Die Seitenränder und anderer seitenspezifischen Einstellungen wie das Seitenformat und die Ausrichtung – also Hoch- oder Querformat – nehmen Sie im Dialogfenster Seite einrichten vor.
Das Seitenformat ändern Sie in der Registerkarte Papierformat:
1.Öffnen Sie das Dialogfeld Seite Einrichten über das Menü Datei.
2.Wechseln Sie in die Registerkarte Papierformat.
3.In der Dropdown-Liste Papierformat sind die gängigsten Papierformate berücksichtigt. Öffnen Sie diese mit einem Klick auf den Dropdown-Pfeil, und klicken Sie auf den gewünschten Eintrag.
Sollte das von Ihnen gewünschte Papierformat nicht in der Liste Papierformat enthalten sein, so müssen Sie es von Hand definieren:
Geben Sie eine Papierformat manuell ein, erscheint im Dropdown-Feld Papierformat der Eintrag Benutzerdefiniertes Format.
Geben Sie im Feld Breite die Breite und im Feld Höhe die Höhe des verwendeten Papierformats ein.
Wechseln Sie das Papierformat von DIN-A4 auf DIN-A5 . Ein Blatt im Format DIN-A5 ist 14,85 cm breit und 21 cm hoch.
Auch die Ausrichtung des Papiers ändern Sie in diesem Register. Unter den Feldern Papierformat befindet sich der Bereich Ausrichtung. Wählen Sie hier zwischen Hochformat oderQuerformat . Die Seitenränder werden beim Wechsel der Ausrichtung automatisch getauscht. Somit müssen Sie Ihr Dokument nicht noch einmal formatieren.
Die Seitenränder einrichten
Die Einstellung der Seitenränder nehmen Sie ebenfalls im Dialogfeld Seite einrichten vor, jedoch im Register Seitenränder.
1. Öffnen Sie das Dialogfeld Seite einrichten über Datei > Seite einrichten.
2.Wechseln Sie in das Register Seitenränder.
Sie haben nun die Möglichkeit, jeden Seitenrand unabhängig von den anderen Seitenrändern zu ändern. Die vorgenommen Änderungen werden im Bereich Vorschau sofort umgesetzt, so daß Sie stets über die Seitenränder im Bilde sind.
Mit je 2,5 cm zum oberen, rechten und linken sowie 2 cm Abstand zum unteren Papierrand werden Sie die Seitenränder für den täglichen Briefverkehr kaum ändern müssen.
Wenn Sie spezielles Briefpapier mit einem vorgedruckten Briefkopf verwenden, sollten Sie Word an dieses Papierformat anpassen, um nicht versehentlich den Vordruck zu überschreiben:
Sie sollten bereits einen kleinen Abstand zwischen der letzten Zeile oder der Trennlinie des Vordrucks berücksichtigen. Legen Sie hierzu das Lineal an der Blattkante an, und lesen Sie den Abstand zu der Stelle ab, an der die erste Zeile ausgedruckt werden soll.
1.Messen Sie zunächst mit einem Lineal die Größe des Vordrucks aus.
2. Geben Sie im Register Seitenränder des Dialogfelds Seite einrichten unter Oben den ausgemessenen Wert an.
Ist auf Ihrem Briefpapier auch am unteren Seitenrand beispielsweise die Bankverbindungen angegeben, so müssen Sie auch diesen Teil freihalten. Messen Sie den Abstand von der untersten Blattkante bis zu der Stelle, an der die letzte Textzeile auf dieser Seite erscheinen soll.
3.Geben Sie den für den unteren Seitenrand gemessenen Abstand im Feld Unten ein.
Daß vorgedrucktes Briefpapier in der Regel auf der ersten Seite eine andere Gestaltung hat und mehr Informationen bereithält als auf den Folgeseiten, können Sie in der Seitengestaltung folgendermaßen berücksichtigen:
1.Nehmen Sie als Standardseite die Seite mit dem kleineren Vordruck. Messen Sie sie aus, und geben Sie die Werte für die Seitenränder wie ober beschrieben im Dialogfeld Seite einrichten in der Registerkarte Seitenränder ein.
2.Aktivieren Sie nun die Registerkarte Seitenlayout, markieren Sie in der Gruppe Kopf-/Fusszeilen den Eintrag Erste Seite anders, und bestätigen Sie mit OK.
3.Setzen Sie die Einfügemarke ganz an den Beginn des Dokuments, und aktivieren Sie im Dokument über den Menübefehl Ansicht > Kopf- und Fusszeile den Kopfzeilenbereich der ersten Seite. Auf dem Bildschirm erscheint die Symbolleiste Kopf- und Fusszeile.
4.Rufen Sie mit dem Menübefehl Format > Absatz das Dialogfeld Absatz auf.
5.Messen Sie nun auf der ersten Seite des vorgedruckten Briefpapiers aus, wie hoch die Kopfzeile ist, und geben Sie den Wert in Zentimetern im Feld Abstand vor ein. Da Sie den Wert in Zentimeter bemessen, geben Sie die Maßeinheit im Anschluß an den Wert ein, beispielsweise 5 cm.
6.Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
7.Klicken Sie in der Symbolleiste Kopf- und Fusszeile auf das Symbol Zwischen Kopf- und Fusszeile wechseln.
8.Rufen Sie wieder mit dem Menübefehl Format > Absatz das Dialogfeld Absatz auf.
9.Messen Sie auf dem Briefpapier ab, wie hoch die vorgedruckte Fußzeile ist, und geben Sie den Wert wieder im Dialogfeld Absatz in Zentimetern im Feld Abstand vor ein, wobei Sie wie zuvor die Einheit Zentimeter im Anschluß an den Wert angeben: 3cm.
10.Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.
11.Schließen Sie die Bearbeitung der Kopf- und Fußzeilen mit einem Klick auf die Schaltfläche Schliessen.