinien, beachtet also die NORMAL.DOT und greift außerdem auf die Lösungen der Dokumentvorlagen zu.

DOT ist die Abkürzung für „Document Template“ (= Dokumentvorlage).

Die Dokumentvorlage NORMAL.DOT wird also stets geladen. Dokumentvorlagen werden einer Datei zugeordnet, während sie neu erstellt wird. Doch auch im nachhinein kann auf Dokumentvorlagen zurückgegriffen werden.

In Dokumentvorlagen läßt sich alles speichern, was auch in Dokumenten seinen Platz findet. Dennoch ist es nicht sinnvoll, eine Dokumentvorlage zu speziell zu gestalten. Im Gegenteil dient sie ja der grundlegenden Vorgabe für eine spezielle Art von Dokumenten. So empfiehlt es sich z.B. für Briefe, für Artikel, für Exposés und für Buchmanuskripte eigene Dokumentvorlagen anzulegen. Zahlreiche Dokumentvorlagen liegen Word bei. Dieses Kapitel zeigt Ihnen, wie Sie eigene Dokumentvorlagen erstellen, wie Sie Formatvorlagen zum wiederholten Zugriff aufbereiten und in einer Dokumentvorlage abspeichern.

Außer Text, Formatvorlagen und AutoText-Einträgen können in Dokumentvorlagen auch Makros, Symbolleisten, Tastenbelegungen und sogar Menüstrukturen gespeichert werden. So haben Sie die Möglichkeit, die Steuerung Ihrem persönlichen Geschmack anzupassen.

Die Datei NORMAL.DOT beinhaltet die Standards, zu denen auch Ihre Änderungen an der Grundeinstellung von Word gehören. Ausgenommen hiervon sind jene Einstellungen, die direkt in Windows eingestellt wurden. Diese Vorgaben werden separat verwaltet.

Word braucht für die Arbeit eine Dokumentvorlage. Solange Sie keine andere Vorlage bestimmen, greift das Programm auf die NORMAL.DOT zurück, die Standards für Formateinstellungen, Symbolleisten-, Tasten- und Menübelegung, globale Makros, AutoText-Einträge und andere Vorgaben beinhaltet. Findet es diese Datei nicht, erstellt es eine neue NORMAL.DOT.

Sie haben während der Arbeit an einem Dokument permanent die Möglichkeit, die Dokumentvorlage zu wechseln, auf der es basiert. Dieser Wechsel wird mit dem Befehl Extras > Vorlagen und Add-Ins initiiert.

Im Dialogfeld Dokumentvorlagen und Add-Ins haben Sie zwei verschiedene Möglichkeiten, Inhalte anderer Dokumentvorlagen verfügbar zu machen: Entweder Sie ersetzen die aktive Dokumentvorlage durch eine andere oder Sie laden andere Dokumentvorlagen zusätzlich zur bereits aktiven Vorlage.

Um die aktuelle Dokumentvorlage zu ersetzen, wählen Sie den Befehl Anhängen und wählen im Dialogfeld Vorlage verbinden – das dem Dialogfeld Datei öffnen entspricht – die gewünschte Dokumentvorlage. Im Gegensatz zum Dialogfeld Neu, in dem lediglich die Vorlagen gelistet werden, die in den Vorlageverzeichnissen gespeichert sind und mit der Erweiterung .DOT oder .WIZ (Assistenten) enden, können Sie hier neben dem freien Wechsel des Ordners auch Dateien listen, die nicht den vorgegebenen Endungen entsprechen. Dies geschieht entweder durch den Wechsel des Eintrags unter Dateityp oder durch die manuelle Eingabe einer Endung im Feld Dateiname statt der Vorgabe .DOT. Sinnvoll ist dies, wenn Sie Dokumentvorlagen mit abweichenden Endungen erstellt haben.

Sollte Sie eine Datei auswählen, deren Inhalt sich nicht als Vorlage eignet – das gilt auch für schreibge-schütze Dokumentvorlagen, so macht Word Sie bei der Bestätigung des Dialogfelds hierauf aufmerksam und behält automatisch die alte Dokumentvorlage bei.

So ist es ja durchaus möglich, ganze Dokumente als Dokumentvorlagen zu speichern, um bei der Weitergabe integrierte Makros verfügbar zu halten. Wenn Sie beispielsweise auf die Makros derart gesicherter Dokumentvorlagen zurückgreifen möchten, so wählen Sie unter Dateityp den Eintrag Word-Dokumente (*.Doc). Beachten Sie aber, daß normale Dokumente oder Dateien anderer Textverarbeitungen nicht den Anforderungen entsprechen, die Word an Dokumentvorlagen stellt.

Liegen für die alte Dokumentvorlage noch Modifikationen vor, die bislang ungesichert sind, so erfolgt beim Schließen des Dialogfelds Dokumentvorlagen und Add-Ins die Abfrage, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Hiermit wird dann die ausgewechselte Dokumentvorlage geschlossen und die neue geöffnet.

