Word: Mit Formatvorlagen arbeiten

Formatvorlagen können Sie Absätzen auf mehrere Arten zuordnen. Grundsätzlich gilt, daß das Formatieren von Absätzen über Formatvorlagen einfacher und schneller ist als die normale Formatierung. Während bei ihr jedes Argument einzeln angegeben werden muß, braucht beim Formatieren über Vorlagen nur der Name der Formatvorlage an einen Absatz vergeben zu werden.

Absatzformatierungen, mit denen Sie Ihre Absätze vielleicht schon formatiert haben, werden durch die Formatvorlage ersetzt.

Einzelne Absätze formatieren Sie, indem Sie die Einfügemarke im Absatz positionieren. Mehrere Absätze werden formatiert, wenn Sie eine Markierung setzen, die über einen Absatz hinausgeht. Alle Absätze, die von der Markierung berührt werden, erhalten hierbei die selbe Formatvorlage.

Zeichenformatierungen, die Sie Absätzen direkt zugeordnet haben, bleiben erhalten, solange die Zeichen während der Zuordnung nicht markiert sind. So bleibt ein unterstrichener unmarkierter Text weiterhin unterstrichen, auch wenn Sie seinem Absatz eine Formatvorlage ohne Unterstreichung zuweisen. Sollten Sie diesem allerdings ein Formatvorlage mit dem Attribut „Unterstrichen“ zuordnen, so wird der gesamte Absatz unterstrichen. Um die direkte Zeichenformatierungeines Absatzes aufzuheben, markieren Sie ihn und betätigen den Tastenschlüssel [Strg][Leertaste]. Hierdurch werden sämtliche Zeichen auf das Zeichenformat zurückgesetzt, das in der Formatvorlage festgehalten wurde.

Die übersichtlichste Methode, eine Formatvorlage einem oder mehreren Absätzen zuzuordnen, bietet das Dialogfeld Format > Formatvorlage. Dieses Dialogfeld können Sie auch durch doppeltes Betätigen des Tastenschlüssels [Strg][Shift][S] öffnen. In der Liste der Formatvorlagen wählen Sie einfach das gewünschte Format aus. Word zeigt Ihnen neben der Liste im Dialogfeld Informationen über das angewählte Format, so daß Sie entscheiden können, ob es sich auch um die gesuchte Formatvorlage handelt. Mit [Return], OK oder einem doppelten Mausklick auf den Namen der Formatvorlage ordnen Sie diese dem Text zu.

Wenn Sie mit der Symbolleiste Formatierung arbeiten, bietet sich Ihnen die einfachste Art der Vergabe von Formatvorlagen. Sie aktivieren das Listenfeld Formatvorlage in der Symbolleiste entweder durch Anklicken des Pfeilsymbols oder durch die Tastenkombination [Strg][Shift][S][Pfeil runter]. Die Liste zeigt Ihnen alle Formatvorlagen, die im Text bereits Verwendung finden oder in einer modifizierten Form vorliegen; es entspricht also der Anzeigen-Einstellung Benutzte Formatvorlagen des Dialogfelds Formatvorlage. Zusätzlich zum Namen der Formatvorlage wird der Name im zugewiesenen Schriftschnitt und der definierten Schriftgröße dargestellt. Am Ende der Zeile wird zusätzlich die Absatzausrichtung, Schriftgröße und Formatovorlagentyp vermerkt. Hierdurch können Sie sich bereits im Listenfeld einen kleinen Eindruck über die Formatvorlage verschaffen.

Wenn Sie die Dropdown-Liste mit einem Mausklick öffnen, während Sie die [Shift]-Taste gedrückt halten, werden sämtliche Formatvorlagen genannt, die im Dokument verfügbar sind. Hierzu gehören auch die automatischen Formatvorlagen von Word, die in der Regel nur gezeigt werden, wenn sie zum Einsatz kommen oder modifiziert wurden.

Ist die Symbolleiste Formatierung nicht aktiv ist, öffnet der Tastenschlüssel [Strg][Shift][S] das Dialogfeld Formatvorlage.

Suchen Sie nun die gewünschte Formatvorlage aus der Dropdown-Liste aus, und klicken Sie sie an. Die markierten Absätze werden wie gewünscht formatiert.

Sie können im Formatvorlagen-Feld der Symbolleiste stets verfolgen, welchen Formatvorlagenamen der Absatz hat, in dem sich die Einfügemarke befindet. Sollten mehrere Absätze markiert sein, die unterschiedliche Formatvorlagen aufweisen, so bleibt das Feld leer.

Die schnellste Art der Eingabe bleibt der Verwendung der Tastenschlüssel vorbehalten, die bei der Erstellung einer Formatvorlage definiert werden können. Falls Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht haben, reicht es, die Tastenkombination zu betätigen, um einem Absatz oder den markierten Absätzen eine Formatvorlage zuzuweisen. Schneller als beispielsweise [Strg][Shift][Alt][F] für „Fließtext“, läßt sich weder eine Eingabe in ein Feld noch eine Auswahl aus einer Liste vornehmen.

