Word: Optionen für gemeinsamen Zugriff

Dateien, die Sie im Standardformat von Word speichern, können Sie im Abschnitt Optionen für gemeinsamen Zugriff vor Änderungen schützen. Zum einen können Sie das Dokument gegen einen fremden Zugriff schützen, das heißt, ohne ein von Ihnen bestimmtes Paßwort läßt sich die Datei nicht öffnen, zum anderen können Sie das Dokument gegen Änderungen schützen. Im Feld Lese-/Schreibkennwort geben Sie ein Paßwort ein, das das Dokument davor schützt von Unbefugten geöffnet zu werden, und im Feld Kennwort zum Aufheben des Schreibschutzes -Kennwort bestimmen Sie das Paßwort, daß den Datei-Schreibschutz aktiviert. Die Kennwörter können bis zu 15 Zeichen lang sein. Während der Eingabe werden sie nicht angezeigt, sondern Sternchen (*) repräsentieren jedes Zeichen. Diese verdeckte Eingabe verhindert, daß bei der Eingabe des Kennwortes ein stiller Beobachter über Ihre Schulter hinweg das Paßwort erkennt. Da Sie selbst es allerdings auch nicht sehen, müssen Sie das Kennwort zur Bestätigung noch ein zweites Mal eingeben; somit sollten unsichtbare Tippfehler weitgehend ausgeschlossen sein.

Die getrennten Schutzoptionen für den Lese- und Schreibschutz Ihrer Dokumente lassen selbstverständlich sich auch kombinieren. Öffnet jemand eine mit Schreibschutz versehene Datei und kennt lediglich das Paßwort um den Leseschutz aufzuheben, so kann er das Dokument nur schreibgeschützt öffnen. Wenn Sie Ihr Dokument zwar nicht gegen Änderungen sperren, jedoch andere Benutzern der Datei darauf hinweisen möchten, die Datei nicht zu modifizieren, so aktivieren Sie das Kontrollkästchen Schreibschutz empfehlen . Nun erscheint beim Öffnen der Datei ein Dialogfeld, in dem der Benutzer darauf hingewiesen wird, daß das Dokument nur mit Schreibschutz geöffnet werden sollte. Sollten er dem zustimmen, fährt er mit Ja fort. Falls der Anwender Änderungen vornehmen möchte und daher die Datei nicht schreibgeschützt öffnen will, so steht dem nichts entgegen. Er ignoriert den Schreibschutz mit Nein. Unbenommen hiervon bleibt aber der Kennwortschutz. Er tritt – sofern Sie ihn aktivierten – beim Öffnen vor der Schreibschutzabfrage in Kraft und fragt das vorgegebene Paßwort ab.

Die Form des Schreibschutzes ohne Leseschutz ist keine Sicherung der Datei gegen böswillige Fremdzugriffe. Auch die zusätzliche Schreibschutzempfehlung ist eher als fixe Mitteilung an den Leser des Bildschirmdokuments zu sehen. Sie teilen dem anderen auf diese Weise mit, daß Sie keine Eingriffe in das Dokument wünschen. Solange der befugte Personenkreis nicht auch durch das allgemeine Kennwort eingegrenzt wird, das auch den reinen Lesezugriff überprüft, bleibt jedem die Möglichkeit, das Dokument schreibgeschützt zu öffnen, über die Zwischenablage in eine neue Datei zu übertragen und unter einem anderen Namen zu speichern. Anschließend braucht dann bloß noch die Originaldatei auf dem Datenträger zu löschen. Schließlich muß nur noch die umbenannte Datei in die gelöschte Datei umbenannt werden, und der Schreibschutz ist entfernt.

Wenn Sie noch eine andere Textverarbeitung besitzen, sollten Sie einmal versuchen, die Datei in ihr Format umzuwandeln. Geben Sie der Datei hierfür sicherheitshalber einen anderen Namen. Dann können Sie nach dem Verlassen von Word das Dokument in der fremden Textverarbeitung öffnen und weiterbearbeiten. Wenn Sie die Sperrung der Datei ausprobieren möchten, speichern Sie das Dokument mit Kennwort ab und schließen das Fenster. Wenn Sie die gesperrte Datei wieder öffnen, haben Sie je nach Kennwort lediglich Einblick, aber keinen Schreibzugriff oder Lese- und Schreibberechtigung.

Wenn Sie Wert auf Datensicherheit legen, sollten Sie eine Datei mit Kennwortschutz immer zweimal hintereinander speichern. Das ist die Mindestanforderung an Umsicht, sofern eine Datei bislang ohne Paßwort gespeichert wurde. Andernfalls kann es nämlich passieren, daß die alte, unverschlüsselte Version der Datei als Sicherheitskopie noch immer im Verzeichnis vorhanden ist. Und diese alte Sicherheitskopie bleibt solange unverschlüsselt, bis eine neue Sicherheitskopie der verschlüsselten Datei sie überschreibt. Dies geschieht, wenn Sie das Dokument zweimal speichern. Beachten Sie aber, daß hiermit noch lange nicht das Maximum der Datensicherheit gegeben ist. Dem kommen Sie erst nahe, wenn Sie die freien Bereiche der Festplatte überschreiben. Möglichkeiten hierzu bieten spezielle Hilfsprogramme und auch einige Festplattenkomprimierer .

Beim Öffnen einer kennwortgeschützten Datei , wird zunächst in einem eigenen Dialogfeld die Zeichenkette abgefragt, mit der das Dokument geschützt wurde. Nur wenn die Eingabe Zeichen für Zeichen mit dem gespeicherten Kennwort übereinstimmt – auch die Groß- und Kleinschreibung ist hierbei entscheidend – fährt Word mit dem Öffnen des Dokuments fort. Doch auch mit anderen Textverarbeitungen oder Editorprogrammen kann der Text des Dokuments nicht mehr gelesen werden, da er mittels des Kennwortes verschlüsselt wird. So ist nun auch niemand mehr in der Lage mit einem Textbetrachter schnell einmal Einblick in Daten zu nehmen, die ihn nichts angehen. Und wer berechtigtes Interesse am Inhalt der Datei hat, kann ja bei Ihnen das Kennwort erfragen. Seine Zeichen sollten Sie allerdings nicht vergessen, denn dann haben auch Sie den Schlüssel zur Datei verloren.

Das Kennwort können Sie jederzeit ändern, wenn Sie die Datei geöffnet haben. Sie brauchen hierfür nur wieder im Dialogfeld Optionen das Register Speichern aufzurufen und das alte Kennwort durch ein neues zu überschreiben.

Probieren Sie die Verschlüsselung aus: Speichern Sie den Übungsbrief unter einem neuen Dateinamen und verschlüsseln Sie die durch die Eingabe eines Kennworts – z.B. „Pit Bit“ (auch die Verwendung von Leerzeichen ist möglich). In den Kommentar der Datei-Info tragen Sie „Verschlüsselt“ ein. Selbstverständlich sollten Sie im täglichen Einsatz nicht den eigenen Namen oder leicht zu kombinierende Zeichenketten als Kennwort wählen.

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