Die Dokumentvorlage, die in diesem Feld genannt wird, ist die Basis des aktuellen Dokuments. Das heißt, AutoText-Einträge, Tastenkombinationen, Menübelegungen, Makros und Formatvorlagen, die Sie bei der folgenden Arbeit speichern, finden ihren Weg in die Vorlagendatei, die unter Dokumentvorlage eingetragen ist, sofern Sie die Änderungen nicht verfügbar für alle Dokumente in der NORMAL.DOT speichern. Die alte Dokumentvorlage jedenfalls, deren Name nun ersetzt wurde, hat ihre Gültigkeit verloren. Auf sie erfolgt in Zukunft kein weiterer Rückgriff.

Die Formatvorlagen bleiben allerdings unverändert, solange Sie im Dialogfeld Dokumentvorlagen und Add-Ins nicht das Kontrollkästchen Formatvorlagen automatisch aktualisieren markiert haben. Ist dieses Kontrollkästchen allerdings aktiv, so lädt Word beim Wechsel der Dokumentvorlage automatisch auch ihre Formatvorlagen. Diese Formatvorlagen aus der Dokumentvorlage weist Word dann automatisch dem bestehenden Dokument zu. Das Kontrollkästchen Formatvorlagen automatisch aktualisieren arbeitet dokumentorientiert. Wurde es für ein Dokument aktiviert, so erfolgt die Aktualisierung der Formatvorlagen auf der Basis der Dokumentvorlage bei jedem Öffnen des Dokuments. Dies hat dann zur Folge, daß alle Dokumente, die auf dieser Dokumentvorlage basieren und bei denen das Kontrollkästchen Formatvorlagen automatisch aktualisieren angeschaltet ist, das gleiche Layout haben.

Doch Word beherrscht nicht nur den Wechsel der aktiven Dokumentvorlagen, der mit einigen Konsequenzen für die aktuelle Arbeit verbunden ist, sondern es erlaubt auch die parallele Nutzung verschiedener Dokumentvorlagen. Diese Fähigkeit ist Ihnen ja bereits aus der Verbindung von NORMAL.DOT und aktiver Dokumentvorlage bekannt. Auf die Einträge beider Vorlagen kann Word gleichermaßen zugreifen. Die Hierarchie ist hierbei klar: Was in der speziellen Dokumentvorlage nicht enthalten ist, kann aus der NORMAL.DOT bezogen werden; liegt eine Doppelung der Bezugsnamen vor – gleichgültig, ob AutoText oder Makros, Formatvorlagen oder anderer Belegungen -, so hat stets die spezielle Dokumentvorlage Vorrang vor der allgemeinen.

Dieses Prinzip gilt auch für nachgeladene Vorlagen, die sich in die Riege von Dokumentvorlage und NORMAL.DOT eingliedern. Ausgewählt und aktiviert werden sie unter Extras > Vorlagen und Add-Ins in der Gruppe Globale Dokumentvorlagen und Add-Ins. Mit Hinzufügen nehmen Sie neue Vorlagen in die Liste auf. Das Dialogfeld Vorlage hinzufügen entspricht hierbei dem Dialogfeld Vorlage verbinden. Die Liste Dateityp bietet allerdings einen noch ungewohnten Eintrag: Word Add-Ins (*.wll). Über diesen Dateityp, dessen Endung auf die Verwandtschaft zu den bekannten DLLs schließen läßt (WLL = Word Link Libraries, wenn „W“ für Word steht), können Sie sogenannte Add-Ins in Word einbinden.

Add-Ins sind Zusatzprogramme, die die Funktionalität von Word bereichern. Add-In-Programme werden vorwiegend in der Sprache C (z.B. Visual C++) entwickelt. Integrieren lassen sich Add-Ins wie Makros, das heißt, Sie können für den Zugriff auf geladene Add-Ins eigene Menübefehle, Tastenschlüssel oder Symbole in die Bedienungspalette Ihres Word aufnehmen.

Der Vorteil, den Add-Ins gegenüber Makrolösungen bieten, ist, daß sie schneller ausgeführt werden als Makros, und dem Programmierer den vollen Zugriff auf die API-Funktionen von Windows ermöglichen. Da sich die Add-In-Module wie Vorlagen in Word hinzufügen lassen, ist nunmehr ein direkter Übergang zwischen Word und zusätzlichen C-Programmen gegeben, die wiederum durch die Kompatibilität im Zugriff auf VisualBasic for Applications (VBA) in der Lage sind, Word-Prozesse zu steuern.

Nachdem Sie eine Vorlage oder ein Add-In ausgewählt und bestätigt haben, wird diese Ergänzung des Word-Haushalts in die Liste Globale Dokumentvorlagen und Add-Ins aufgenommen und als aktiv markiert. Die aktivierten Vorlagen und Add-Ins stehen nun während der gesamten Word-Sitzung zur Verfügung, wenn Sie sie nicht in der Liste wieder deaktivieren.