Um sich vor Augen zu führen, welche Formatvorlage wo zum Einsatz kommt, bietet Word in der Normal- und Gliederungsansicht eine Formatvorlagenanzeige. Diese Anzeige befindet sich am linken Rand des Fensters. Über Optionen > Ansicht können Sie unter Breite der Formatvorlagenanzeige vorgeben, wie weit sich die Formatvorlagenanzeige öffnen soll.

Die Breite der Anzeige kann nun mit der Maus gezogen werden, wobei der Mauszeiger, der auf der Trennlinie zwischen Formatvorlagenanzeige und Textbereich plaziert wird, die Form eines unterbrochenen waagerechten Doppelpfeils annimmt. Bringen Sie die Anzeige auf ein Maß, das informativ ist, aber nicht zuviel Arbeitsraum in Anspruch nimmt; maximal kann die Formatvorlagenanzeige die Hälfte des Fensters in Anspruch nehmen. Geschlossen wird die Anzeige entweder, indem Sie die Begrenzungslinie auf den linken Rand des Fensters ziehen, oder indem Sie die Breitenangabe im Dialogfeld Optionen > Ansicht auf Null setzen.

Über die geöffnete Formatvorlagenanzeige können Sie das Dialogfeld Formatvorlage mit der Maus direkt aktivieren. Positionieren Sie den Mauszeiger in der Formatvorlagenanzeige und klicken den nebenstehenden Absatz doppelt an. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld, in dem Sie Ihre Auswahl treffen oder eine Eingabe machen. Wenn Sie nach dem zweiten Klick die linke Maustaste nicht loslassen, können Sie die Markierung durch Ziehen erweitern. Nachdem Sie die Taste freigeben, wird das Dialogfeld aktiviert, in dem Sie jetzt allen markierten Absätzen eine gemeinsame Formatvorlage zuordnen können. Um das ganze Dokument mit einer einzigen Formatvorlage zu belegen, halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt, während Sie zweimal klicken.

Mittels des Symbols Format übertragen der Standard-Symbolleiste können Sie Absatzformate in einen oder mehrere andere Absätze übernehmen. Markieren Sie die Absatzmarke des Absatzes, dessen Formatvorlage Sie übernehmen möchten, und klicken Sie auf das Symbol Format übertragen. Klicken Sie nun den Absatz an, der das Format erhalten soll. Hierdurch erhält der aktuelle Absatz die über die Absatzmarke kopierte Formatvorlage. Wenn Sie die Formatvorlage auf mehrere Absätze übertragen möchten, können müssen Sie die Formatvorlage der markierten Absatzmarke mit einem Doppelklick auf das Symbol Format übertragen aktivieren. In diesem Fall bleibt die Kopierfunktion aktiv, und Sie können die Absätze einen nach dem anderen per Klick formatieren, bis Sie die [Esc]-Taste drücken oder eine andere Eingabe machen. Beachten Sie, daß die Formatkopierung auch Zeichenformate weitergibt, sofern Textmarkierungen gesetzt werden.

Diese Übernahme von Absatzformatierungen setzt keine verschiedenen oder selbstdefinierten Formatvorlagen voraus. Das Prinzip, mittels Maus oder Tastenschlüssel Formatierungen zu verteilen, funktioniert auch in Texten, die durchgängig mit der Hand formatiert werden. Allerdings bietet gerade das Zusammenspiel von Formatvorlageanzeige und Maus ein erhöhtes Maß an Übersichtlichkeit.

Absätze, die bereits formatiert sind, lassen sich ebenso einfach wieder umformatieren. Genauso, wie Sie das erste Format zugewiesen haben, weisen Sie dem Absatz ein neues Format über das Dialogfeld Formatvorlage, das SymbolFormatvorlage der Symbolleiste Formatierung, den Tastenschlüssel [Strg][Shift][S] oder die eigene Tastenkombination der Formatvorlage zu.

Wenn Absätze mit einer Formatvorlage verbunden sind, legt Sie dies keineswegs fest. Sie können das Format solcher Absätze wie gewohnt weiterbearbeiten, können eine andere Zeichenformatierung oder Absatzformatierung wählen und haben sogar die Möglichkeit, die Position des Absatzes zu ändern. All dies nimmt keinen Einfluß auf die Formatvorlage, das Sie gespeichert haben.

Durch das erneute Zuweisen der verwendeten Absatzformatvorlage können Sie nur manuelle Absatzformatierungen zurücknehmen. Zeichenformatierungen bleiben davon unberührt, solange sie nicht markiert sind. Um Zeichenformatierungen innerhalb eines Absatzes einfach zurückzunehmen, markieren Sie die Zeichen und betätigen [Strg][Leertaste].