Sämtliche Einträge der Liste Globale Dokumentvorlagen und Add-Ins stehen Ihnen auch bei der nächsten Sitzung von Word wieder zur Verfügung, sind allerdings nicht automatisch markiert, also beim Start inaktiv. Sie aktivieren sie im DialogfeldDokumentvorlagen und Add-Ins, indem Sie die gewünschten Einträge markieren. Mit Ihrem OK lädt Word sie.

Für permanente globale Dokumentvorlagen ist der Ort, an dem sie gespeichert sind, ausschlaggebend. Nur Dateien aus dem AutoStart-Ordner werden automatisch aktiviert. Um den Pfad des AutoStart-Ordners zu wechseln, wählen Sie unter Extras > Optionen die Registerkarte Speicherort der Datei und markieren in der Liste Dateiart den Eintrag AutoStart. Mit Ändern läßt sich nun im Dialogfeld Speicherort bearbeiten einen neuer Ordner wählen oder sogar erstellen.

Anders schaut die Sachlage aus, wenn Word beim Programmaufruf Dokumentvorlagen oder Add-Ins in seinem AutoStart-Ordner entdeckt, der bereits bei der Installation mit angelegt wird. Die Dokumentvorlagen und Add-Ins, die Sie in diesem Ordner gespeichert haben, nimmt Word direkt beim Programmstart aktiv ins Geschehen auf und listet sie so auch im Dialogfeld Globale Dokumentvorlagen und Add-Ins. Den aktuellen Pfad einer hinzugefügten globalen Vorlage erfahren Sie unter Pfadname, wenn Sie den Eintrag markieren. Während sich manuell ergänzte Vorlagen über den Befehl Entfernen wieder aus der Liste löschen lassen und auch beim nächsten Word-Start fehlen, geht dies mit Vorlagen, die im AutoStart-Ordner liegen, nicht. Sie müssen aus dem Ordner entfernt werden – beispielsweise mit dem Windows-Explorer -, damit Word sie beim nächsten Start ignoriert. Für die aktuelle Sitzung lassen sie sich allerdings wie gewohnt markieren und deaktivieren.

Die AutoText-Einträge, Makros, Symbolleisten, Tastatur- und Menübelegungen, die in den zusätzlich aktivierten Vorlagen gespeichert sind, gelten auch im aktiven Dokument, allerdings nur, wenn in der Dokumentvorlage, auf der das Dokument basiert, und in der NORMAL.DOT die entsprechenden Namen noch nicht belegt sind und keine eigenen Definitionen vorliegen. Die Priorität der aktiven Dokumentvorlage bleibt von den Zusätzen ungestört. Die Ergänzungen setzen nur dort ein, wo sich eine Lücke bietet. Wenn Sie mehrere Dokumentvorlagen hinzuladen, deren Einträge sich überschneiden, so gilt hier die alphabetische Folge. Vorlagennamen, deren Zeichenfolge weiter vorne im Alphabet angesiedelt sind, übertrumpfen bei gleichnamigen Inhalten die folgenden Dokumentvorlagen.

Beachten Sie, daß durch den Verlust der Datei wirklich alle Einstellungen und Vorgaben, die Sie für Standarddokumente abgespeichert haben, verlorengehen. Die Einstellungen, die Sie außerhalb der NORMAL.DOT in separaten Vorlagen abgelegt haben, werden nicht gelöscht. Sie bleiben Ihnen ebenso erhalten wie die Dokumente, die Sie erstellt haben.

Wenn kein Zugriff auf die Datei NORMAL.DOT besteht, erstellt Word sie neu, nachdem das Programm aufgerufen und beendet wurde. Die Datei NORMAL.DOT wird eventuell schon früher erstellt, wenn Sie auf ihren Inhalt Bezug nehmen. Dies ist z.B. der Fall, wenn Sie im Dialogfeld Sprache den Befehl Standard anwählen. Beim nächsten Beenden von Word oder bei der nächsten Speicherung – z.B. durch den Befehl Datei > Alles speichern – werden Änderungen der NORMAL.DOT gespeichert. Falls die Datei zu diesem Zeitpunkt nicht existiert, wird sie hierbei erstellt. Sollten Sie unter Extras > Optionen in der Registerkarte Speichern das Kontrollkästchen Automatische Anfrage für Speicherung von Normal.dot angewählt haben, so fragt Word, ob Sie die Datei NORMAL.DOT aktualisiert speichern möchten.

Änderungen in der NORMAL.DOT nehmen Sie in der Regel über die Dialogfeld vor, in denen Sie die Änderungen eingeben. So verfügt z.B. das Dialogfeld Seite einrichten über das Feld Standard. Solange keine andere Vorlage aktiviert wurde, werden die Formatänderungen mit diesem Befehl auf die Vorlage Normal bezogen. Wenn allerdings eine andere Vorlage aktiv ist, wirkt sich das Setzen des Standards auf die präsente Dokumentvorlage aus. Bei Anwahl des Befehls Standard in einem Dialogfeld werden Sie stets darüber informiert, in welcher Vorlage die anschließende Speicherung vollzogen wird.

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