Um den Originalzustand der Formatvorlage im Absatz wieder herzustellen, bedienen Sie sich des Tastenschlüssels [Strg][Q], der das Absatzformat auf die Vorgabe zurücksetzt, und [Strg][Leertaste], der die Zeichen wieder mit der Originalformatierung versieht. Um umfangreichere Absatzformatänderungen zurückzusetzen, markieren Sie den Absatz. Geben Sie nun einfach in das Formatvorlage-Feld der Symbolleiste Formatierung noch einmal den Namen der Formatvorlage ein, mit dem Sie den Absatz formatierten, und bestätigen Sie die Eingabe.

Sie müssen allerdings im nachfolgenden Dialogfeld anwählen, daß Sie die Formatvorlage der Markierung wieder zuweisen möchten. Wenn Sie statt dessen im Dialogfenster Formatvorlage bearbeiten die Formatvorlage neu definieren, um die aktuellen Änderungen zu aktualisieren, wird unter dem alten Namen die modifizierte Formatvorlage abgelegt. Dies bedeutet auch, daß alle Absätze, denen der Formatvorlagenname zugeordnet ist, gemäß der neuen Formatierung gestaltet werden. Sollten überdies Verknüpfungen zu untergeordneten Formaten bestehen, so werden die Veränderungen auch in diese übertragen. So können Sie schnell das gesamte Dokumentlayout nachhaltig beeinflussen. Schnelle globale Formatierungen erreichen Sie wenn Sie das Kontrollkästchen Formatvorlage ab jetzt automatisch aktualisieren aktivieren. Sobald Sie nun einen Absatz der soeben geänderten Formatvorlage neu formatieren, wird diese neue Formatierung auf sämtliche Absätze, die mit dieser Formatvorlage versehen sind angewandt. Gerade wenn Sie nicht mit vielen Formatvorlagen arbeiten und den größten Teil der Formatierungen manuell vornehmen, kann Sie dies einer unangenehmen Gleichschaltung aussetzen.

Das Zuweisen von Zeichenformatvorlagen funktioniert prinzipiell genau wie die Zuordnung von Formtvorlagen für Absätze. Allerdings werden die Zeichenformatvorlagen nicht in der Formatvorlagenanzeige links neben dem Text angezeigt. Hier erscheinen stets nur die Namen der Absatzformatvorlagen. Im Feld Formatvorlage der Symbolleiste Formatierung werden die Zeichenformatvorlagen aber dokumentiert, sobald sich die Einfügemarke in einer Zeichenkette befindet, die mit einer Zeichenformatvorlage formatiert wurde. Dies gilt auch für Markierungen, die die formatierte Zeichenkette nicht überschreiten. Ansonsten nennt das Feld wieder die Absatzformatvorlage. Zeichenformatvorlagen haben also eine untergeordnete Priorität.

In sämtlichen Listen werden die Formatvorlagen für Zeichen mit einem unterstrichenem „a“ markiert, was sie deutlich von den Absatzformatvorlagen unterscheidet. Die Zuweisung kann entweder über das Feld Formatvorlage der Symbolleiste Formatierung oder das Dialogfeld Formatvorlage erfolgen. Stets gilt die markierte Zeichenformatvorlage für die markierte Passage, oder – sofern keine Markierung gesetzt ist – für das Wort, in dem sich die Einfügemarke befindet.

Auch Zeichenformatvorlagen lassen sich mittels des Symbols Format übertragen kopieren. Übernommen wird hierbei die Zeichenformatvorlage des Wortes, in dem die Einfügemarke steht. Wurde auch die Absatzmarke mit einer Zeichenformatvorlage formatiert, so übernimmt Word bei der markierten Absatzmarke nicht nur die Vorlage des Absatzformats, sondern auch die des Zeichenformats. Durch Anklicken wird die Formatierung auf andere Absätze übernommen. Die Übertragung der Zeichenformatvorlage läßt sich in der Zielpassage spezifizieren, indem eine Markierung gesetzt wird. Hierfür wird mit dem Mauszeiger, der nach dem Klick oder Doppelklick auf das Symbol Format übertragen einen Pinsel aufweist, über die Zeichen gezogen, die formatiert werden sollen. Liegt keine Markierung vor, bezieht Word die Zeichenformatvorlage nur auf das Wort, das mit dem Pinselsymbol angeklickt wird oder in dem die Einfügemarke steht.

Um Zeichenketten, die mit Zeichenformatvorlagen formatiert wurden, wieder auf das Zeichenformat zurückzusetzen, das in der Absatzformatvorlage gilt, genügt es, sie zu markieren und in einer Formatvorlagenliste den Eintrag Absatz-Standardschriftart anzuwählen. Noch schneller geht es mit der Tastenkombination [Strg][K].

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